Publiek Perspectief is vanaf nu Trends in HR. Blijf via dit platform op de hoogte van de laatste trends & ontwikkelingen voor HR.

Artikel/ 11 juni 2020

Hoe HR tijdwinst boekt door digitalisering

tijdwinst

De COVID-19 problematiek is ook op HR-afdelingen duidelijk aanwezig. Juist in de deze crisistijd vervullen veel HR-professionals een sleutelrol binnen hun organisatie als het gaat om veiligheid, communicatie, advies en beleid rondom COVID-19. De HR-afdeling staat daarin voor grote uitdagingen. Alles lijkt tegelijk te komen en de situatie verandert voortdurend. Op veel HR-afdelingen ligt daardoor de werkdruk hoger dan normaal.

Door toenemende digitalisering is het voor veel medewerkers mogelijk om te werken op afstand. De acceptatie van thuiswerken en digitale hulpmiddelen stijgt explosief en zorgt voor continuïteit. Deze positieve ervaringen kunnen we projecteren op het HR-werkveld. Digitale hulpmiddelen helpen HR in het omgaan met de COVID-19 uitdagingen. Twee doelstellingen staan daarbij centraal: 

1. Verhogen medewerkerstevredenheid

Juist in crisistijd wordt voor organisaties extra zichtbaar hoe belangrijk de menselijke bijdrage is. De medewerkers zijn in veel sectoren het grootste kapitaal, zonder hen staat alles stil. Daarom is het des te belangrijker om medewerkers zo goed mogelijk te faciliteren. Met het aanpakken van bepaalde aspecten maak je HR gerelateerde werkzaamheden voor medewerkers leuker, sneller en makkelijker. Dit zorgt voor minder gedoe en meer zelfredzaamheid, wat weer een positieve uitwerking heeft op de medewerkerstevredenheid. 

2. Verlaging werkdruk HR-afdeling (efficiënte processen)

De HR-afdeling is in veel organisaties nauw betrokken bij personeelsgerelateerde COVID-19 uitdagingen. Thema’s als verzuim, beleid, leidinggeven op afstand, instroom van nieuwe medewerkers staan in de spotlight. Er moet veel gebeuren, waardoor de tijdwinst die geboekt kan worden van harte welkom is. Die extra tijd kan overal vandaan komen. De combinatie van enkele kleine aanpassingen levert gezamenlijk een mooie tijdwinst op.

Bij digitaliseringsprojecten denken we vaak aan grote projecten, maar juist op de operationele HR-werkzaamheden liggen tal van kleine optimalisatiekansen. Door het benutten van de mogelijkheden van het HR-systeem bespaar je veel tijd.

Kleine ingreep, groot effect

Neem bijvoorbeeld het uitfaseren van de ‘natte handtekening’Tijdens de COVID-19 crisis werken medewerkers vaak thuis. Voor HR is daardoor het laten ondertekenen van documenten door managers én ze getekend retour ontvangen van medewerkers moeilijker geworden. Je bent immers ook minder op kantoor om de documenten uit het postvak te halen. Vrijwel alle HR-systemen maken het mogelijk om documenten volledig rechtsgeldig digitaal te ondertekenen. Hiermee bespaar je management én medewerkers extra handelingen wat ten goede komt van de doorlooptijd en wat weer van impact is op het gevoel van de medewerkers.

We staan open voor verandering 

Als de HR-operatie goed en efficiënt verloopt, kan je de aandacht verleggen naar tactische en strategische HR-thema’sVaak is het niet eenvoudig om een tactisch of strategisch thema op een goede manier te implementeren. Een dergelijke verandering binnen de organisatie heeft een harde en een zachte kant. De harde kant richt zich vooral op de processen, functionaliteiten en software. De zachte kant richt zich vooral op de besluitvorming, acceptatie, verandering en communicatie. In een succesvolle implementatie is er aandacht voor zowel de harde als de zachte kant.

Juist in crisistijd is de acceptatiegraad voor de introductie van nieuwe, digitaal gedreven HRoplossingen hoger. We voelen immers allemaal de urgentie van het werken op afstand en de waarde van het menselijk kapitaal binnen de organisatie.

Ruimte voor ontwikkeling 

Een voorbeeld van een actueel thema is performancemanagementDoor het werken op afstand ontstaat een grotere informatiebehoefte op management- en directieniveau. Hoe presteren de medewerkers binnen je organisatie? Zijn er gezamenlijke doelen gedefinieerd waaraan wordt gewerkt? Hoe zitten medewerkers in hun vel? Worden er regelmatig gesprekken gevoerd? Is de persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers inzichtelijk? Juist bij het werken op afstand kan (pijnlijk) duidelijk worden waar de aandachtspunten voor performancemanagement zitten voor jouw organisatie. Performancemanagement is een HR-thema dat zich bij uitstek leent voor digitale ondersteuning. Er zijn tal van mooie digitale oplossingen, zowel binnen ‘reguliere’ HR-systemen tot aan premium performancemanagement- tools. 

whitepaperMeer voorbeelden van thema’s waarop tijdwinst te boeken is óf thema’s die invloed hebben op het werkgeluk van de medewerkers vind je terug in de whitepaper ‘versneld naar anderhalve meter werken’Ook komen hier nog andere voorbeelden aan bod van projecten die weinig tijd kosten maar direct resultaat opleveren. 

Deel deze pagina
Lieke Jansen
Als hoofdredacteur van het platform en het magazine Trends in HR zit schrijven Lieke in het bloed. Dagelijks is ze bezig met het creëren van content in de breedste zin van het woord en deelt ze kennis die interessant is voor de lezers en bezoekers van Trends in HR.
Meer van deze auteur