Vlaardingen en Maassluis samen in e-HRM
Samenwerking is bij lokale overheden een trend. En noodzaak. Bezuinigingen, druk op de formatie en gebrek aan ambtelijke capaciteit nopen tot het bundelen van krachten. Vlaardingen en Maassluis voerden als goede buren samen e-HRM in. Hun verhaal vindt u terug in het digitale kennismagazine ‘Aan de slag met e-HRM’.
Dienstverlening verbeteren
Gerda Bathoorn, projectleider e-HRM in Vlaardingen: ‘Aanleiding was dat bij beide gemeenten de contracten met salarispakketten afliepen. We werkten op P&O-gebied al veel samen om ondercapaciteit te ondervangen.’ Beide gemeenten wilden de dienstverlening aan medewerkers verbeteren. ‘Dus hebben we het e-HRM-systeem gezamenlijk aanbesteed.’
Uit de tender kwamen AFAS als leverancier en Driessen als implementatiepartner. ‘Je hebt goede begeleiding nodig. De mensen van Driessen hebben ons prima geholpen om het systeem naar eigen wens in te richten. Zij weten wat mogelijk is en wat niet, stellen de juiste vragen en behoeden je voor verkeerde keuzes.’
Processen op orde
Het succesvol implementeren van e-HRM stelt veel eisen aan de organisatie. De administratieve processen, taken en verantwoordelijkheden moet je vooraf op orde hebben. Bathoorn: ‘Bovendien hebben we ons licht opgestoken bij de gemeente Zoetermeer, waar men al ervaring had met e-HRM. De belangrijkste les was: ga stapsgewijs te werk. En betrek de medewerkers erbij om draagvlak te krijgen.’
Ook moet e-HRM op het moment van invoering echt werken. ‘Niet alle functionaliteiten hoeven er al in te zitten, maar ze moeten het wel vlekkeloos doen. Besteed dus voldoende tijd aan de testfase. Liever iets later online dan te gehaast.’
Afscheid van papier
In Vlaardingen draaien de payrollmodule en de functionaliteiten voor verlofaanvragen en registratie van ziekteverzuim al. ‘Binnenkort zijn ook declaraties en gesprekscycli digitaal af te handelen. We willen zo snel mogelijk afscheid nemen van papier. Dat is efficiënter en het past binnen onze MVO-doelstellingen.’