De toekomst van HR-processen: van automation naar employee experience

Patrick Adriaansen, directeur van IJK is hiermee bezig en volgt de ontwikkelingen op de voet. Onlangs bracht hij nog een bezoek aan een wereldwijde HR-techbeurs in Amerika samen met Harold de Wit, mededirecteur van IJK. “Technologie helpt ons om processen efficiënter in te richten, waardoor er juist meer aandacht komt voor mensen in de organisatie. Zie het als een kans, niet als bedreiging.”

In dit artikel lichten we enkele ontwikkelingen toe die je nu ziet en waar HR op middellange en lange termijn mee te maken krijgt.

Automatiseren van analoge processen

Binnen HR is automation of automatiseren een nieuw begrip. Na het ‘digitaliseren’ is nu de volgende stap het ‘automatiseren’ van analoge processen. Denk bijvoorbeeld aan het handmatig aanvragen van VOG’s bij Dienst Justis. Door het toepassen van slimme techniek (RPA, oftewel Robotic Process Automation), kan dit proces volledig geautomatiseerd worden, zonder dat hier nog administratieve handelingen voor nodig zijn. Een eindafrekening van het IKB zodra iemand uit dienst gaat, het toevoegen of blokkeren van medewerkers, het omzetten van een privé e-mailadres naar een zakelijk adres, zodra iemand in dienst treedt. Een hele kleine greep uit processen die HR kan automatiseren. Patrick: “De komende jaren zullen we zien dat automatiseren binnen het HR-werkveld gemeengoed wordt.”

Na het automatiseren is de volgende stap wat groter en complexer.

HR-werkzaamheden binnen een Employee Experience Platform

Deze stap is na automatiseren de volgende. Een wat complexere en grotere stap. Een Employee Experience Platform. Waarschijnlijk hebben veel publieke organisaties met het werken in Microsoft Teams, zonder het zich te realiseren, de eerste stappen gezet naar een Employee Experience Platform. Waar Teams nu nog voornamelijk wordt gebruikt om via video met elkaar te vergaderen, gaan de mogelijkheden in de toekomst veel verder. Microsoft zet deze ontwikkeling door met de lancering van Microsoft Viva. Een applicatie die draait in Teams en gaat over welzijn, communicatie, kennis, leren en inzichten. Het richt zich volledig op de Employee Experience. Daarnaast wordt hard gewerkt aan de integratie van tooling om medewerkerstevredenheid in kaart te brengen. Een ander sprekend voorbeeld is een mogelijke HR-bot op het Teams-platform, die de eerste operationele HR-vragen beantwoordt.

In de toekomst komt daar waar je werkt, of dat nu thuis of op kantoor is, alles bij elkaar. Daar kun je alles vinden en consumeren. “Je hebt straks geen complexe backends meer. Alles vind je op een vaste plek, die intelligent, workflow-gebaseerd en contextbewust is. Het is enorm gebruiksvriendelijk door AI, mobile apps en dat soort dingen. Waar je nu nog veel schakelt tussen webbrowsers en portalen, werk je straks vaker in één omgeving, zoals Teams. Je kunt je misschien voorstellen dat als je dadelijk in zo’n omgeving als Teams werkt mét AI, waarbij je met een bot kunt praten, dat het dan meer een conversational interface wordt. Dan ziet de wereld er weer heel anders uit.”

“Een employee experience platform gaat de ervaring van de omgeving waarin je werkt veranderen.”

Dit is slechts het topje van de ijsberg als het gaat over interessante nieuwe ontwikkelingen, waarbij het HR-systeem meer gegevens gaat uitwisselen en volledig geïntegreerd wordt in het Employee Experience Platform. Voor veel HR-professionals klinken de toenemende technologische mogelijkheden ingewikkeld en staat het vrij ver af van het mensenwerk waar zij ooit voor kozen.

Lees ook: HR-automation: de toekomst van HR

Doordat de menselijke factor de komende jaren nóg schaarser en daardoor waardevoller wordt, is het belangrijk om goed na te denken over de plaats waar de mens daadwerkelijk van meerwaarde is. Techniek kan een mooie rol spelen bij het creëren van betekenisvol HR-werk.

IJK is altijd op zoek naar mogelijkheden om processen slimmer, eenvoudiger of sneller in te richten zodat jij tijd terugkrijgt. Als strategisch AFAS-partner zorgen ze voor meerwaarde bij klanten in de publieke sector, door de inzet van kennis, slimme software én hun mensen. Want juist in een steeds digitalere wereld, is de menselijke component onmisbaar.