E-HRM kan helpen de focus op kernactiviteiten te houden

Willen we meedoen met de trend van digitalisering ‘omdat iedereen dat doet’? Willen we vooral administratieve werkprocessen optimaliseren? Juist meer inzicht en ruimte creëren om als strategisch adviseur van de organisatie op te treden? Of is het doel om zoveel mogelijk de eigen regie bij medewerkers en managers te leggen? Dit laatste is zeker het geval bij WIJeindhoven, en met succes!

Basis en meer complexe HR-processen

In welke mate HRM-afdelingen digitaal te werk gaan, is grofweg door twee niveaus van software tools in beeld te brengen: tools voor de basisprocessen en voor de meer complexe HR-processen. Denk bij het basisgedeelte hoofdzakelijk aan salarisverwerking en -mutaties, digitale salarisstrook en jaaropgave, het wijzigen van NAW-gegevens, ziek- en herstel meldingen, het aanvragen van verlof of het invoeren van declaraties. Voor de meer complexe HR-thema’s zoals de gesprekkencyclus, competentiemanagement, talentontwikkeling, benefits (bijvoorbeeld het Individueel Keuze Budget), managementinformatie of e-learning zijn eindeloos veel mogelijkheden op de markt.

Het digitaliseren van de basis HR-processen is vaak de eerste stap op het gebied van e-HRM en toont veel overeenkomsten tussen organisaties. De vervolgstappen vertonen duidelijk een grotere mate van verscheidenheid. Organisaties zijn allemaal uniek, met ieder hun eigen drijfveren en ambities. Met naast mogelijkheden helaas ook onmogelijkheden. We zien dat bij veel organisaties het kostenplaatje een belemmering vormt en dat budgetten niet altijd toereikend zijn om de ambities waar te maken.

Mooi praktijkvoorbeeld: WIJeindhoven

Of digitalisering tot het beoogde succes leidt, hangt ook sterk af van hoe goed een organisatie zelf heeft nagedacht waarom ze processen willen digitaliseren en wat ze ermee willen. Een sprekend voorbeeld is WIJeindhoven, een organisatie die inwoners op weg helpt met (tijdelijke) ondersteuning op de volgende vijf gebieden: Werk en inkomen, Zorg en opvoeding, Vervoer (mobiliteit), Huishouding en klussen en Wonen en ontmoeten. Zelf de regie voeren is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Ook voor de 450 medewerkers staat eigen verantwoordelijkheid centraal, vanuit deze visie werken ze in een feedbackrijke omgeving in een regelarme organisatie.

We spreken met Susan Roijmans (Manager HR en Ontwikkeling) en Annemie Terken (HR adviseur). Zij doen uit de doeken hoe e-HRM bij WIJeindhoven van de grond is gekomen. Daarbij wordt al snel duidelijk dat het een expliciete keuze is om zich als organisatie zoveel mogelijk op de kernactiviteiten te richten. Overige activiteiten worden tegen het licht gehouden: “Zijn ze noodzakelijk? Is het noodzakelijk dat we dat zelf doen?”

Eigen regie: ESS en MSS onmisbaar

WIJeindhoven is twee jaar geleden opgericht. Van begin af aan zijn een kleine staf en eigen regie van de medewerkers nadrukkelijk leidend in deze jonge organisatie. Dat was een jaar geleden ook de voornaamste reden om te kijken naar de mogelijkheden van e-HRM. Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS) zijn in de ogen van Roijmans en Terken onmisbaar wanneer je als organisatie de regie zoveel mogelijk bij medewerkers en managers wilt neerleggen.

Met ESS en MSS handelen medewerkers en managers immers de meeste vragen en wijzigingen zelf af, bijvoorbeeld adreswijzigingen, ziek- en herstel meldingen of het indienen en goedkeuren van declaraties. Ook kunnen zij via de portal hun loonstroken en jaaropgaven raadplegen.

De wijzigingen die medewerkers via ESS zelf verrichten worden direct één op één in de database opgeslagen. Het afhandelen van een zelfmuterende workflow zorgt automatisch voor de verwerking in het systeem en daarmee op de salarisstrook van de medewerker. Zo zorgt bijvoorbeeld de workflow ‘adreswijziging’ direct voor het aanpassen van het adres van de medewerker in het systeem, maar ook voor de aanpassing van de reiskostenvergoeding voor de woon-werkafstand.

In ruim een half jaar zijn de basis digitale tools ingericht om de terugkerende maandelijkse HR-activiteiten uit te kunnen voeren. “Het geeft een enorme verlichting als werkprocessen en administratieve processen gedigitaliseerd zijn. Jammer dat zoveel organisaties dat niet zo zien!”, is WIJeindhoven van mening.

Maak de meerwaarde inzichtelijk!

De cultuuromslag die het hele proces met zich meebrengt, vraagt wel de nodige instructies en handvatten. Medewerkers zijn immers vaak vooral gericht op de inhoudelijke kant van hun vak, al het andere wordt snel als ballast ervaren. Daar moet je als HRM-afdeling wel aandacht voor hebben door te faciliteren en te informeren.

Susan Roijmans: “Medewerkers moeten voldoende inzichtelijk krijgen wat het ze kan bieden. Zo haal je ook een deel van de weerstand weg. En voorkom je ook weer een deel extra werk, want anders wordt de HRM’er toch nog regelmatig benaderd met vragen die medewerkers of managers ook zelf kunnen oplossen. Dat is toch zonde.”

Ambities voor de toekomst

“Op dit moment zijn ook de wensen voor de toekomst bepaald en bekijken we mede aan de hand van het kostenplaatje wat mogelijk is”, vervolgt de Manager HR en Ontwikkeling van WIJeindhoven. Bovenaan het lijstje staat de ambitie om de gesprekkencyclus te integreren in het e-HRM systeem. Medewerkers vullen hun eigen plan in (‘Individueel Spiegelplan’) als basis voor een gesprek met de manager. Digitalisering kan in dit proces van toegevoegde waarde zijn in ondersteuning, planning en vastlegging in het digitale persoonsdossier. De tweede wens ligt in het verlengde: cursusmanagement.

Zo kan de WIJacademie (de opleidingspoot van WIJeindhoven) de informatie uit de gesprekkencyclus gebruiken om opleidingen aan te bieden op het gebied van vakbekwaamheid en andere vaardigheden. Tot slot wil WIJeindhoven graag stappen zetten op het gebied van managementinformatie.

Kortom, nu de basis HR-processen digitaal verlopen kijkt WIJeindhoven vooruit. De positieve ervaringen met e-HRM smaken naar meer!

HRM Barometer

Wilt u meer lezen? Dit artikel is gepubliceerd in de HRM Barometer. Een publicatie met meer dan 100 pagina’s toegespitst op de belangrijkste HRM trends & ontwikkelingen voor overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Vraag de HRM Barometer 2017-2018 kosteloos aan via https://www.driessen.nl/hrmbarometer.