Digitale personeelsdossiers; Gemak of rompslomp?

Wat is digitaliseren?
Wellicht dat iedereen deze vraag kan beantwoorden, maar volledigheidshalve zal ik bij deze vraag stilstaan. Over het algemeen bedoelt men met het digitaliseren van het personeelsdossier: de conversie van papier naar een digitale vorm. In de praktijk betekent dit vaak het inscannen van het personeelsdossier en het daarna als een digitaal bestand op een veilige locatie in het systeem opslaan. De reden voor veel organisaties om de personeelsdossiers te digitaliseren, is dat de dossiers zo eenvoudig en snel zijn te raadplegen. Daarnaast kunnen de papieren dossiers daarna worden vernietigd.

Hoe zit het met de privacy?
Als werkgever bent u aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) gebonden indien u gegevens over medewerkers in een personeelsdossier wilt bewaren. Op grond van de Wbp mogen werkgevers personeelsgegevens verwerken in personeelsadministraties. De personeelsgegevens kunnen volgens het vrijstellingsbesluit worden bewaard tot twee jaar nadat de medewerker uit dienst is, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere bewaartermijn voorschrijft. Belangrijk in het kader van het digitaliseren van persoonsdossiers is dat de Wbp eist dat u passende technische en organisatorische maatregelen treft ter beveiliging van de digitale personeelsdossiers. De werkgever moet regels stellen over wie toegang heeft tot welke gegevens en daarnaast moet het verwijderen van dossiers met waarborgen zijn omkleed.

Bewijskracht van het digitale dossier
Documenten in een personeelsdossier hebben vooral een bewijsfunctie. Denkt u hierbij onder andere aan de arbeidsovereenkomst, afspraken die zijn vastgelegd in een beoordelingsverslag en een opleidingsovereenkomst. Beide partijen hebben in een document de tussen hen gemaakte afspraken willen vastleggen. Het betreft originele papieren documenten die zijn voorzien van de handtekeningen van de medewerker en de werkgever.

Hoe zit het met de geldigheid op het moment dat deze afspraken uitsluitend in een digitale vorm worden vastgelegd?

Bewijs
De wetgever heeft, omdat de techniek zich op dit gebied razendsnel ontwikkelt, gesteld dat ‘bewijs kan worden geleverd door alle middelen tenzij de wet anders bepaalt’. Deze zinsnede kan worden aangemerkt als een open stelsel voor bewijs. Op deze manier wordt voorkomen dat het procesrecht elke keer na een technische innovatie dient te worden aangepast. Door dit open stelsel kan in principe alles als bewijs worden aangemerkt. Digitale bestanden kunnen, volgens het open stelsel, gewoon als bewijs in een geding worden aangemerkt. Niets aan de hand toch? De weg voor digitalisatie lijkt open te liggen.

Bewijskracht
In ons rechtsstelsel is de rechter in de meeste gevallen vrij om aan bewijs zogenaamde bewijskracht toe te kennen. Dit betekent dat de rechter zelf een afweging mag maken of hij het bewijs doorslaggevend vindt. Deze vrijheid wordt slechts bij de authentieke en onderhandse akten beperkt. Een voorbeeld van een authentieke akte is een notariële akte. Deze documenten leveren dwingend bewijs op tegen iedereen, hier kan een rechter niet omheen. Een onderhandse akte is een overeenkomst die tussen partijen is gesloten, een voorbeeld hiervan is de arbeidsovereenkomst. De rechter moet hetgeen in een onderhandse akte is opgenomen als bewezen beschouwen tussen de twee partijen. Een papieren overeenkomst waarop zowel de werkgever als de medewerker een handtekening hebben geplaatst, geldt dus als doorslaggevend bewijs tussen beide partijen. Digitale kopieën van de onderhandse akte hebben echter geen dwingende bewijskracht. Digitale documenten vallen onder de zogenaamde bewijskracht van digitale gegevens. Voor digitale gegevens geldt dat zij vallen onder de eerder genoemde hoofdregel van vrije bewijskracht. De rechter is vrij in de wijze waarop hij het bewijsmiddel waardeert. Op basis hiervan kan worden geconcludeerd dat de bewijskracht een wezenlijk verschil oplevert tussen het digitale personeelsdossier en het papieren personeelsdossier.

Hoe waardeert de rechter digitale documenten?
De rechter is vrij om digitaal bewijsmateriaal te waarderen op basis van de omstandigheden van het geval. In de praktijk zal een rechter overtuigd moeten raken van de betrouwbaarheid van het bewijs. Het is van belang om de rechter ervan te overtuigen dat het niet mogelijk is om het digitale document te manipuleren. Een manier om wellicht de schijn van manipulatie tegen te gaan, is door het document te voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit houdt in dat het document met behulp van softwarecertificaten is beveiligd. Helaas valt uit de rechtspraak nog geen algemene conclusie te trekken wat betreft de waardering van digitale documenten door rechters.

Belastingdienst
Voordat een organisatie kan starten met de conversie van personeelsdossiers, dient de Belastingdienst toestemming te geven. De Belastingdienst stelt eisen aan de conversie van personeelsdossiers. U mag alleen converteren als u aan enkele voorwaarden voldoet. Het is van belang dat alle gegevens worden geconverteerd. Dit houdt in dat er geen selectie in de gegevens mag worden gemaakt. Tevens dienen de gegevens inhoudelijk juist te worden overgezet. Hiermee wordt bedoeld dat het scannen enkel mag plaatsvinden met behulp van een kleurenscanner. Op deze manier worden de gegevens zoveel mogelijk waarheidsgetrouw geconverteerd. Daarnaast dient de gegevensdrager waarop de digitale bestanden zijn opgeslagen gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar te zijn. Ook moeten de digitale bestanden binnen redelijke tijd te (re)produceren en leesbaar zijn. Zo is het voor de Belastingdienst mogelijk om binnen een redelijke tijd een controle van de gegevens uit te voeren.

Net als de rechter hecht de Belastingdienst veel waarde aan het behoud van de echtheidskenmerken van de documenten. De organisatie zal beheersingsmaatregelen moeten treffen, zodat de authenticiteit en integriteit van documenten gewaarborgd zijn. De eerder genoemde gekwalificeerde elektronische handtekening kan een voorbeeld zijn van een dergelijke beheersingsmaatregel. Indien de organisatie toestemming heeft gekregen van de belastinginspecteur en aan de gestelde voorwaarden bij de conversie heeft voldaan, kunnen na de geslaagde conversie de papieren personeelsdossiers worden vernietigd.

Conclusie:
Digitale personeelsdossiers: de Wet bescherming persoonsgegevens en de Belastingdienst zijn er op voorbereid. Indien de organisatie de juiste voorbereidingen treft, staat haar niets in de weg om de personeelsdossiers te digitaliseren. Het gevaar schuilt echter in de bewijskracht van de digitale documenten. Op dit moment is er nog geen rechtspraak beschikbaar waaruit blijkt hoe rechters de bewijskracht van digitale documenten dienen te waarderen. Ons advies is om hier rekening mee te houden indien u besluit om uw personeelsdossier te digitaliseren. Tot slot wil ik u tevens adviseren om altijd alle instanties waaraan u personeelsgegevens dient te verstrekken, zoals de Belastingdienst, uw accountant en UWV, in het digitaliseringsproject te betrekken!

mr. Kieran Munnich
projectmanager
kieran.munnich@driessen.nl

Dit artikel is afkomstig uit ons HRM-magazine Driessen PERSoonlijk.