Digitale loonstrook
Heeft u er weleens aan gedacht om de loonstroken digitaal aan uw medewerkers te geven, in plaats van op papier? Hierbij dient u zich wel bewust te zijn van het feit dat naar de letter van de wet het niet mogelijk is om een loonstrook digitaal te verstrekken. De wet schrijft immers het volgende voor.
De werkgever is verplicht om een schriftelijke opgave (een loonstrook) te verstrekken van:
• De eerste loonbetaling na indiensttreding.
• Iedere loonbetaling die afwijkt van de vorige loonbetaling.
• Van de overige maanden, waarin het uit te betalen bedrag niet verschilt van het bedrag in de maanden daaraan voorafgaand, bent u niet verplicht om een salarisspecificatie te geven. Voor deze maanden kunt u ervoor kiezen om dit digitaal te doen. Wanneer de loonbetaling in een bepaalde maand afwijkt van de voorafgaande, bent u verplicht om een schriftelijke loonstrook te verstrekken (7:626 BW).
• Een schriftelijke loonstrook kan in dit geval ook een geprinte versie van de gedigitaliseerde opgave zijn.
Om de loonstrook toch digitaal te kunnen verzenden moet u toestemming vragen aan de Belastingdienst. Uiteraard zijn wij graag bereid u met advies bij te staan. Voor onze interne organisatie hebben wij reeds een dergelijke goedkeuring van de Belastingdienst mogen ontvangen.
