Studiekostenbeding: wat moet je weten als werkgever?
Als je als werkgever de ontwikkeling van je werknemers wilt stimuleren, dan kan je overwegen een werknemer een opleiding te laten volgen op jouw kosten. Om ervan verzekerd te zijn dat je als werkgever de vruchten plukt van deze investering, wordt er in de regel een studiekostenbeding met de werknemer overeengekomen. Hierin wordt vastgelegd wie de kosten van de opleiding draagt, of de opleiding in werktijd kan worden gevolgd en of er een terugbetalingsverplichting geldt wanneer de arbeidsovereenkomst ten einde komt.
Voorwaarden voor een studiekostenbeding
De voorwaarden waaraan een studiekostenbeding moet voldoen zijn niet opgenomen in de wet, maar komen voort uit jurisprudentie. De Hoge Raad heeft al in 1983, in het arrest ‘Muller/ Van Opzeeland’, de kaders geschetst die tegenwoordig nog steeds van toepassing zijn bij de beoordeling van een rechtsgeldig studiekostenbeding. Hoewel dit arrest gericht was op de terugbetaling van loon over de periode dat de werknemer de studie heeft gevolgd, wordt in latere (lagere) rechtspraak diezelfde lijn aangehouden wanneer het gaat over terugbetaling van de directe studiekosten. Hierbij kan je denken aan de opleidingskosten zelf of de kosten van het lesmateriaal. In hoofdlijnen stelt de Hoge Raad de volgende eisen aan een studiekostenbeding:
- Uit het beding moet blijken over welke periode de werkgever baat heeft bij de door de werknemer verworven kennis door de gevolgde opleiding. Alleen binnen deze periode kan de werkgever de studiekosten terugvorderen bij de werknemer. Vaak wordt hiervoor een periode van één tot drie jaar na afronding van de opleiding aangehouden.
- Er moet sprake zijn van een glijdende schaal gedurende de periode zoals genoemd in het eerste punt. Wanneer deze periode bijvoorbeeld op twee jaar is vastgesteld, kan worden overeengekomen dat de werknemer gedurende het eerste half jaar na uitdiensttreding 100% van de studiekosten dient terug te betalen. Bij uitdiensttreding tijdens het tweede half jaar 75%, vervolgens 50% bij uitdiensttreding na het eerste jaar en tot slot 25% van de studiekosten wanneer de werknemer na anderhalf jaar uit dienst treedt.
- De werknemer moet vooraf op de hoogte zijn van de gevolgen van het studiekostenbeding. Hieruit volgt dat partijen het beding schriftelijk moeten aangaan en dat de werknemer ervoor moet tekenen.
Naast het bovenstaande mag de terugbetalingsverplichting niet in strijd zijn met de Wet minimumloon en -vakantiebijslag en geldt er meestal geen terugbetalingsverplichting wanneer het initiatief om de arbeidsovereenkomst te beëindigen bij de werkgever ligt. Dit zou immers onevenredig nadelig uitpakken voor de werknemer, nu de werknemer hier meestal geen invloed op heeft.
Belangrijk is dat bovenstaande punten zo concreet mogelijk zijn opgenomen in het studiekostenbeding. Uit de jurisprudentie blijkt dat werkgevers worden afgerekend op vaagheden en open eindjes. Daarnaast moet je vanaf 1 augustus 2022 rekening houden met de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden.
Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden
Als je als werkgever een werknemer verplicht om een opleiding te volgen, dan mag je geen studiekostenbeding meer met de werknemer afspreken. Een verplichte opleiding moet voor de werknemer kosteloos zijn, ook als de werknemer vervolgens uit dienst treedt. Daarnaast moet de werknemer deze opleiding zo veel mogelijk onder werktijd kunnen volgen.
Het gaat om scholing die je de werknemer verplicht om te volgen. Denk hierbij aan een opleiding die de werknemer op grond van de cao verplicht moet volgen, maar ook aan andere scholing die noodzakelijk is om de functie uit te kunnen oefenen. Is hier geen sprake van, dan mag je nog steeds een studiekostenbeding met de werknemer afspreken.
Heb je voor 1 augustus 2022 een studiekostenbeding voor een verplichte opleiding afgesproken met een werknemer? Dan mag je de werknemer hier niet aan houden. De nieuwe regels zijn vanaf de ingangsdatum van kracht en er is geen overgangsrecht afgesproken.
In dit artikel bespreekt Hanne Sanders, jurist arbeidsrecht van het HRM kennissysteem RAP bij IJK het studiekostenbeding. Wil je meer weten, kijk dan op de website van RAP. Heb je een vraag voor Hanne of haar collega’s? Neem dan per e-mail contact op met de Helpdesk HRM.