Aangeboden door Reijn
Het is inmiddels oud nieuws: de druk op organisaties neemt toe. Personeelstekorten, vergrijzing en veranderende eisen volgen elkaar in hoog tempo op. Over de invloed van AI nog niet eens gesproken. Strategische personeelsplanning helpt met een andere benadering: niet wachten tot het schuurt, maar eerder in beweging komen. Niet omdat de toekomst daarmee voorspelbaarder wordt, maar omdat je vandaag nog invloed hebt op wat er morgen nodig kan zijn.
Zolang strategische personeelsplanning bij HR blijft liggen, gaat het mis. In de praktijk wordt SPP vaak gezien als een model dat ingevuld moet worden of een project dat ‘even’ doorlopen wordt. De werkelijke waarde ontstaat echter pas wanneer organisaties de onderliggende vragen durven beantwoorden: waar willen we naartoe en wat betekent dat concreet voor onze mensen?
En dat is spannend. Want daarmee wordt zichtbaar dat die geweldige medewerker van nu misschien niet vanzelfsprekend past bij de voorziene toekomst. Rollen vernieuwen, verwachtingen verschuiven en vaardigheden veranderen. Soms blijkt dan dat de huidige bezetting simpelweg niet meer volledig aansluit bij de koers die je voor ogen hebt.
Dat vraagt om keuzes. Dat vraagt om leiderschap en richting geven. Om kleur bekennen, het eerlijke gesprek voeren en invulling geven aan goed werkgeverschap.
Natuurlijk gaat SPP ook over aantallen. Hoeveel medewerkers heb je nodig in de toekomst? Wat is het uitstroompercentage? Is er sprake van een (dis)balans tussen leeftijdsgroepen? Maar zelfs als dit allemaal tiptop in orde is, vormt het nog geen voorspeller van een succesvolle toekomst.
De echte uitdaging zit in de kwalitatieve analyse. Durven kijken naar verschillen tussen mensen. Naar prestaties, potentieel en toekomstbestendigheid. Spannend, want juist daar schuurt het. Differentiëren voelt ongemakkelijk. Er moet benoemd worden dat iemand misschien niet mee kan groeien. Of dat een rol, of vaardigheden die nu van groot belang zijn, in de toekomst aan betekenis kunnen inboeten.
Toch is het noodzakelijk om te benoemen wat nodig gaat zijn én uit te spreken waar zorgen liggen. Als iedereen een 8 krijgt, heb je geen analyse maar een sfeerimpressie. En een goede sfeer is belangrijk, maar daar realiseer je niet altijd je ambities mee.
Een van je teams bestaat voornamelijk uit medewerkers die binnen nu en drie jaar de pensioengerechtigde leeftijd bereiken. Is dat een probleem?
Veel SPP-cycli stranden na deze analyse. Er ligt een degelijk rapport, maar de betekenisgeving blijft uit en de vertaalslag naar actie wordt nog gepland.
Dat team met een hoge uitstroom kan juist een zegen zijn wanneer het gaat om een onderdeel waar krimp verwacht wordt. Het wordt een zorg wanneer dit de plek is waar de dienstverlening groeit en in de toekomst dezelfde vaardigheden nodig blijven als nu. Een andere mogelijkheid is dat uitstroom ruimte creëert voor instroom van collega’s met een ander profiel.
Kortom, succesvolle strategische personeelsplanning begint bij vragen die dicht op de praktijk zitten. Wat dóen we samen op deze werkplek? Waartoe dient dat? Verandert dit wezenlijk in de toekomst en vraagt dat ook andere competenties en vaardigheden? Wanneer collega’s vertrekken, welke kennis verdwijnt er dan en hoe afhankelijk zijn we daarvan?
Strategische personeelsplanning dwingt organisaties om breder te kijken dan functies en formatie. De vraag is niet alleen: hoeveel mensen hebben we straks nodig? Maar ook: hoe organiseren we het werk? Moet alles door vaste medewerkers worden gedaan of vraagt de toekomst om andere vormen van inzet, taakverdeling en samenwerking?
Met de antwoorden op onder andere deze vragen kun je gericht handelen. Niet alles tegelijk, maar stap voor stap. Kleine interventies die je kunt volgen, evalueren en waar nodig bijsturen.
SPP hoeft niet groots en megalomaan te zijn. Het begint met vier scherpe stappen:
Het is jammer wanneer vraagstukken die nog niet urgent voelen telkens worden vooruitgeschoven. Menselijk misschien, maar ook zonde. Juist in het nú is er vaak veel meer mogelijk dan later.
Strategische personeelsplanning draait niet om perfecte plannen en exacte cijfers. Het gaat om zien wat eraan komt. Niet wegkijken, maar met de middelen die je hebt zoveel mogelijk invloed uitoefenen op een positieve uitkomst. Kleur bekennen. Het eerlijke gesprek voeren. Meebewegen. Vooruitkijken.
Niet reageren op wat gebeurt, maar richting geven aan wat komt.
Dit artikel is een weergave van de inspiratiesessie Strategische Personeelsplanning en kwalitatieve analyse die Nora Kalai, Senior HRM-consultant bij Reijn hield tijdens het jaarlijkse RAP Arbeidsrecht congres.
Wij zijn Reijn. Meesters in HRM en leiderschap, met een unieke combinatie van expertise, karakter en gedegen ervaring. Bij ons werken gedreven professionals die met passie en toewijding klaarstaan voor onze opdrachtgevers.
Een thema-special over Nieuw leiderschap met scherpe inzichten, praktijkverhalen en visie over leiderschap dat werkt. Nu én richting de toekomst. Een publicatie van Reijn en Trends in HR.
