Externe inhuur is voor veel organisaties een onmisbare schakel om wendbaar te blijven. Zeker in tijden van arbeidsmarktkrapte en complexe opgaven biedt het flexibiliteit en toegang tot expertise. Maar die voordelen komen niet vanzelf. Als het proces versnipperd is, waarbij iedere manager zijn eigen afspraken maakt, ontstaan risico’s: oplopende kosten, gebrek aan overzicht en zelfs juridische problemen zoals schijnzelfstandigheid. Juist nu HR een sleutelrol speelt in strategische personeelsplanning, is grip op inhuur geen detail, maar een randvoorwaarde voor continuïteit en risicobeheersing.
Die versnippering zie je in de praktijk vaak terug: managers regelen zelf hun externe krachten, zonder centrale afspraken of toetsing. Het lijkt efficiënt, maar het tegendeel is waar. Het leidt tot langdurige inzet, uiteenlopende tarieven en een gebrek aan inzicht in wie er binnenkomt en onder welke voorwaarden. Daarbovenop komen juridische risico’s, bijvoorbeeld bij wet- en regelgeving rondom arbeidsrelaties. Het gevolg? Niet alleen hogere kosten, maar ook juridische en strategische kwetsbaarheid.
Brabant Water stond enkele jaren geleden voor precies die situatie en besloot die situatie niet langer te accepteren. Toen de inhuurkosten bleven stijgen en het overzicht ontbrak, kreeg recruitmentmanager Rick van de Meerendonk een duidelijke opdracht van de directie: breng structuur in het proces, professionaliseer de aanpak en zorg dat de organisatie weer grip krijgt. Wat volgde was een traject waarin mandaat, samenwerking en kennisopbouw centraal stonden, dat uiteindelijk leidde tot een halvering van het inhuurvolume.
De eerste stap was inzicht. Rick liet een volwassenheidsanalyse uitvoeren: een nulmeting die laat zien hoe volwassen en georganiseerd het huidige inhuurproces is. “We kwamen uit op fase 1 à 2,” vertelt hij. “Managers schakelden zelf bureaus in, vaak voor meerdere jaren en tegen tarieven die niet in verhouding stonden tot ons eigen loongebouw.”
Voor HR-professionals is dit herkenbaar: zonder centrale afspraken ontstaat een lappendeken van contracten en tarieven. Rick koos daarom voor een hands-on aanpak. “Als ik zag dat er ergens een inhuurvraag speelde, stapte ik er direct op af. Wat is precies de behoefte? Met welke bureaus werk je samen? Mogen wij eens meekijken?” Door die gesprekken ontstond niet alleen inzicht, maar ook invloed op het proces.
Onmisbaar was de steun van de directie. “Zonder mandaat was het niet gelukt,” benadrukt Rick. “Managers zijn eigenwijs genoeg om hun eigen gang te gaan. Maar als je kunt zeggen: dit is de koers van de organisatie, dan heb je een ander gesprek.”
Voor HR betekent dit: regie begint bij draagvlak op bestuursniveau. Alleen dan kun je sturen op gedrag en keuzes. Daarnaast is samenwerking met inkoop onmisbaar. Bij Brabant Water werd inkoop verantwoordelijk voor aanbestedingen en contractvorming, terwijl recruitment de regie kreeg over kwaliteit en tarief. Zo ontstond een duidelijke verdeling van rollen.
Grip op inhuur vraagt om meer dan een nieuw systeem. Het draait om samenwerking tussen HR, inkoop en de business én om duidelijke rollen. Brabant Water koos voor centrale regie via recruitment: managers melden hun behoefte bij recruitment, dat de intake doet en bepaalt welke vorm het beste past: vast, interim of projectmatig. Deze werkwijze zorgt voor consistentie, betere afstemming en duidelijke verwachtingen. Het voorkomt dat contractvormen niet passen bij de feitelijke situatie en dat risico’s pas laat worden gesignaleerd. Inkoop richt zich op aanbestedingen en contractvorming, terwijl recruitment stuurt op kwaliteit en tarief. Zo ontstaat één ingang, één proces en een werkbare verdeling van verantwoordelijkheden.
De nieuwe aanpak leidde tot een halvering van het inhuurvolume en marktconforme tarieven. Maar het grootste winstpunt? Meer expertise in huis, betere kwaliteit en een organisatie die wendbaarder is. Grip op inhuur is daarmee geen administratieve taak, maar een strategisch instrument om personeelsplanning, compliance en continuïteit te waarborgen.
De ervaring van Brabant Water laat zien dat regie op inhuur niet ontstaat door één ingreep, maar door een reeks bewuste keuzes:
Mandaat op directieniveau om gedrag te sturen.
Tip: stel jezelf bij elke inhuurvraag deze drie vragen:
Als je jezelf deze drie vragen stelt, zet je de stap van ad-hoc naar strategie. Je kiest de juiste vorm van inzet, voorkomt juridische risico’s en zorgt dat HR, inkoop en juridische zaken samenwerken aan één transparant proces. Zo maak je van externe inhuur een doordacht instrument dat kosten, kwaliteit en rechtmatigheid in balans brengt en bijdraagt aan de wendbaarheid van je organisatie.
Dit artikel is geschreven door Haert, inhuurspecialist voor de (semi) publieke sector.
Nieuwsgierig geworden?
Wil je weten hoe Brabant Water dit concreet heeft aangepakt, inclusief praktische tips en het volledige stappenplan?
Dit handzame boekje biedt een praktisch én verdiepend kompas om bewust op externe inhuur te sturen.
