Strategische personeelsplanning voorkomt gaten in personele bezetting

In dit artikel komen de volgende punten aan bod:

• Wat is strategische personeelsplanning (SPP)?
• Waar moet strategische personeelsplanning toe leiden?
• Vraag en aanbod arbeidsmarkt en SPP
• Voor welke termijn maak je een strategisch personeelsplan?
• Wat is nodig bij de invoering van strategische personeelsplanning?
• Vier fasen van strategische personeelsplanning
• Hoe vaak stuur je bij op SPP?

Wat is strategische personeelsplanning (SPP)?

Volgens een definitie van deskundige Gerard Evers is strategische personeelsplanning (SPP) het continu voorbereiden, vormgeven en implementeren van beleid rondom instroom, doorstroom en uitstroom van personeel, waardoor de juiste personen met de juiste kwaliteiten, kosten en flexibiliteit op de juiste momenten aanwezig zijn op de juiste plaats in de organisatie, om de activiteiten uit te kunnen voeren die benodigd zijn voor het behalen van de strategische doelen.

Voor SPP onderscheidt Evers de volgende vier dimensies: de hoeveelheid medewerkers, de kwaliteit van de medewerkers (kennis/vaardigheden/houding), de kosten van het personeel in verhouding tot de beschikbare budgetten en tot slot de flexibiliteit van personeel (agility/veerkracht).

Waar moet strategische personeelsplanning toe leiden?

Strategische personeelsplanning moet leiden tot een passende verhouding tussen vraag en aanbod van werk in je organisatie. Hiervoor is een verbinding nodig tussen het HR-beleid en de organisatiestrategie. Een organisatie moet de strategische personeelsplanning afstemmen op haar visie en strategie. De identiteit, doelen en aanpak van de organisatie zijn hierbij bepalend voor het HR-beleid.

Vraag en aanbod voor een strategisch personeelsplan

Volgens Evers gaat HR te veel uit van de aanbodkant op de arbeidsmarkt. De vraagkant is echter minstens zo belangrijk voor een strategisch personeelsplan. Dan gaat het bijvoorbeeld om wat nodig is gezien vanuit productie, dienstverlening, markten en concurrentie. Evers vindt SPP dan ook iets dat niet alleen bij HR ligt, maar ook bij het algemene management. HR moet daarom als het met een SPP-traject start, veel energie steken in het meekrijgen van het (lijn)management. Dat management zou voor strategische personeelsplanning ook veel meer het initiatief moeten nemen.

Voor welke termijn maak je een strategisch personeelsplan?

Strategische personeelsplanning maakt tijdige actie mogelijk in plaats van dat organisaties steeds op korte termijn personeelstekorten moeten invullen. Een SPP dat zich richt op de komende drie tot vier jaar is het meest praktisch en uitvoerbaar. Uitgebreide informatie over het hele proces van strategische personeelsplanning vind je in deze whitepaper, speciaal geschreven voor publieke organisaties.

Wat is nodig bij de invoering van strategische personeelsplanning?

Het invoeren van strategische personeelsplanning vraagt om een uitnodigend en positief verandertraject. Het is namelijk niet gemakkelijk om met SPP te beginnen en het structureel een plaats te geven in de organisatie. Voor een duurzaam verandertraject moeten de organisatie en haar medewerkers de veranderingen vanuit SPP zo effectief en constructief mogelijk vorm geven. Bij dat verandertraject zijn een overtuigende visie en ambitie, het continu zorgen voor draagvlak en betrokkenheid en het goed omgaan met bezwaren en weerstanden van essentieel belang. Het is daarbij nodig dat SPP begrijpelijk is voor alle lagen in de organisatie.

Cruciale data-analyses

Goede data en data-analyses zijn cruciaal voor SPP. Of dat nu een analyse is van de beste wervingskanalen of het inschatten van vertrekkansen van medewerkers. Ook voor het analyseren van marktontwikkelingen zijn data nodig. Hierbij moet het management naast HR ook afdelingen zoals finance en marketing betrekken bij een strategisch personeelsplan.

Vier fasen strategische personeelsplanning (SPP)

Strategische personeelsplanning is een cyclisch en repeterend proces. Uitgangspunt daarbij kunnen de volgende vier fasen zijn:

1. Voorbereiding SPP

Een grondige voorbereiding is essentieel voor voldoende draagvlak en gevoel van urgentie bij de belangrijkste belanghebbenden. Ook moet bij alle direct betrokken belanghebbenden duidelijk zijn welke rol ze spelen bij de implementatie en toepassing van SPP. De voorbereidingsfase moet uiteindelijk leiden tot een concreet en gesteund plan van aanpak voor de implementatie van SPP. Deze fase moet leiden tot antwoorden op vragen als waarom je SPP wilt toepassen en wat de meerwaarde is van SPP voor je organisatie.

2. Organisatiestrategie

Deze tweede fase houdt het in beeld brengen van de ambities van de organisatie in en de verwachte in- en externe ontwikkelingen. Doel daarbij is een concrete en vastgestelde organisatiestrategie met een daarmee verbonden HR-visie en -strategie.

3. Scenario’s personeelsplanning

Voor het optimaal inzetten van mensen en werk in je organisatie moet je jaarlijks structureel de vragen beantwoorden welke medewerkers je nu hebt, welke medewerkers je nu moet aantrekken en welk personeel je in de toekomst (bijvoorbeeld over een jaar of over drie jaar) nodig hebt. Zo heb je een kwantitatief en kwalitatief overzicht van de huidige en de gewenste situatie. Daarnaast kan je mogelijke personele ontwikkelingen en knelpunten in beeld brengen met een (scenario)analyse. Deze richt zich op de toekomst van je organisatie en de verwachte vraag naar diensten en producten. Met deze analyse kan je inschatten welke kennis en competenties nodig zijn voor het halen van de organisatiedoelen en welke gaten er in je personele bezetting kunnen ontstaan. Hiermee kan je dan specifieke acties en/of HR-interventies bepalen.

4. Acties en HR-interventies

De laatste fase is het concreet uitvoeren van de in de vorige fase geformuleerde acties en/of HR-interventies.

Hoe vaak stuur je bij op SPP?

Ook na de vier fasen blijft aandacht voor SPP noodzakelijk. Strategische personeelsplanning is een doorlopend proces. Het betekent dat je als werkgever voortdurend bijhoudt aan welke werknemers je nu en in de toekomst behoefte hebt. Het is dan ook nodig om minstens eenmaal in het jaar je strategisch personeelsplan te herijken en nieuwe ontwikkelingen in de analyse te verwerken. Pas je SPP waar nodig aan om je doelen (alsnog) te halen.

Kun je hulp of advies gebruiken bij het vormgeven of uitvoeren van jouw SPP? Reijn heeft diverse specialisten in huis die inspireren, coachen, begeleiden of ondersteunen. Neem een kijkje op de website van Reijn of neem contact op met Marcel van de Bekerom via 0492 – 50 66 40.