Klikken, scrollen, typen. Iedereen lijkt druk. Maar als je goed kijkt, zie je in veel teams iets anders gebeuren: mensen lijken aanwezig, maar staan mentaal op de automatische piloot. Deze ‘spookmodus’ komt vaker voor dan we denken.
Niet alleen individuele medewerkers worstelen ermee; het toenemende aantal ‘spoken’ op de werkvloer kan een signaal zijn van een groter probleem binnen de organisatie. Herken jij dit in jouw team? En belangrijker: hoe krijg je jouw medewerkers weer uit die spookmodus?
De term klinkt misschien als een grap, maar het is een serieus fenomeen. Uit onderzoek blijkt dat 43 procent van de werkenden soms doelloos door e-mails of documenten bladert zonder écht op te nemen wat er staat. Medewerkers loggen wel in, maar tonen minder initiatief. Of ze bewegen vooral mee in gesprekken, zonder zelf iets in te brengen. Een gebrek aan afwisseling in hun werk duwt mensen gemakkelijk deze mentale sluimerstand in. Hoe betrokken ze normaal ook zijn.
Ook AI heeft invloed. Uit onderzoek blijkt namelijk dat een tiende van de medewerkers AI inzet om taken af te vinken zonder erbij na te denken. Geen gevoel van eigenaarschap, bewustwording of betrokkenheid – slechts uitvoeren. Het is geen onwil, maar een teken dat taken te routinematig zijn geworden of te weinig denkwerk vragen. In zo’n context glijden medewerkers bijna automatisch de spookmodus in.
Daar komt bij dat er in het digitale tijdperk veel verleidingen op de loer liggen: chats, social media, een snelle impuls om even iets anders te doen. Het team is zichtbaar hard aan het werk, maar echte voortgang of creativiteit blijft achter. Het is alsof iedereen er nét niet helemaal bij is.
Zijn deze moderne spoken dan niet gewoonweg quiet quitters? Niet helemaal. Bij quiet quitting stoppen medewerkers bewust met extra moeite doen voor hun werk. De spookmodus daarentegen is een staat van onbewuste mentale afwezigheid. Denk aan de medewerker die de hele dag achter zijn scherm zit, status op ‘busy’, maar aan het eind van de dag niet kan benoemen waar hij mee bezig is geweest. Of je ziet iemand in een meeting zitten met een lege blik, die opschrikt als je zijn naam noemt. Wanneer je als leidinggevende merkt dat mensen niet bewust afremmen, maar simpelweg mentaal afglijden, heb je waarschijnlijk te maken met een spook op de werkvloer.
De spookmodus verdwijnt niet met een checklist of beleidsdocument. Het vraagt om leiders die nieuwsgierig durven kijken naar hoe het werk is ingericht en naar wat deze spoken nodig hebben om weer tot leven gewekt te worden:
Wissel taken bewust af, plan projecten in kortere iteraties en geef medewerkers de kans om tussen rollen of thema’s te bewegen. Vraag teams om input en pas werkpakketten daarop aan. Zelfs kleine verschuivingen in de taakmix kunnen er al voor zorgen dat iemand weer actiever en alerter wordt.
Zeker in hybride teams, is mentale afwezigheid vaak onzichtbaar. Houd daarom regelmatig korte check-ins waarin je het niet alleen hebt over output, maar over aandacht. Denk aan vragen als: ‘welke taak schuif je steeds voor je uit?’ of ‘waar krijg je energie van?’. Dit zorgt voor inzichten die je in geen enkel dashboardsysteem terugziet. Zo kun je medewerkers gerichter ondersteunen.
Spreek met je team af welke taken AI mag overnemen en welke juist menselijke aandacht vragen. Nodig medewerkers uit om uit te leggen hoe zij AI inzetten: dat stimuleert reflectie in plaats van automatisch afvinken. Zorg ervoor dat AI tijd vrijmaakt voor werk dat betekenisvol, uitdagend en creatief is.
Mensen die invloed ervaren op hun werk, stappen sneller uit de spookmodus. Nodig medewerkers uit om voorstellen te doen voor kleine verbeteringen en geef hen de ruimte ze zelf te testen. Laat teams meedenken over prioriteiten en beslis mee op welke manier doelen worden bereikt. Eigenaarschap zorgt ervoor dat medewerkers wakker blijven in hun werk.
Maak ruimte voor het menselijke. Vier successen, creëer kleine rituelen in teams en sta stil bij momenten die lichtheid brengen. Soms is een lach in een overleg waardevoller dan nóg een extra KPI.
Het is tijd om deze spoken écht tot leven te wekken. Organisaties die de spookmodus serieus nemen, creëren teams die niet alleen aanwezig zijn, maar ook betrokken, alert en met plezier werken. Teams die niet harder werken, maar bewuster. Zo krijg je medewerkers die niet meer op de automatische piloot werken, maar zelf in de cockpit zitten.
Dit artikel is geschreven door David Plink, CEO van Top Employers Institute.
