Slimmer werken met data
Veel mensen hebben tegenwoordig een zogenaamde fitness tracker, zoals een fitbit, die zo ongeveer alles van je bijhoudt; het aantal stappen, je hartslag, hoe je slaapt, etc. De nieuwe apple watch kan zelfs een ecg voor je maken. Persoonlijk genereren we zo een heleboel data die we gebruiken om gezonder te leven.
Zakelijk doen we dat echter (bijna) niet. Waarschijnlijk weet u het (nog) niet, maar net zoals Google en Facebook u privé ontzettend goed kennen door de data van uw gedrag op internet, wordt ook onze zakelijke data netjes bijgehouden. Met het toenemende gebruik van cloudapplicaties wordt er ook zakelijk een heleboel data gegenereerd. De meest gebruikte zakelijke cloudapplicatie in Nederland is Office 365 van Microsoft. Met het werken op Office 365 genereert u een heleboel zakelijke data, zoals het aantal mails dat u verstuurt, wanneer en aan wie, hoeveel tijd u besteedt aan vergaderen, etc.
MyAnalytics
Deze data kan geanalyseerd worden met behulp van MyAnalytics. In MyAnalytics kunt u zien hoe u de tijd op het werk besteedt en wordt voorgesteld hoe u slimmer kunt werken. Van het verminderen van onproductieve vergadertijd tot het creëren van een betere balans tussen uw werk en uw persoonlijke leven. U kent ze wel, van die dagen dat de tijd vliegt, het ineens 17 uur is en u denkt, wat heb ik vandaag toch gedaan? MyAnalytics laat dat zien. Het heeft mij hele mooie inzichten gegeven.
Wat MyAnalytics onder andere voor u bijhoudt zijn het aantal vergaderingen waarin u tijdens de vergadering toch nog even een email heeft verzonden. Dat zijn meestal niet de vergaderingen met de meeste focus en de meeste mogen waarschijnlijk ook wel wat korter duren. Zo zijn vergaderingen bij mij vaak standaard ingepland op één of meerdere volle uren, maar ik vraag me soms af waarom elke vergadering precies een uur moet duren? Dat inzicht maakt dat ik nu bewuster aan het vergaderen ben en probeer om een vergadering zo lang te laten duren als nodig is. Een ander belangrijk inzicht was het gebrek aan focustijd.
Teveel vergaderingen achter elkaar, waardoor er onvoldoende focusblokken waren om echt iets gedaan te krijgen tijdens werktijd. Door drie focusblokken (als u het wil weten, maandagmiddag, woensdagmiddag en vrijdagmiddag) in mijn agenda te plaatsen en die in principe ook te blokkeren, lijkt het alsof ik ineens veel meer tijd over heb. Daardoor zijn volgens MyAnalytics ook de uren die ik na werktijd nog achter mijn laptop doorbreng een stuk naar beneden gegaan. En met die gewonnen tijd kan ik ’s avonds weer eens wat vaker op mijn fitness tracker kijken.
Dit artikel is verschenen in het magazine van Driessen Groep met het thema data, uitgave juni 2019.