Regels en financiële en fiscale aspecten rondom thuiswerken

Toestemming voor thuiswerken

Als een werknemer structureel één of meerdere dagen per week wil thuiswerken, dan moet hij daarvoor een verzoek indienen bij de werkgever. De regels uit de Wet flexibel werken (Wfw) zijn daarop van toepassing. Als de werkgever aan de werknemer eenmaal toestemming heeft gegeven om thuis te werken, dan is dit recht om thuis te werken een arbeidsvoorwaarde geworden. Eenmaal gegeven toestemming mag niet worden ingetrokken tenzij er sprake is van nieuwe omstandigheden.

Goede thuiswerkplek

Als de werknemer toestemming heeft om thuis te werken, dan moet de werkgever, voor zover de werknemer daarover zelf niet beschikt, een thuiswerkplek ter beschikking stellen die gezond en veilig is en ingericht is volgens de ergonomische beginselen. Dit betekent niet automatisch dat de werkgever allerhande zaken moet aanschaffen voor de werknemer. Het is verstandig eerst te inventariseren in hoeverre de thuiswerkplek met de in het huis van de werknemer voorhanden zijnde middelen voldoet.

Beschikbaar stellen van middelen

Eventueel te nemen maatregelen kunnen bestaan uit het in bruikleen geven van middelen, bijvoorbeeld een bureaustoel en beeldscherm. Als de vereiste middelen niet voorhanden zijn, dan kan van de werkgever verlangd worden dat hij deze aanschaft of op zijn kosten laat aanschaffen door de werknemer. Daarbij hoeft de werkgever niet meer kosten te maken, dan noodzakelijk is om de thuiswerkplek aan de ergonomische beginselen te laten voldoen. Redelijke kosten zijn bijvoorbeeld de kosten voor een bureaustoel, een toetsenbord, een muis, een bureau en een beeldscherm. Redelijke kosten voor aanpassing van de werkomgeving zijn bijvoorbeeld een bureaulamp, maar niet de verbouwing van de werkplek of de plaatsing van een thuiswerk-portacabin.

Privacy

Volgens privacywetgeving mag de werkgever overigens niet zomaar langskomen om de werknemer thuis te controleren. De werknemer kan de werkgever natuurlijk wel ontvangen als de werknemer toestemming geeft.

Thuiswerkbeleid

Als de werkgever structureel thuiswerken toestaat of gaat toestaan voor zijn werknemers, dan is het verstandig om daarover beleid te maken en dat vast te leggen in een thuiswerkregeling in het personeelshandboek. Een thuiswerkregeling kan bijvoorbeeld afspraken en regels bevatten over: 

• in welke functies er thuisgewerkt mag worden 
• bereikbaarheid 
• controle van de thuiswerkplek en prestaties 
• een thuiswerkbudget voor de aanschaf van voorzieningen 
• een thuiswerkvergoeding 
• eindigen van het recht op thuiswerken

Financiële en fiscale aspecten

In 2020 en 2021 is veel te doen geweest rondom reiskosten doordat werknemers voornamelijk vanuit huis werk(t)en vanwege de coronacrisis. Vanwege die crisis geldt er overgangsrecht. Hierdoor is het mogelijk om een vaste reiskostenvergoeding en eventuele uitruil hiervan, door te laten lopen. Dit overgangsrecht vervalt met ingang van 1 oktober 2021.

Vanaf dat moment mogen thuiswerkdagen niet meer aangemerkt worden als reisdagen. Dat heeft als consequentie dat de werkgever in 2021 het reispatroon opnieuw in kaart moeten brengen. Hierbij mag de werkgever alleen de te verwachten werkelijke reisdagen meenemen. Alleen als aan de voorwaarden wordt voldaan, is een onbelaste vaste reiskostenvergoeding mogelijk. De voorwaarden voor het verstrekken van een vaste reiskostenvergoeding staan in een wettelijke regeling en in een praktische regeling van de Staatssecretaris van Financiën (Handboek Loonheffingen, paragraaf 23.1.2).

Thuiswerkvergoedingen- en voorzieningen

Binnen de werkkostenregeling is er weinig ruimte voor het verstrekken van een onbelaste vergoeding voor thuiswerken. De werkgever is daarom meestal aangewezen op de vrije ruimte. Elk kalenderjaar mag hij 1,7% van de totale fiscale loonsom (tot 400.000 euro) gebruiken voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. Als de fiscale loonsom boven € 400.000,- uitkomt, dan is de vrije ruimte voor het meerdere 1,18% (peiljaar 2021). Vanwege de coronacrisis heeft de wetgever in 2020 en 2021 de vrije ruimte voor de eerste 400.000 euro eenmalig verhoogd naar drie procent. Om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in de vrije ruimte onder te brengen, moeten deze worden aangewezen als eindheffingsloon. Blijven de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen binnen die vrije ruimte, dan hoeft de werkgever er geen loonbelasting over te betalen. Bij overschrijding betaalt de werkgever 80% eindheffing.

Het Nibud becijfert de kosten voor thuiswerken op gemiddeld € 2,- netto per dag (peiljaar 2021). Het gaat daarbij om kosten voor gas, water, elektriciteit, koffie/thee, wc-papier en afschrijving van bureau en stoel. Als de werkgever een tegemoetkoming voor deze kosten wil betalen in de vorm van een thuiswerkvergoeding, dan moet hij er rekening mee houden dat hij dit alleen onbelast kan doen als er nog vrije ruimte over is. Is het maximum van 3% (peiljaar 2021) al bereikt dan moet hij 80% belasting betalen over de thuiswerkvergoeding. Dit is alleen anders als de thuiswerkplek van de werknemer aan de volgende voorwaarden voldoet:

• de ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning: de ruimte heeft bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair;
• de werkgever heeft met de werknemer een reële (zakelijke) huurovereenkomst, waardoor alleen de werkgever over de ruimte beschikt; én
• de werknemer werkt in die ruimte.

Als aan deze drie voorwaarden is voldaan, dan mag de werkgever wel een onbelaste thuiswerkvergoeding betalen.

Meer informatie over thuiswerken

In het digitale HRM-kennissysteem RAP vind je meer informatie over thuiswerken. Daarin is tevens een handige Thuiswerkregeling en een model Thuiswerkovereenkomst opgenomen.