Nieuwe invulling reiskostenvergoeding vanwege coronacrisis
Bij flexibel werken hoort een flexibel mobiliteitsbeleid. Zo’n vier op de vijf werkgevers hanteert nu nog een vaste reiskostenvergoeding, maar wil versneld een flexibele reiskostenregeling invoeren. Wat hoort daarbij en wat zijn de opties?
Met de nieuwe balans tussen kantoorwerk en thuiswerken beïnvloeden de onderwerpen ‘mobiliteit’ en ‘werken’ elkaar steeds meer. Dat stelt Mirjam de Keizer, adviseur mobiliteit & gedrag bij Syndesmo in Utrecht. Thuiswerken wordt bij veel organisaties structureel, waardoor een aangepast mobiliteitsbeleid nodig is. Werkgevers moeten zich daarop instellen.
Flexibel mobiliteitsbeleid
Veel werkgevers kennen een reiskostenregeling waarbij medewerkers een vaste vergoeding ontvangen op basis van hun woon-werkafstand en arbeidstijd (werkpercentage). Vanwege corona is werken steeds flexibeler geworden. Dat maakt het volgens De Keizer logisch om de reiskostenvergoeding van werkgevers te flexibiliseren. Als medewerkers meer dan 40 procent thuiswerken, dan mag een vaste onbelaste reiskostenvergoeding fiscaal gezien zelfs niet. Bij de flexibilisering gaat het niet alleen om de hoogte van de vergoeding maar ook om het flexibel toekennen van de reiskostenvergoeding. Soorten flexibele reiskostenregeling kunnen een vergoeding op basis van de feitelijke reis zijn of een mobiliteitsbudget.
Reiskostenvergoeding op basis van de feitelijke reis
Bij een vergoeding op basis van feitelijke reis krijgt een medewerker alleen een reiskostenvergoeding als hij ook echt reist. De medewerker krijgt dus niets als hij niet reist, bijvoorbeeld vanwege thuiswerken. Een combinatie van een vergoeding op basis van de feitelijke reis en de vrijheid om dagelijks te kiezen voor de manier waarop je wilt reizen, zorgt volgens De Keizer voor maximale flexibiliteit.
Mobiliteitskaart
De Keizer legt uit dat er verschillende mobiliteitsoplossingen zijn voor het in de praktijk brengen van deze maximale flexibiliteit. Zo kunnen medewerkers met een mobiliteitskaart reizen met trein, bus, metro, deelauto en/of deelfiets. Van deze ritten vindt een automatische registratie plaats, waarbij ze in een digitaal portaal zichtbaar worden. Medewerkers kunnen in dit portaal zelf hun gemaakte reizen met eigen vervoer zoals auto en fiets invoeren en declareren. Het goedkeuren hierna van alle geregistreerde ritten leidt tot een verwerking ervan in de salarisadministratie. De medewerker krijgt dan de gemaakte kosten vergoed. Deze vergoeding verschilt dus per medewerker per maand, omdat ze afhangt van de daadwerkelijk gemaakte reizen.
Mobiliteitsbudget
Een mobiliteitsbudget is een andere manier voor werkgevers om de reiskostenvergoeding flexibel te maken en op te nemen in een flexibel mobiliteitsbeleid. Het budget bestaat in vele vormen. Een bekend mobiliteitsbudget is een maandelijks vast bedrag waarmee de medewerker het reizen naar en voor het werk kan betalen. Een eventueel overgebleven budget kan de werkgever dan belast uitkeren aan de medewerker. Er kan ook een afspraak zijn dat de medewerker het inzet voor andere doeleinden, zoals opleidingen, extra vakantiedagen of zijn of haar (vroeg)pensioen.
Thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding
Bij veel werkgevers is er nu aandacht voor het koppelen van reiskostenvergoedingen en thuiswerkvergoedingen. Een medewerker krijgt dan een reiskostenvergoeding als hij onderweg is en een thuiswerkvergoeding als hij thuiswerkt.
Duurzaam reizen
De hoogte van de reiskostenvergoeding hangt af van de kosten die een medewerker maakt voor het reizen. De werkgever kan dan ook sturen op het gewenste reisgedrag. Dat kan bijvoorbeeld door verschil te maken in de hoogte van de vergoeding. Een medewerker krijgt dan bijvoorbeeld voor kilometers thuis-werkverkeer per fiets een hogere vergoeding dan voor diezelfde kilometers met de auto. Zo stimuleert de werkgever duurzaam reizen.
Actieve mobiliteit
Een andere sturingsmogelijkheid is het hanteren van een minimum voor de te vergoeden autokilometers. De eerste tien kilometer die iemand per auto reist, komt dan bijvoorbeeld voor eigen rekening. Als de medewerker per fietst reist, krijgt hij alle kilometers vergoed. Dit is bijvoorbeeld ook een manier om medewerkers meer te laten bewegen.
Onderdelen van een thuiswerkvergoeding
Een thuiswerkvergoeding kan uit verschillende onderdelen bestaan:
Fysieke thuiswerkplek
Voor het inrichten van de fysieke thuiswerkplek zijn vaak eenmalige kosten nodig voor bijvoorbeeld een bureau, ergonomische bureaustoel of hulpmiddelen zoals een noise-cancelling koptelefoon. Een vraagpunt is dan of de werkgever zo’n vergoeding in geld of als goederen ter beschikking stelt. De werkgever kan arbovoorzieningen zoals bureau, bureaustoel en laptopstandaard onbelast verstrekken als ze voortkomen uit het arbobeleid.
Bijkomende kosten
Bij thuiswerken maakt de medewerker ook kosten voor onder andere koffie, elektra, verwarming en internet/netwerk. De werkgever kan deze per thuiswerkdag vergoeden via een vast dagbedrag en ze periodiek, vaak maandelijks, aan de medewerker uitkeren.
Mentale fitheid bevorderen
Als laatste kan de werkgever ook kostenvergoedingen overwegen voor de mentale fitheid van medewerkers op de thuiswerkplek. Het gaat dan bijvoorbeeld om het verstrekken van pauzesoftware, trainingen voor efficiënt plannen of het coachen van medewerkers bij het vinden van de juiste werk-privébalans.
Onbelaste thuiswerkvergoeding
Volgens De Keizer is het belangrijk bij de vergoedingen dat de werkgever de reiskostenvergoeding onbelast kan uitkeren, terwijl hij de thuiswerkvergoeding alleen belast mag geven. Werkgeversverenigingen zoals AWVN willen dat de thuiswerkvergoeding ook onbelast wordt.
Internetvergoeding
De Keizer legt uit dat werkgevers eventueel handig gebruik kunnen maken van een internetvergoeding. Is een internetverbinding noodzakelijk voor het thuiswerken, dan mag de werkgever de kosten ervan onbelast vergoeden. Dat geldt ook als een medewerker daar privévoordeel van heeft. Werkgevers kunnen de internetvergoeding dan ook gebruiken als optie om medewerkers een onbelaste thuiswerkvergoeding te verstrekken. Het is daarnaast mogelijk om de thuiswerkvergoeding op te nemen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De vergoeding is dan ook onbelast. Het totale bedrag in die vrije ruimte moet wel onder de 1,2 procent blijven van de loonsom van alle medewerkers samen.
Een ‘werkbudget’
Momenteel overweegt een aantal organisaties het invoeren van een werkbudget. Dat is één budget dat elke medewerker naar eigen inzicht mag inzetten voor het zo goed mogelijk doen van zijn werk. De medewerker kan dit budget uitgeven aan reizen, thuis of elders werken en/of aan fysiek en mentaal fit blijven (vitaliteit). Het maakt het mogelijk om medewerkers eigen regie en verantwoordelijkheid te geven.
Vaste en variabele reiskostenvergoeding
Rond de 80 procent van werkgevers past momenteel nog een forfaitaire reiskostenvergoeding toe. Dit is vanaf 1 februari 2021 niet altijd meer mogelijk. Werkgever mogen dan vaak alleen nog daadwerkelijk gemaakte reizen onbelast vergoeden.
Vast reispatroon
De vaste reiskostenvergoeding blijft nog wel onbelast als medewerkers structureel reizen in een vast reispatroon (jaarlijks 36 weken of 128 dagen, zie pagina 265 van het Handboek Loonheffingen). Dat is voor veel medewerkers en bedrijven geen optie meer, omdat één of meer dagen thuiswerken een vast onderdeel van de bedrijfsvoering is geworden.
Iedere reis declareren
Hierdoor passen veel werkgevers dan ook hun mobiliteitsbeleid aan, waarbij ze versneld overstappen op een flexibele reiskostenvergoeding op basis van gemaakte reizen. De medewerker ontvangt dan geen vast (forfaitair) bedrag meer per maand, maar declareert iedere reis.
Bron: Facto