Procesinnovatie als gezamenlijk project

Sabine Gerrits is hoofd HR Services van het Rijnstate ziekenhuis. Vanuit haar rol is ze continu bezig met HR procesoptimalisatie. De AFAS-consultants van IJK ondersteunen daarbij.

Rijnstate is een waardegedreven, topklinisch ziekenhuis met een brede missie: het bieden van specialistische zorg en brede basiszorg voor bijna een half miljoen mensen in de regio Arnhem, Rheden, de Liemers en Overbetuwe. Rijnstate wil vooroplopen met het nog patiëntgerichter, beter en efficiënter maken van de zorg. Locaties worden heringericht, het aantal bedden daalt. En tegelijkertijd blijven ze investeren in kwaliteit en vernieuwing. Ze bouwen hier aan een ziekenhuis van de toekomst. Ook de HR-afdeling stond de afgelopen jaren in de steigers. Na een aantal reorganisaties staat er nu een toekomstbestendige HR-afdeling die onder meer inzet op procesinnovatie en digitalisering om het ziekenhuis verder te brengen.

Lean-HRM

Dat procesinnovatie een centraal thema is binnen het Gelderlandse ziekenhuis, blijkt wel uit de vier LEAN-specialisten die afdelingsoverstijgend te werk gaan. Ook de afdeling HR werkt veelvuldig met ze samen om te komen tot betere HR-processen. Dit doen ze vanuit een centrale visie op digitalisering, zoals die door de Raad van Bestuur is neergelegd. Een voorbeeld is de externe inhuur. “HR had hier geen zicht meer op en ging met de LEAN-specialisten aan de slag. Ze begonnen met een ‘Brown Paper’ sessie om te analyseren hoe het proces loopt. Door samenwerking tussen HR, inkoop, financiën en inhurende afdelingen richtten ze een nieuw proces in.

Nu verloopt niet alleen de facturatie snel, makkelijk en correct, maar is er ook beter inzicht”, aldus Sabine Gerrits. Dit sluit aan bij de visie van HR, waar ze continu bezig zijn om processen sneller en transparanter te maken. “Zeker bij de basisprocessen willen we korte doorlooptijden, waardevolle managementinformatie en zo min mogelijk menselijke handelingen. Directie en management krijgen nu real-time informatie als het gaat om FTE, financiën, verzuim en bezetting.” Om dit verder door te ontwikkelen hebben ze inmiddels een specialist op het gebied van HR-analytics in het team.

Virtueel ziekenhuis van de toekomst

Samen met Philips bouwt Rijnstate aan de kliniek van de toekomst waarin niet het aantal bedden telt, maar de beste zorg voor de patiënt op de juiste plek. Programma’s als Rijnstate@home en de digitale strategie helpen Rijnstate daarbij om goed te blijven aansluiten op de behoefte van de patiënt en cliënt. Dit vraagt iets van de medewerkers en vanzelfsprekend is HR hier nauw bij betrokken. Met een team van 60 HR-collega’s stellen ze alles in het werk om de 5500 medewerkers en vrijwillige Rijnstatemedewerkers maximaal te ontzorgen. “Waarde toevoegen door onzichtbaar te zijn als het kan, maar zichtbaar te zijn als het moet.”

Grip op digitalisering

Volgens Sabine sluit HR aan op de zorginnovatie in de organisatie. Het project ‘De verpleegkundige van morgen’ noemt ze als voorbeeld. “Als patiënten meer zorg thuis krijgen, dan zijn onze mensen minder op locatie en moeten wij dus sneller digitaliseren. Medewerkers werken locatie-onafhankelijk en moeten in staat zijn om met nieuwe technieken om te gaan.” HR zit aan tafel om te zorgen dat medewerkers de juiste ontwikkeling doormaken. “En ja, ook hier houden we grip op digitalisering. We weten
via MIJNontwikkeling in AFAS precies hoe medewerkers en een afdeling ervoor staan en waar eventueel problemen kunnen ontstaan.”

Procesoptimalisatie als de heilige graal

Zelden ontmoet je een HRM’er als Sabine die zo enthousiast vertelt over HR-procesoptimalisatie. Het lijkt bijna de heilige graal in haar werk. “Procesoptimalisatie is bij ons geen project, het is een onderdeel van onze manier van werken. Zo werken we op verschillende afdelingen met verbeter-/werkvoorraadborden waarop staat waar we nu mee bezig zijn, de voortgang en wat er allemaal nog aankomt. Met het MT HR zijn we sinds kort gestart met een glassroom/obeya. Dit is een vast moment in de twee weken waarop we aan de hand van vier kwaliteitsindicatoren en een projectenlijst de voortgang bespreken. Zo houden we elkaar op de hoogte en sparren we met elkaar.”

Van papier naar digitaal

HR-procesoptimalisatie levert Rijnstate veel op. Zo kennen ze nu de reële HR-cijfers, is er altijd sprake van een correcte verwerking van salaris- en personeelsgegevens, hebben medewerkers inzicht in hun personeelsdossier, vinden declaraties digitaal plaats op één plek, werkt alles via ‘single-sign-on’ (één login verschaft toegang tot meerdere applicaties in het netwerk red.) en zijn aan het einde van het jaar ook de mutaties volledig gedigitaliseerd. “Dit is een flinke klus, omdat we een hele grote organisatie zijn met veel uitzonderingen. Mutaties gebeurden nog op papier, maar daar wilden we echt vanaf. Het lijkt erop dat dat gaat lukken”, aldus Sabine.

Processen blijven verbeteren

Om te achterhalen of de afdeling HR de juiste dingen doet, hebben ze een intern klantenpanel van managers in het ziekenhuis. Hier bespreken ze ontwikkelingen en ambities mee. Ook evalueren ze met deze managers de huidige activiteiten. Om te zorgen dat de HR-afdeling genoeg prikkels van buitenaf krijgt, zit Sabine in het ‘HR in control’ netwerk van STZ-ziekenhuizen (vereniging van topklinische ziekenhuizen die samen werken aan betere patiëntenzorg red.). “Daar delen we veel informatie met elkaar. Dit zijn vaak hele praktische zaken, waarmee we elkaar verder helpen om processen te verbeteren.”

Ondanks dat Rijnstate al ver is met HR-procesoptimalisatie, zijn er nog veel ambities volgens Sabine. “Volledig papierloos, meer digitale ondersteuning bij onboarding en instroom, digitale gesprekkencylus, preventie bij verzuim en heel veel meer inzicht via HR-analytics. Uitstroom is ook zo’n thema. Want krapte op de arbeidsmarkt raakt ons ook. Het is goed om meer grip te krijgen uitstroom. En hoe anders dan met het digitaliseren van processen?”

HRM Barometer 2019 – 2020: het kruispunt van HRM

Dit interview is gepubliceerd in de HRM Barometer 2019 – 2020. Benieuwd naar het boek met meer dan 100 pagina’s over de staat van HRM in de overheid, het onderwijs, zorg & welzijn en cultuur? Vraag de HRM Barometer nu kosteloos aan.