Plaatsonafhankelijk werken: zo blijf je als collega’s verbonden met elkaar

Van offline naar online

Zo’n 20 jaar geleden was je zodra je een stap buiten de deur van je werkplek zette niet meer aan het werk. Had je een afspraak buiten de deur, dan was je pas de volgende werkdag weer bereikbaar. Ik kan me herinneren dat mijn ouders soms gebeld werden op de huistelefoon door een collega of wel eens een vergadering hadden buiten werktijd, maar dat was bij hoge uitzondering. Toen mijn vader een mobiele telefoon kreeg begon er echt een ander tijdperk bij ons thuis. Hij was veel onderweg en ineens altijd bereikbaar. Wij konden vragen hoe laat hij thuis was, hij belde even als er een file stond. Met de inrichting van zijn kantoor aan huis was hij een stap dichterbij het niet vastzitten aan werken op kantoor en digitaal overleggen.

Digitale tools

Voor mijn werk heb ik eigenlijk alleen een laptop nodig. Openslaan en meteen aan de slag. Geen gedoe meer met een vaste werkplek, inloggen en autoriseren. Maar direct toegang tot het netwerk, met al mijn bestanden. Alles staat online en is met een paar klikken bereikbaar. Zo ook vergaderen, want sinds de introductie van diverse digitale tools kan dit voortaan online. Via de telefoon, chat of video. En daarbij maakt het niet meer uit of je aan de andere kant van Nederland, de wereld of wat verderop in de gang zit.

Maakt het echt geen verschil?

Dat is niet helemaal waar; het maakt wel degelijk verschil of je online of offline overlegt. Face-to-face communicatie kent namelijk vele voordelen ten opzichte van digitale communicatie volgens Arvey (2019). Je kunt de non-verbale signalen oppakken, leert elkaar kennen en bent eerder bereid om iets voor elkaar te doen. Daarnaast bevredigt het gewoonweg onze basisbehoefte aan menselijk contact. Ook een leuk weetje; er wordt over het algemeen in een echt gesprek meer humor gebruikt en dat maakt werken een stuk gezelliger. Daarnaast is live communicatie gezond, want het zorgt voor een gezonde hersenactiviteit en een toename van hormonen die bijdragen aan het verminderen van stress, argwaan en pijn (Pinker, 2015). En dat is wel zo lekker om niet al te veel te hebben als je aan het werk bent. Aan de andere kant, een meeting begint vaak met een rondje bijpraten over koetjes en kalfjes of een grap die wat uit de hand loopt. Dit is echt menselijk contact, maar niet altijd de meest efficiënte manier van samenwerken.

Persoonlijke verbinding

Ik ben een voorstander van thuiswerken en even niet op kantoor zijn. Maar na zo’n dagje aan een ergonomisch niet zo verantwoord bureau met stoel, verlang ik terug naar mijn echte werkplek. Niet alleen omdat sommige opdrachten veel beter uit te werken zijn met twee schermen en een fatsoenlijk bureau, maar juist om collega’s om me heen te hebben. Die ik overigens op een thuiswerkdag ook spreek, maar dan via de computer. Op kantoor zoek ik ze op om ideeën die ik de vorige dag in alle rust heb kunnen bedenken te toetsen, erover te sparren, inspiratie op te doen bij de ander of iemand in de ogen te kijken als we praten.

Op die manier blijf ik verbinding houden met mijn werk en mijn collega’s. Deze afwisseling tussen digitaal en face-to-face contact werkt voor mij dan ook perfect. Welk communicatiemiddel ik kies hangt af van het doel van het gesprek en onze agenda’s. Soms gaat het gewoon niet anders of loopt het zo. Maar als ik mag kiezen is het efficiency first en persoonlijke contact daar net zo dicht naast.