Oplossingen voor het personeelstekort: 3 strategieën

De eerste keuze van een werkgever bij een aanhoudend personeelstekort is vaak het doen van extra wervingsinspanningen of het langer zoeken naar personeel. Daarnaast worden er aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden geboden om medewerkers aan te trekken zoals een goed salaris, contract of flexibel rooster. Lukt dat niet dan moet een werkgever meestal meer structurele investeringen doen. Dit artikel delen we op basis van een rapport van UWV oplossingen om te personeelstekort tegen te gaan, verdeeld in drie strategieën:

• Talent vinden
• Werk anders organiseren
• Medewerkers binden en boeien

Talent vinden

Er zijn vele creatieve mogelijkheden om talent intern of extern te vinden. Denk aan het ontdekken van verborgen talent in de organisatie, de inzet van mensen met een arbeidshandicap of het werven van medewerkers uit andere branches.

1. Werkzoekenden aantrekken en opleiden

Een bron van talent kunnen werkloze werknemers uit een ander vakgebied zijn of herintreders. Daarbij is het goed als werkgevers duidelijk laten zien wat het werk inhoudt. Dat kan bijvoorbeeld via banenmarkten, speeddates en bedrijfsbezoeken voor werkzoekenden van UWV en gemeenten. Ook proefplaatsingen zijn een optie. Vaak kunnen werkzoekenden een eerste periode scholing volgen met behoud van uitkering.

2. Eigen medewerkers scholen

Er kan ook ‘verborgen talent’ rondlopen tussen de eigen medewerkers. Daarom kan het zin hebben om medewerkers om-, op- of bij te scholen voor werk als oplossing voor het personeelstekort. Dat hoeft niet alleen vaste krachten te betreffen, maar kan zich ook richten op tijdelijke medewerkers en uitzendkrachten. Een complete opleiding is niet altijd nodig. Soms is het halen van een extra certificaat al een oplossing.

3. Breder naar talent kijken

De traditionele werving en selectie richt zich vaak op diploma’s en werkervaring. Op een steeds krappere arbeidsmarkt kan het verstandiger zijn om breder te kijken naar talent. Kandidaten hoeven dan niet aan een lijstje vacature-eisen te voldoen, maar kunnen het werk deels leren als ze in dienst komen. Er zijn al werkgevers die alleen nog werven op karakter en competenties. Dat verloopt dan bijvoorbeeld via assessments, presentaties en gesprekken. Bepaalde bedrijven werven zelfs zonder vacatures en gaan helemaal uit van iemands talenten, ambitie en ontwikkeling. ‘Open hiring’ gaat nog een stap verder. Komt een vacature open te staan, dan is de eerstvolgende op de lijst aan de beurt. Iedereen met interesse kan dus in principe meteen aan het werk.

4. Personeel uit andere branches werven

Medewerkers uit andere sectoren kunnen een interessante doelgroep vormen. Zij hebben vaak vaardigheden en ervaring die, eventueel na omscholing van de kandidaat, erg nuttig kan zijn. Werkgevers kunnen zich bij het vinden en inzetten van deze medewerkers laten ondersteunen door regionale mobiliteitsteams (RMT’s).

5. Interesseren van jongeren

Een goede wervingsstrategie is om jongeren enthousiast te maken voor werk waar veel vraag naar bestaat. Gastlessen, ‘real life’-opdrachten, open dagen of excursies zijn daarvoor meer geschikt dan schriftelijke voorlichting. Een werkgever kan een belangrijke rol spelen tijdens de opleiding. Het leren van een vak vraagt namelijk om voldoende, goede stageplekken.

6. Mensen met een arbeidsbeperking inzetten

Een andere oplossing is het inzetten van mensen met een lichamelijke, een psychische of verstandelijke beperking. Een eerste optie is dat een werkgever mensen met een arbeidsbeperking direct in dienst neemt, eventueel na scholing en/of extra begeleiding. Hierbij kan de werkgever een beroep doen op de verschillende subsidies en regelingen die voor deze mensen bestaan. Daarnaast kan detachering een mogelijkheid zijn. Dan gaat de kandidaat werken bij een werkgever, maar regelt een sociaal werkbedrijf, re-integratiebedrijf of intermediair de begeleiding en personele bezetting. Detachering vormt dan een opstap naar een reguliere baan. Ten derde kunnen mensen met een arbeidsbeperking werkzaamheden overnemen van medewerkers in tekortberoepen. Werkgevers kunnen met een gratis bedrijfsadvies inclusieve arbeidsmarkt in beeld brengen welke werkzaamheden kunnen worden weggehaald bij vakmensen. Deze kunnen dan worden gebundeld in een nieuw takenpakket (‘jobcarving’).

7. Ervaring gepensioneerden gebruiken

Gepensioneerden hebben veel kennis en ervaring en zijn vaak nog behoorlijk vitaal. Werkgevers kunnen gepensioneerden die nog willen werken, inzetten als vervangers van zieke medewerkers of bij grote drukte. Ze kunnen ook werk doen dat gericht is op coaching en kennisoverdracht.

8. In andere regio’s of landen zoeken

Het kan uitkomst bieden om in andere regio’s of zelfs in andere landen naar personeel te zoeken. Met de opkomst van thuiswerken is het voor medewerkers aantrekkelijker geworden om voor werkgevers buiten hun eigen regio te werken. Ondanks dat de hele Europese arbeidsmarkt personeelstekorten kent, liggen er kansen om personeel uit het buitenland aan te trekken. Inwoners van de Europese Unie (EU), de Europese Economische ruimte (EER) en Zwitserland mogen zonder tewerkstellingsvergunning in Nederland aan de slag. Werkgevers kunnen via UWV terecht bij het netwerk EURES voor het werven van medewerkers uit andere Europese landen.

9. Werken met statushouders

Vluchtelingen met een verblijfsstatus, oftewel statushouders, mogen in Nederland werken. Het gaat vaak om mensen met een goede opleiding en/of ervaring, zoals technici of zorgmedewerkers. Ze kunnen echter vaak moeilijk werk vinden, bijvoorbeeld omdat ze de Nederlandse taal te weinig beheersen of omdat hun diploma niet wordt erkend. Er bestaan opleidingsprogramma’s waarbij statushouders na afronding meer kans op werk hebben. Werkgevers kunnen via het COA, gemeenten, WerkgeversServicepunten, Vluchtelingenwerk of andere maatschappelijke organisaties contact leggen met statushouders.

Werk anders organiseren

Het schuiven van taken, beperken van administratieve belasting of inzet van technologie kan zorgen dat werk misschien toch kan worden gedaan. Ook aanpassing van het aantal arbeidsuren of arbeidscontracten kan een oplossing zijn. Zo zijn er nog meer mogelijkheden om door het slimmer organiseren van werk personeelstekorten op te lossen.

1. Administratieve belasting verminderen

Medewerkers besteden soms (te) veel tijd aan administratieve verplichtingen. Dat leidt tot oplopende werkdruk, te weinig tijd voor kerntaken en meer kans op ziekteverzuim of vertrekkende medewerkers. Werkgevers doen er daarom goed aan om de administratielast te beperken. Hierbij kunnen ze hun medewerkers vragen naar administratieve knelpunten en hoe die op te vangen.

2. Ruimte voor extra uren werk

Als huidige medewerkers meer uren willen werken dan kan dat personeelstekorten ook (deels) opvangen. Dat kan soms simpel door ze een ruimer contract aan te bieden. Belangrijk is dat duidelijk is hoeveel extra inkomsten er tegenover staan en wat de gevolgen zijn voor een eventueel rooster. Daarnaast doen werkgevers er goed aan contractuitbreiding op de agenda te zetten om met medewerkers te bespreken. Ze zien dat nu vaak over het hoofd of denken dat medewerkers het toch niet willen.

3. Verder kijken dan fulltime contracten

Een deel van de medewerkers zal eerder solliciteren als ze niet fulltime hoeven te werken. Het gaat dan bijvoorbeeld om ouders die kinderen moeten opvoeden, mantelzorgers of zzp’ers die naast hun onderneming in loondienst willen werken. Met kleinere contracten kunnen werkgevers dus ook nieuwe medewerkers vinden.

4. Taken en functies anders bekijken

‘Jobcarving’ (zie 6) is een oplossing om medewerkers met een ‘tekortberoep’ minder te belasten. Andere medewerkers nemen dan eenvoudige taken over waarvoor ze niet (volledig) gediplomeerd hoeven te zijn. Zo kunnen de specialisten zich helemaal richten op hun kerntaken.

5. Koppelen van ervaren en onervaren medewerkers

Samenwerking van ervaren en onervaren medewerkers kan veel voordelen hebben. Jonge medewerkers of zij-instromers kunnen zo het vak leren. Ervaren collega’s kunnen zich in de rol van ‘meester’ verder ontwikkelen. Bovendien kunnen jonge collega’s het fysiek zwaardere werk doen, waardoor oudere ervaren medewerkers hun werk langer kunnen blijven doen.

6. Technologie toepassen

Technologie is een veelgenoemde oplossing voor het personeelstekort. Denk aan robots in het productiewerk. Robotisering is voor veel organisaties nog een te grote investering. Er zijn echter ook andere simpeler in te voeren technologische verbeteringen. Zo heeft door domotica in de zorg het zorgpersoneel vaak meer rust en tijd voor de patiënten. Hierbij waarschuwen sensoren, apps en detectiesystemen als er wat aan de hand is. Daarnaast kan technologie taken versimpelen. Denk aan een gebruiksvriendelijke webapplicatie waarmee medewerkers op mbo-niveau 1 en 2 lasrobots kunnen programmeren. Tot slot kan technologie ook medewerkers met een arbeidshandicap helpen.

7. Samenwerking tussen werkgevers

De aanhoudende arbeidsmarktkrapte leidt vaak tot een concurrentiestrijd tussen werkgevers om talent. Terwijl samenwerking bij een gelijke personeelsbehoefte een betere oplossing kan zijn. Intercollegiale in- en uitleen kan een oplossing zijn bij het opvangen van pieken in het werk.

Medewerkers binden en boeien

Naast het aantrekken is ook het behouden van talent belangrijk. Een werkgever doet er daarom goed aan aantrekkelijk te zijn voor zijn medewerkers en te investeren in wat voor hen belangrijk is.

1. Scholing, uitdaging en ontwikkeling

Personeel kan zich met scholing verder ontwikkelen. Hierdoor zijn medewerkers beter inzetbaar in de organisatie en het verbetert hun loopbaanmogelijkheden. Werkgevers kunnen met scholing ook hun waardering voor medewerkers tonen. Scholing van competenties, die niet direct in het belang van de organisatie zijn, maar wel de arbeidsmarktpositie van medewerkers verbeteren, kan een manier zijn om ze te ‘binden’. Ook kunnen doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie belangrijk zijn voor medewerkers. Ben als werkgever duidelijk richting medewerkers over de eventuele loopbaankansen.

2. Bevorderen van vitaliteit

Aandacht voor de gezondheid van medewerkers draagt bij aan hun duurzame inzetbaarheid en het terugdringen van ziekteverzuim. Preventie is daarbij het meest effectief. Denk aan het bevorderen van sporten, stoppen met roken of goed omgaan met stress. Voor bepaalde medewerkers kan een dag minder werken een oplossing zijn. Een aanrader is ook een regelmatige loopbaancheck waarin de medewerkers en werkgever samen kijken naar de belasting door het werk.

3. Verminderen fysieke belasting en werkdruk

Werkgevers kunnen de fysieke belasting van medewerkers beperken met:

• afwisseling van taken of taakroulatie;
• afwisselen staan en zitten;
• minder nacht- of weekenddiensten of kortere werkweken;
• langere pauzes of anders aangepaste werktijden;
• fitnessfaciliteiten en fysiotherapie op het werk.

Voor het aanpakken van te hoge werkdruk is het nodig om oorzaken te bepalen op gebieden zoals:

• de hoeveelheid werk en werktempo;
• contact met leidinggevenden, collega’s en externen;
• werk-privébalans inclusief de bereikbaarheid buiten het werk;
• werk- en rusttijden;
• emotioneel belastend werk.

Bij het beperken van werkdruk is het belangrijk dat die in de organisatie bespreekbaar is en dat de werkgever medewerkers betrekt bij het nadenken over oplossingen. Steun van leidinggevenden en ruimte voor eigen beslissingen bij het uitvoeren van werkzaamheden zijn daarbij belangrijke randvoorwaarden.

4. Roosters en werktijden

Een goede werk-privébalans verschilt per medewerker en per levensfase. Voor veel mensen is het prettig als ze werktijden kunnen aanpassen aan hun veranderende behoeften. Voorbeelden zijn geleidelijk minder gaan werken richting het pensioen of een vaste vrije dag bij onregelmatig werk. Het kan ook de ruimte zijn om net even eerder naar huis te gaan om kinderen op te kunnen halen.

5. Betere arbeidsvoorwaarden

Talent kan worden behouden met een hoger salaris, maar ook op andere manieren. Voorbeelden zijn het sneller geven van een vast contract, zekerheid over het aantal arbeidsuren, een goed pensioen, een overwerktoeslag of flexibele werktijden die aansluiten op iemands privésituatie. Ook extra secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een 13e maand, auto of fiets van de zaak, verzekeringen, bonussen of winstuitkering zijn een optie.

6. Faciliteiten

Werkgevers kunnen medewerkers binden met de juiste ondersteuning en voorzieningen. Denk aan het voor medewerkers gemakkelijker of goedkoper maken om op hun werklocatie te komen. Dat kan medewerkers ertoe verleiden om eerder werk op een grotere afstand te accepteren. Voorbeelden zijn een goede reis- en verblijfskostenvergoeding, vrije parkeergelegenheid bij het werk, vestiging in de buurt van een station of pendeldiensten naar moeilijker te bereiken werklocaties. Ook het faciliteren van een goede thuiswerkplek maakt een werkgever meer aantrekkelijk. Voor het verhuizen is hulp bij het vinden van woonruimte vaak welkom.

7. Sterk werkgeversmerk

Een sterk ‘werkgeversmerk’ (‘employer brand’) helpt bij het vinden en aantrekken van nieuwe medewerkers en bij het behouden van huidige medewerkers. Dat merk moet wel aansluiten op hoe medewerkers het zelf ervaren. De werkgever moet dus goed nagaan wat zij belangrijk vinden en waarderen in de organisatie. Ook is het raadzaam te onderzoeken of een werkgever zich met zijn centrale waarden onderscheidt van concurrenten. Voor het uitdragen van zijn werkgeversmerk kan een werkgever verschillende (online) communicatiemiddelen gebruiken: bijvoorbeeld een ‘werken bij’-pagina op de eigen website of op sociale media. Daarnaast kunnen de huidige medewerkers fungeren als ambassadeurs.

8. Goede werksfeer en cultuur

Ook met een prettige cultuur, uitstralen van vertrouwen in medewerkers en autonomie kan een werkgever medewerkers aan zich binden. Mensen in een organisatie bepalen samen wat een goede werksfeer is. Het gaat dan om zaken zoals hoe met elkaar om te gaan, wat belangrijk is om samen te doen en wanneer medewerkers zich op hun gemak voelen. Ondersteuning door leidinggevenden en het geven van het goede voorbeeld helpen hierbij. Daarnaast is het van belang dat nieuwe medewerkers zich met een goede ‘onboarding’ zo snel mogelijk thuis voelen. Hierbij draait het niet alleen om de inhoud van het werk, maar ook om de sociale kant.

Rol medewerkers en ondersteuning

De oplossingen voor het opvangen van het personeelstekort vraagt vaak veel van medewerkers. Daarom is hun betrokkenheid en kijk op de zaak essentieel. Daarnaast is het voor kleinere organisaties vaak lastig om zelf oplossingen uit te voeren. Brancheorganisaties en opleidingsfondsen kunnen hierbij adviseren. Ook hebben deze nog wel eens subsidiemogelijkheden. UWV en gemeenten bieden ook ondersteuning en subsidieregelingen.