Verwelkom en behoud je medewerkers met goede onboarding
Op de huidige erg krappe arbeidsmarkt is het lastiger dan ooit om talent aan boord te halen en te houden. Onboarding is hiervoor een belangrijk instrument. Wat houdt onboarding van medewerkers in en hoe pas je het toe?
Wat is onboarding?
Onboarding betekent letterlijk ‘aan boord stappen’. Het gaat om het proces waarbij je nieuwe medewerkers kennis laat maken met je organisatie. Een gangbare definitie van onboarding is: ‘Onboarding is iedere nieuwe ervaring van een nieuwe medewerker bij een organisatie die bijdraagt aan zijn succes en die zorgt voor betrokkenheid bij de visie, strategie, doelstellingen en cultuur van de organisatie. Onboarding gaat uit van samenwerking tussen de nieuwkomer, lijnmanagement en recruitment / HRM.’ Dat is dus meer dan medewerkers alleen snel en concreet inwerken in het werk dat ze voor je gaan doen. Het gaat dus om een onboardingsproces van zeker enkele maanden.
Doel van onboarding van nieuwe medewerkers
Het doel van onboarding is een volledige integratie van nieuwe medewerkers in je organisatie, waarvan ze zich onderdeel gaan voelen. Daarbij moeten zij niet alleen wennen aan de organisatie en er effectief gaan functioneren. Onboarding bestaat deels uit praktische zaken die een nieuwe medewerker nodig heeft om zijn (of haar) werk goed te kunnen doen. Het is ook de bedoeling dat ze niet gauw weer vertrekken. Onboarding van medewerkers is een wederzijds proces. Centraal staan niet alleen de behoeften van de organisatie, maar ook die van de nieuwe medewerker. Maar uiteindelijk is het vooral een leerproces dat de medewerker doorloopt om echt deel te worden van de organisatie.
Wat is een succesvolle onboarding?
Een succesvolle onboarding is stevig verankerd in je organisatie. Uitgangspunt is dat iedereen verantwoordelijkheid draagt voor de onboarding. Elke collega heeft een belangrijke rol om de nieuwe medewerker goed welkom te heten. Maak medewerkers hiervan bewust. Benadruk hiernaast dat je ook van de nieuwe medewerker een actieve rol verwacht. Bepaal goed je onboardingsdoelen en -aanpak, inclusief de benodigde informatie en communicatie met de nieuwe werknemers.
Onboarding bestaat deels uit praktische zaken die een nieuwe medewerker nodig heeft om zijn (of haar) werk goed te kunnen doen. Maar uiteindelijk is het vooral een leerproces dat de medewerker doorloopt om echt deel te worden van de organisatie.
Essentieel bij de onboarding van medewerkers
- Algemene achtergrondinformatie over de organisatie: historie, doelstellingen, werk- en openingstijden, informatie over klanten en een organogram;
- Standaarddocumenten: aanmeldformulieren voor interne opleidingen, templates voor sociale-media-berichten, templates voor de huisstijl;
- Contactlijst: namen en functies collega’s inclusief bereikbaarheidsgegevens en waarvoor ze bereikbaar zijn, contactinformatie van locaties;
- Digitaal informatiepakket: verzuimprocedure, pensioenregeling, salarisschalen en functiebeschrijvingen;
- Relevante leerpakketten: e-learnings waarmee medewerkers op een interactieve en laagdrempelige manier trainingen kunnen afronden.
Waarom is onboarden van medewerkers zo belangrijk?
Als nieuwe medewerkers op een goede manier in een organisatie ‘aan boord komen’, bevordert dat hun productiviteit. Doordat ze eerder en beter thuis raken in de organisatie kunnen ze eerder volledig meedraaien. Daarnaast stimuleert het hun betrokkenheid. Als medewerkers zich op hun gemak voelen in een organisatie hebben ze meer werkplezier. Ze verzuimen ook minder vaak, leven de regels en afspraken beter na en blijven langer in dienst. Onboarding helpt zo talent te binden en behouden. Het levert ook ambassadeurs op. Werknemers dragen hun betrokkenheid naar buiten uit. Dat verbetert het (arbeidsmarkt)imago van je organisatie.
Lees meer in de whitepaper ‘Het belang van een goede onboarding’
Pre boarding
Goede onboarding begint bij de werving (preboarding). Dan krijgt de aanstaande collega al een beeld van de organisatie en verwachtingen van de werkgever. Dat leidt tot een meer bewuste keuze van kandidaat en werkgever voor elkaar. Hierdoor zullen beide partijen minder snel uit elkaar gaan. Dit betekent ook weer een besparing op werving en selectie.
Veelgemaakte fouten tijdens onboarding
- Het krijgt geen prioriteit of wordt uitgesteld;
- Een structureel onboarding programma ontbreekt;
- Verwachtingen zijn onduidelijk voor nieuwe medewerker en/of organisatie;
- De nieuwe medewerker krijgt te veel informatie;
- Er is te weinig feedback voor de nieuwe medewerker;
- De organisatie schenkt geen aandacht aan culturele of generatieverschillen;
- Er vindt geen meting van de resultaten plaats.
Onboarding verhoogt ook de kwaliteit en consistentie van je HR-beleid. Iedere nieuwe medewerker doorloopt hetzelfde onboarding proces. Met een onboardingsprogramma zorg je dat iedere nieuwe medewerker hetzelfde onboardingsproces doorloopt bij het ‘aan boord komen’. Bovendien kan je de aanpak van onboarding ook toepassen op werknemers die binnen je organisatie van functie of werkplek veranderen. Ook voor hen kan zo’n overgang namelijk best groot zijn.