Artikel
5 apr '22
5 april '22
7 min

Verwelkom en behoud je medewerkers met goede onboarding

Op de huidige erg krappe arbeidsmarkt is het lastiger dan ooit om talent aan boord te halen en te houden. Onboarding is hiervoor een belangrijk instrument. Wat houdt onboarding van medewerkers in en hoe pas je het toe?

Wat is onboarding?

Onboarding betekent letterlijk ‘aan boord stappen’. Het gaat om het proces waarbij je nieuwe medewerkers kennis laat maken met je organisatie. Een gangbare definitie van onboarding is: ‘Onboarding is iedere nieuwe ervaring van een nieuwe medewerker bij een organisatie die bijdraagt aan zijn succes en die zorgt voor betrokkenheid bij de visie, strategie, doelstellingen en cultuur van de organisatie. Onboarding gaat uit van samenwerking tussen de nieuwkomer, lijnmanagement en recruitment / HRM.’ Dat is dus meer dan medewerkers alleen snel en concreet inwerken in het werk dat ze voor je gaan doen. Het gaat dus om een onboardingsproces van zeker enkele maanden.

Doel van onboarding

Het doel van onboarding is een volledige integratie van nieuwe medewerkers in je organisatie, waarvan ze zich onderdeel gaan voelen. Daarbij moeten zij niet alleen wennen aan de organisatie en er effectief gaan functioneren. Het is ook de bedoeling dat ze niet gauw weer vertrekken. Onboarding van medewerkers is een wederzijds proces. Centraal staan niet alleen de behoeften van de organisatie, maar ook die van de nieuwe medewerker.

Leerproces

Onboarding bestaat deels uit praktische zaken die een nieuwe medewerker nodig heeft om zijn (of haar) werk goed te kunnen doen. Maar uiteindelijk is het vooral een leerproces dat de medewerker doorloopt om echt deel te worden van de organisatie.

Waarom is onboarden van medewerkers zo belangrijk?

Als nieuwe medewerkers op een goede manier in een organisatie ‘aan boord komen’, bevordert dat hun productiviteit. Doordat ze eerder en beter thuis raken in de organisatie kunnen ze eerder volledig meedraaien.

Lees meer in de whitepaper ‘Het belang van een goede onboarding’

Daarnaast stimuleert het hun betrokkenheid. Als medewerkers zich op hun gemak voelen in een organisatie hebben ze meer werkplezier. Ze verzuimen ook minder vaak, leven de regels en afspraken beter na en blijven langer in dienst. Onboarding helpt zo talent te binden en behouden. Het levert ook ambassadeurs op. Werknemers dragen hun betrokkenheid naar buiten uit. Dat verbetert het (arbeidsmarkt)imago van je organisatie.

Goede onboarding begint bij de werving (preboarding). Dan krijgt de aanstaande collega al een beeld van de organisatie en verwachtingen van de werkgever. Dat leidt tot een meer bewuste keuze van kandidaat en werkgever voor elkaar. Hierdoor zullen beide partijen minder snel uit elkaar gaan. Dit betekent ook weer een besparing op werving en selectie.

Onboarding verhoogt ook de kwaliteit en consistentie van je HR-beleid. Iedere nieuwe medewerker doorloopt hetzelfde onboarding proces. Bovendien kan je de aanpak van onboarding ook toepassen op werknemers die binnen je organisatie van functie of werkplek veranderen. Ook voor hen kan zo’n overgang namelijk best groot zijn.

Veelgemaakte fouten bij onboarding

  • Het krijgt geen prioriteit of wordt uitgesteld.
  • Een structureel onboarding programma ontbreekt.
  • Verwachtingen zijn onduidelijk voor nieuwe medewerker en/of organisatie.
  • De nieuwe medewerker krijgt teveel informatie.
  • Er is te weinig feedback voor de nieuwe medewerker.
  • De organisatie schenkt geen aandacht aan culturele of generatieverschillen.
  • Er vindt geen meting van de resultaten plaats.

 

Hoe pak je onboarding van medewerkers aan?

Voor een effectieve aanpak van onboarding van (nieuwe) medewerkers gelden de volgende vijf algemeen gehanteerde ‘C’s’.

1. Compliance

Dit betekent letterlijk ‘naleving’. Een nieuwe medewerker moet weten wat alle belangrijke regels, normen, waarden, principes en procedures in de organisatie zijn. Denk aan regels voor veilig en gezond werken, declareren, ziekmeldingen en omgaan met cyberveiligheid. Andere voorbeelden zijn anti-pestbeleid, tegengaan seksuele intimidatie en beleid voor persoonsgegevens en privacy.

2. Clarification

Het gaat hier om het ‘verhelderen’ van de verwachtingen van je organisatie richting de nieuwe medewerker. Dat betreft onder andere zijn rol en de persoonlijke doelen die hij kan behalen. Het is tweerichtingsverkeer. Benadruk dus ook wat de medewerker van de organisatie kan verwachten, zoals wat de toekomstperspectieven zijn en hoe je hem daarin faciliteert.

3. Cultuur

Deze ‘C’ draait om het doorgeven van de organisatiecultuur. Denk hierbij aan het overbrengen van de historie, missie, visie, waarden en structuur van je organisatie aan de nieuwe medewerker. Hierbij hoort ook het delen van informatie hoe je als collega’s met elkaar omgaat, hoe de lunchpauze eruit ziet en wat bijvoorbeeld bedrijfsuitjes inhouden.

4. Connectie

Een goede connectie (binding) met de collega’s is cruciaal voor een medewerker om onderdeel te worden van de sociale structuur van de organisatie. Het maakt samenwerking eenvoudiger en effectiever. Je kunt de nieuwe collega ondersteunen bij het netwerken in de organisatie door hem of haar een mentor of buddy te geven.

5. Check back

Laat de nieuwe medewerker niet te snel los. Ga eerst na hoe hij (of zij) de onboarding heeft doorlopen en of hij nog wensen heeft. Dat kan bijvoorbeeld met het sturen van een vragenlijst naar de medewerker en een eindgesprek. Regel het snel en goed als de nieuwe werknemer extra informatie of ondersteuning wil. Daarnaast kan je de resultaten van de check back gebruiken voor het verbeteren van je onboardingsproces.

Iedereen is verantwoordelijk

Een succesvolle onboarding is stevig verankerd in je organisatie. Uitgangspunt is dat iedereen verantwoordelijkheid draagt voor de onboarding. Elke collega heeft een belangrijke rol om de nieuwe medewerker goed welkom te heten. Maak medewerkers hiervan bewust. Benadruk hiernaast dat je ook van de nieuwe medewerker een actieve rol verwacht. Bepaal goed je onboardingsdoelen en -aanpak, inclusief de benodigde informatie en communicatie met de nieuwe werknemers.

Hoe stel je een onboardingsprogramma op?

Met een onboardingsprogramma zorg je dat iedere nieuwe medewerker hetzelfde onboardingsproces doorloopt bij het ‘aan boord komen’. Het onboardingsprogramma hangt samen met de organisatiegrootte en -cultuur. Zo’n programma heeft ten eerste een operationele kant. Dat betekent dat de nieuwe medewerkers moeten kunnen beschikken over de juiste materialen en kennis om hun werk goed te kunnen doen. Daarnaast is er een sociaal element. Dit houdt in dat er aandacht is voor de verwelkoming van de nieuwe medewerkers en het opbouwen van waardevolle relaties met collega’s en leidinggevende. Een derde aspect van het onboardingsprogramma is strategie. Daarbij hoort het geven van een goed beeld van de missie en doelen van de organisatie en het informeren van de nieuwe medewerker over de belangrijkste ontwikkelingen.

Wat is een goed onboardingsproces?

De onboarding start bij de werving van nieuwe medewerkers. Het onboardingsproces eindigt als de werknemer zich echt op zijn plek voelt. Dat is meestal na enkele maanden. Het onboardingsproces kan je in de volgende fases opdelen:

Preboarding (sollicitatieperiode)

De werkgever stelt vast welke kennis en vaardigheden de kandidaat moet hebben om een goede match te zijn met de organisatie. Na de sollicitatieprocedure begint de voorbereiding voor de eerste werkdag. De werknemer kan hierbij leren welke regels er op de werkvloer gelden en hoe de organisatie functioneert.

Eerste werkdag

Voor een goede start van de nieuwe medewerker heeft de organisatie alle relevante, praktische zaken voor hem geregeld, zoals de administratie en arbeidsovereenkomst, eigen inloggegevens, computer, werknemerspas en mobiele telefoon.

Sociale introductie

Bij deze fase gaat het om de kennismaking van de nieuwe werknemer met de collega’s en zorgen voor een startklaar inwerktraject.

Inwerkperiode

De werknemer raakt bekend met het inhoudelijke werk en voert zijn taken steeds gemakkelijker uit. Dat loopt door totdat de medewerker volledig zelfstandig kan werken.

Integratie

De nieuwe medewerker kent het werk nu, heeft goede contacten met collega’s en voelt zich op zijn plek in de organisatie. Tegelijk is je organisatie blij met de meerwaarde van de nieuwe collega.

Evaluatie van je onboarding

Om te zorgen dat je onboarding goed blijft functioneren, is het belangrijk om het regelmatig te evalueren. Kijk of je de doelstellingen ermee haalt en waar verbeteringen mogelijk zijn. Betrek hierin ook de feedback van de (nieuwe) medewerkers. Zo kan je je nieuwe medewerkers steeds beter verwelkomen in je organisatie met alle voordelen die daarbij horen.

Essentieel bij de onboarding van medewerkers

  • Algemene achtergrondinformatie over de organisatie: historie, doelstellingen, werk- en openingstijden, informatie over klanten en een organogram;
  • Standaarddocumenten: aanmeldformulieren voor interne opleidingen, templates voor sociale-media-berichten, templates voor de huisstijl;
  • Contactlijst: namen en functies collega’s inclusief bereikbaarheidsgegevens en waarvoor ze bereikbaar zijn, contactinformatie van locaties;
  • Digitaal informatiepakket: verzuimprocedure, pensioenregeling, salarisschalen en functiebeschrijvingen;
  • Relevante leerpakketten: e-learnings waarmee medewerkers op een interactieve en laagdrempelige manier trainingen kunnen afronden.

 

Bron vijf C’s: Preppio