De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling waarmee je als werkgever belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers kunt bieden. Hiermee kun je medewerkers belonen en waarderen op andere manieren dan met salaris. Dat lííkt misschien een technisch onderwerp… Maar door strategische inzet van deze fiscale ruimte kun je concreet de medewerkersbetrokkenheid en -tevredenheid stimuleren. Hoe je dat doet? Je leest het in dit artikel.
In 2025 mag je als werkgever over de eerste 400.000 euro van de loonsom 2 procent besteden. Voor het bedrag boven de 400.000 euro geldt een percentage van 1,18 procent. Dit gaat al snel over tien- of honderdduizenden euro’s per jaar. Goed om te weten: het fiscale voordeel is niet alleen voor de medewerker interessant. Ook voor jou als werkgever geeft het volledig benutten van de ruimte financiële voordelen. De WKR kun je inzetten voor het vergoeden en verstrekken van aanvullende arbeidsvoorwaarden. Bekende vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR die veel voorkomen zijn:
Waardering draagt bij aan een gevoel van verbondenheid met de organisatie en tevredenheid over het werk. Waardering zit in oprechte aandacht, serieus nemen van klachten en bieden van ontwikkelmogelijkheden. Naast het geven van complimenten aan medewerkers en het jaarlijkse kerstpakket, kan de fiscale ruimte nog op verschillende manieren bijdragen aan het vergroten van de tevredenheid van medewerkers. Dat kan door attenties en beloningen persoonlijk te maken. Ook kun je ‘doelen’ kiezen die passen bij de visie en ambitie van de organisatie.
Met een strategische en creatieve inzet van de ruimte in de WKR kun je echt het verschil maken. Door je te onderscheiden van anderen in je sector, draag je niet alleen bij aan de tevredenheid van medewerkers maar ook aan het succes en de continuïteit van de organisatie. Je laat met een persoonlijk extraatje zien dat je oog hebt voor de medewerker binnen je organisatie en oprechte interesse hebt voor de personen op de werkvloer. Zet de WKR dus niet enkel en alleen in voor het gebruikelijke, zoals een kerstpakket, maar maak het verschil met een geschenk op maat.
Wees je ervan bewust dat de WKR strenge grenzen stelt. Overschrijd je bijvoorbeeld de vrije ruimte? Dan moet je een forse eindheffing van 80 procent betalen over het bedrag waarmee je die ruimte te boven gaat. Houd dus goed bij hoeveel van je vrije ruimte al verbruikt is, en voorkom een dure eindheffing.
Daarnaast moet je als werkgever rekening houden met de zogenoemde ‘gebruikelijkheidstoets’. Als je iets belastingvrij wil vergoeden of geven aan je medewerker, dan mag dit niet te veel afwijken van wat in vergelijkbare situaties normaal is. Wijkt het te veel af? Dan kan de Belastingdienst alsnog belasting heffen over het betreffende bedrag. Vergoedingen en verstrekkingen die voor een medewerker onder de 2.400 euro per jaar blijven, merkt de Belastingdienst aan als gebruikelijk. Kom je boven dat bedrag? Dan moet je kijken naar de 30 procent-regel: het bedrag mag niet meer dan 30 procent afwijken van wat er in vergelijkbare situaties gebruikelijk is.
Invulling van de vrije ruimte moet in de meeste gevallen worden vastgesteld in overleg met de medezeggenschapsraad (MR) van de organisatie. Zorg er dus voor dat je draagvlak creëert en op tijd overlegt met de MR, voordat je de plannen daadwerkelijk uitvoert.
Dit artikel is geschreven door Charelle van Tilborg, jurist en HR-specialist bij RAP. RAP is een unieke combinatie van gebruiksvriendelijke software en de expertise van een team HR-specialisten en arbeidsjuristen dat voor jou klaar staat. Met RAP krijg jij snelle én betrouwbare antwoorden op al jouw HR-vragen, specifiek afgestemd op je sector. Wil je meer weten over hoe RAP jou kan helpen in je dagelijkse werk? Bekijk dan onze productpagina.
