Individueel keuzebudget en uitruil onbelaste reiskostenvergoeding

De meeste gemeenten hebben lokaal in de rechtspositieregeling werknemers de mogelijkheid gegeven om het individueel keuzebudget (IKB) in te zetten voor een onbelaste reiskostenvergoeding. Om deze besteding in het IKB mogelijk te maken, moet de medewerker een keuze maken. Het advies is om de medewerker dit aan te laten geven via een keuzeformulier in de salarisadministratie.

Vaste vergoeding

De gemeente mag de medewerker een vaste, onbelaste vergoeding geven als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist. De gemeente kan voor de berekening van de vaste vergoeding de volgende methodiek aanhouden:

U geeft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal €0,19 per kilometer. U wijst de kostenvergoeding voor de gerichte vrijstelling aan als eindheffingsloon.
U gaat uit van 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is onder andere rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof.
De werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek. Hierdoor kan de werknemer die 5 dagen of meer per week werkt tot 2 dagen per week thuiswerken met behoud van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding.
De werknemer geeft voorafgaand aan het jaar van uitruil met een verklaring toestemming dat hij akkoord gaat met de uitruil van reiskosten woon-werkverkeer.

In de volgende situaties moet u het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid/naar rato toepassen:

De werknemer werkt op minder dan 5 dagen per week.
De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
De reisafstand voor de werknemer verandert door bijvoorbeeld een overplaatsing of verhuizing.
De werkgever stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Uitwerking vaste vergoeding in het IKB

De meeste gemeenten berekenen de onbelaste reiskostenvergoeding middels de 214 werkdagen, dus de vaste vergoeding. Er kan achteraf geen vaste vergoeding worden verstrekt.

Bij maandelijkse uitruilreiskosten wordt aan de voorwaarde van een vaste vergoeding voldaan en heeft dit ook de voorkeur. Als de medewerker in december de totale reiskosten van het kalenderjaar wil uitruilen met het IKB zal dit uiterlijk in januari, voor de eerste salarisbetaling, moeten worden aangevraagd. Als de medewerker in november een aanvraag indient voor uitruil van de reiskosten moet dit middels nacalculatie worden berekend. Omdat de medewerker in januari nog niet voldoende saldo in zijn IKB heeft voor de totale uitruil zal deze aanvraag op een andere manier moeten worden vastgelegd.