Veel organisaties zetten een aanbesteding in gang om meer grip te krijgen op externe inhuur. Toch blijkt in de praktijk dat de uitkomst vaak tegenvalt. De vraag blijkt niet scherp genoeg geformuleerd, verwachtingen sluiten niet aan op wat de markt kan bieden of de gekozen constructie past niet bij de manier waarop de organisatie wil samenwerken. Het gevolg: teleurstellende matches, onnodige kosten en een samenwerking die stroef van start gaat.
Toch kan een aanbesteding juist een krachtig moment zijn om richting te geven aan toekomstbestendige inhuur. Door het proces bewust en integraal te benaderen, ontstaat een fundament waarop organisaties jarenlang kunnen bouwen.
Een sterke aanbesteding begint niet bij het bestek, maar bij de vraag achter de vraag. Wat moet externe inhuur bijdragen aan de organisatiedoelen? Welke knelpunten moeten worden opgelost? En welke ambities spelen op de achtergrond mee? Om die behoefte scherp te krijgen, is het essentieel om verschillende interne perspectieven te betrekken. HR, inkoop, financiën, juridische zaken en de inhurende managers zien elk een ander deel van het speelveld. Door die inzichten te combineren ontstaat een compleet beeld van wat er nodig is én waarom.
Organisaties die deze stap zorgvuldig doorlopen, merken dat de uitvraag inhoudelijk sterker wordt en beter aansluit op de praktijk. De aanbesteding wordt geen kopie van een eerder document, maar een strategisch middel om de juiste partner aan te trekken.
Een marktconsultatie is een waardevolle, maar vaak onderschatte stap. Het biedt de kans om ideeën te toetsen, verwachtingen te spiegelen en de uitvraag te verrijken met actuele inzichten uit het veld.
Dat geldt bijvoorbeeld voor thema’s als inclusie en diversiteit. Veel organisaties willen dit meenemen in hun inhuurstrategie, maar zoeken naar een concrete invulling. Door dit onderwerp al in de consultatiefase te bespreken, ontstaat een realistischer beeld van wat mogelijk is en hoe leveranciers hieraan kunnen bijdragen.
Daarnaast helpt een marktconsultatie om scherp te krijgen wat haalbaar is qua tarieven, beschikbaarheid en dienstverlening. Zo voorkom je dat ambities en realiteit te ver uit elkaar liggen; een belangrijke oorzaak van teleurstellende aanbestedingsresultaten.
Een aanbesteding is geen eindstation, maar het begin van een samenwerking. Daarom is het verstandig om vooraf goed na te denken over de inrichting van het inhuurproces.
Belangrijke vragen zijn onder andere:
Door deze antwoorden en keuzes vooraf te maken en helder te beschrijven, ontstaat een proces dat in de praktijk werkbaar is. Leveranciers kunnen daardoor een realistische en passende aanbieding doen, en de organisatie voorkomt verrassingen tijdens de uitvoering.
Een veelvoorkomende valkuil is het stapelen van eisen zonder dat daar een passend budget tegenover staat. Denk aan uitgebreide MSP-dienstverlening voor een tarief dat nauwelijks kostendekkend kan zijn. Wanneer er wél kwaliteit, aanwezigheid op locatie, systeemintegraties en strategisch advies worden verwacht, hoort daar een reële prijs bij.
In de praktijk blijkt goedkoop vaak duurkoop. Een iets hogere investering per plaatsing leidt doorgaans tot betere matches, minder verloop en meer grip op het proces. En dat betaalt zich op termijn ruimschoots terug.
Ook voor thema’s als inclusie en diversiteit geldt dat kwaliteit vraagt om investering. Professionals die extra begeleiding nodig hebben of samenwerking met gespecialiseerde leveranciers brengen kosten met zich mee. Door hier vooraf ruimte voor te maken, ontstaat een uitvraag die zowel realistisch is als maatschappelijk impactvol.
Een aanbesteding is meer dan een juridische verplichting. Het is een strategisch moment waarop keuzes worden gemaakt die de kwaliteit van inhuur voor jaren bepalen. Door scherp te sturen op inhoud, samenwerking, marktkennis en realistische verwachtingen, ontstaat een fundament voor duurzame inhuur.
Wie regie neemt over het volledige proces, van behoeftebepaling tot selectie, vergroot de kans op een samenwerking die écht waarde toevoegt. Zo wordt externe inhuur geen noodgreep, maar een investering in continuïteit en kwaliteit.
Dit artikel is geschreven door Haert, inhuurspecialist voor de (semi) publieke sector.
Wil je zelf aan de slag met aanbestedingen die écht werken, inclusief praktische tips en een helder stappenplan?
Een handzaam boekje dat organisaties helpt om bewuster, consistenter en toekomstbestendiger te sturen op externe inhuur.
