Artikel
5 mrt '21
5 maart '21
7 min

12 tips om hybride werken te organiseren

Bij steeds meer organisaties werken mensen vanwege de coronacrisis enkele dagen per week op kantoor en de rest van hun werktijd ‘ergens anders’. Hierbij past de nieuwe werkvorm ‘hybride werken’. Dat is meer dan alleen thuis of op de werkplek werken. Hybride werken hangt af van wat gedaan moet worden, wanneer en wat mogelijk is. Het wat van het werken bepaalt het waar en niet andersom. Wat komt er allemaal kijken bij hybride werken en hoe kan je dat het beste organiseren?

Bij steeds meer organisaties werken mensen vanwege de coronacrisis enkele dagen per week op kantoor en de rest van hun werktijd ‘ergens anders’. Hierbij past de nieuwe werkvorm ‘hybride werken’. Dat is meer dan alleen thuis of op de werkplek werken. Hybride werken hangt af van wat gedaan moet worden, wanneer en wat mogelijk is. Het wat van het werken bepaalt het waar en niet andersom. Wat komt er allemaal kijken bij hybride werken en hoe kan je dat het beste organiseren?

Hybride werken zal steeds meer gebruikelijk worden. Dat kan ook zeker gevolgen hebben voor het traditionele kantoor. Kantoren zouden vervangen kunnen worden door een soort ‘co-locatieplekken’ waar mensen elkaar ontmoeten voor sociale en creatieve activiteiten. Hybride werken vindt zeker niet per se alleen op kantoor of thuis plaats. Iedere plek die passend of praktisch is, komt in aanmerking.

Hybride kantoor

Een hybride kantoor kan je ook zien als een soort clubhuis. Het is vooral bestemd voor ontmoetingen, onderling en met de zakelijke relaties. Er vindt daarmee ook veel overleg plaats, zowel fysiek als digitaal. Daarom moeten er voldoende plekken zijn waar je ongehinderd kunt overleggen, video vergaderen of werken.

Ander soort management

Bij hybride werken is een heel ander soort management nodig. De manager is traditioneel iemand die de afdeling bijeenhoudt en die de werkstromen beheerst, zodat iedereen zo goed en efficiënt mogelijk kan werken. Ook geeft de manager richting aan hoe een afdeling zich ontwikkelt. Zo staat hij of zij vanzelf in het centrum van een afdeling of team. Dit wordt nog versterkt omdat managers ook een oordeel moeten geven over het functioneren van hun teamleden. Verder heeft de traditionele manager een aantal (macht-)middelen zoals budget wat zijn of haar invloed nog vergroot.

Professionele koppelaar

In een hybride organisatie zijn autonomie en zelforganisatie zeer belangrijk. Iedere professional moet zijn of haar professionele en persoonlijke ontwikkeling in beweging houden. Hierbij hoort intensief netwerken om kennis en ideeën uit te wisselen en ondersteuning te krijgen en te geven. Daarbij past geen ‘stervormig’ georganiseerde afdeling met een manager als middelpunt. Een manager in een hybride organisatie heeft meer de rol van verbinder. Het is dan een ‘professionele koppelaar’, die zijn medewerkers met anderen verbindt met aansluitende kennis, houdingen en ervaringen. Het betreft daarbij mensen die nuttig kunnen zijn voor de persoonlijke en professionele ontwikkeling van de medewerkers. De manager organiseert het eerste contact en doet dan discreet een stap opzij zodat de uitwisseling vrij kan plaatsvinden.

12 tips

Hoe kun je hybride werken nu zo goed mogelijk organiseren? De volgende 12 tips kunnen daarbij helpen:

1. Laat medewerkers onderling bepalen waar en wanneer ze werken

In een hybride organisatie gelden geen vaste werktijden voor iedereen zoals op een traditioneel kantoor. Belangrijk is wel dat de medewerkers en de manager weten wanneer wie werkt. Ook moet duidelijk zijn wanneer wie bereikbaar is voor formeel en informeel overleg. De medewerkers moeten hierbij zo veel mogelijk zelf kiezen waar ze werken. Qua werkplekken zijn er daarbij meer mogelijkheden dan alleen thuis of op kantoor. Als geen ander weten de medewerkers zelf het beste wat wel en niet voor hen werkt.

2. Geef duidelijk je verwachtingen aan

Een hybride manager geeft duidelijk aan welk resultaat hij van iedere medewerker verwacht en wanneer. Daarbij kan je hoogstens tips geven over met wie ze daarvoor kunnen samenwerken. Daarnaast is het belangrijk om tenminste een keer per week een vergadering met het hele team te houden. Stel dan de vooruitgang van de werkzaamheden aan de orde, zodat iedereen goed weet hoe het ervoor staat.

3. Weet als geen ander wat er speelt

Een manager in een hybride organisatie moet vooral weten wat er allemaal aan de hand is. Dat gaat van het vakgebied van de organisatie en andere relevante ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie. Denk daarbij aan wat speelt bij klanten, belanghebbenden en op maatschappelijk gebied. Ook is het belangrijk dat de manager weet wat op de afdeling en bij de professionals gebeurt. Het betreft dan zaken zoals hoe collega’s samenwerken binnen en buiten het eigen team en wat hun aandacht heeft. Ook is relevant wat ze doen om hun vak nog beter uit te oefenen.

4. Zoek steeds naar nieuwe mogelijkheden

Als hybride manager heb je dus een uitgebreide omgevingskennis die je toepast bij het vinden van nieuwe mogelijkheden. Je start daarbij vaak met het doorbreken van de status quo. Daarvoor begin je bij de mensen die te lang hetzelfde ‘kunstje’ verrichten. Vraag bijvoorbeeld of ze al een cursus, congres of opleiding hebben gevolgd het afgelopen jaar. Doorbreek ook vaste gewoontes, grenzen, afgebakende terreinen en de houding dat het ‘al jaren zo gaat’. Zoek daarbij steeds naar alternatieve, nieuwe manieren om het werk zo goed mogelijk te doen.

5. Let op het ‘wij’ en ‘zij’-denken

Misverstanden ontstaan snel als mensen samenwerken zonder elkaar dagelijks fysiek te ontmoeten. Bevorder daarom dat de medewerkers-op-afstand vaak onderling contact hebben en met de medewerkers-bij-elkaar. Dat gaat dan ook over informele zaken, zoals sporten of hobby’s. In hybride organisaties zijn wendbaarheid, leren en voortdurend ontwikkelen erg belangrijk. Een goede uitwisseling van kennis en vaardigheden tussen medewerkers zorgt dat een organisatie kan reageren op alle veranderingen in haar omgeving.

6. Beloon en beoordeel evenwichtig

Hybride werken richt zich meer op de resultaten dan op de inspanningen. Vaste werktijden en roosters behoren daarmee tot het verleden. Centraal staat de output, zoals je die met iedere medewerker hebt afgesproken. Kijk hierbij ook goed naar gelijke promotiekansen en gelijkwaardige secundaire arbeidsvoorwaarden voor mensen die meestal op kantoor of meestal thuiswerken.

7. Communiceer op de juiste wijze

Bij thuiswerken missen medewerkers de non-verbale signalen tijdens fysieke ontmoetingen. Vandaar dat bellen of video vergaderen over het algemeen de voorkeur verdient boven e-mailen, appen of chatten. Niet altijd, want dit is ook afhankelijk van het gespreksonderwerp. Elkaar soms fysiek zien of horen stimuleert echter de binding in een team. Houd er hierbij rekening mee dat er op kantoor ook aparte ruimtes zouden moeten zijn voor video vergaderen.

8. Maak gebruik van de cloud

Geef je medewerkers altijd en overal toegang tot de juiste informatie en documenten. Dat kan met een documentmanagementsysteem in de cloud. Zo kunnen collega’s beter samen aan documenten werken en gemakkelijker informatie delen. Daarnaast kun je kiezen voor werkplekbeheer in de cloud, waarmee medewerkers zelf een werkplek kunnen reserveren.

9. Maak fysieke ontmoetingen mogelijk

Fysieke ontmoetingen zijn cruciaal voor de teamspirit, de motivatie en de eenheid in een team. Hierbij is vaak meer mogelijk dan je denkt. Denk aan het regelen van virtuele lunchafspraken voor teamleden en (nog beter) met collega’s van andere afdelingen. Ook fysieke ontmoetingen in de frisse, ongevaarlijke buitenlucht zijn een optie. Dat kan nu met hoogstens twee mensen op anderhalve meter afstand van elkaar.

10. Let op een goede databeveiliging

Maak een degelijk beleid voor werken op afstand. Hierin kan je organisatie aangeven hoe thuiswerkende medewerkers om moeten gaan met bijvoorbeeld security en informatiebeveiliging. Stel hiervoor een duidelijk protocol vast, zodat medewerkers weten wat je van hen verwacht.

11. Informeer de medewerkers-op-afstand voldoende

Medewerkers die op afstand werken, zijn meestal veel minder bekend met de nieuwste plannen en ontwikkelingen. Ze komen niet in de ‘wandelgangen’, waar het meeste te horen is. Kies om dit te voorkomen wekelijks of maandelijks een vaste dag en tijd, waarin je als manager zo veel mogelijk details over de laatste ontwikkelingen deelt met de op afstand werkende teamleden. Zo weten zij weer meer over de koers, richting en strategie van de organisatie. Dat versterkt het gevoel dat ze ‘erbij horen’.

12. Pas je werving en selectie aan

Deelnemers aan een hybride team moeten zich meer kunnen motiveren dan medewerkers in een traditionele werkomgeving. Bovendien moeten ze een bovengemiddeld verantwoordelijkheidsgevoel hebben en een antenne die gevoelig is voor signalen vanuit hun werk en organisatie. Daarnaast hebben ze een meer dan gemiddeld aanpassingsvermogen nodig. Tot slot is het belangrijk om niet teveel ‘klonen’ in je team te hebben. Kies daarom voor een gevarieerde teamsamenstelling en trek bewust andersdenkenden aan. Dat zorgt dat het team beter kan reageren op onverwachte gebeurtenissen.