Het idee dat de zorgsector kampt met een personeelstekort is onterecht hard op weg een conventionele opvatting te worden. Dat mogen en moeten we niet accepteren. Er is namelijk geen tekort aan zorgpersoneel. Het probleem is dat er omstandigheden worden gecreëerd waarin de beschikbare capaciteit niet optimaal wordt benut. Zorgprofessionals besteden op dit moment te veel tijd aan randzaken en er blijft daardoor te weinig tijd over voor de zorg voor patiënten en cliënten. Terwijl dat juist hetgeen is waarom ze ooit in de zorg zijn gaan werken.
Dit zorgt ervoor dat de uitstroom in de zorg met 13,4%* is toegenomen ten opzichte van afgelopen jaar. 1 op de 4 zorgmedewerkers denkt erover om de organisatie of zelfs de zorg te verlaten. De zorgprofessional wordt overbelast door veel randzaken; de regeldruk neemt toe en de zorgprofessional is een groot deel van zijn tijd kwijt aan administratieve taken.
Uit onderzoek van Stichting IZZ blijkt dat zorgmedewerkers steeds meer tijd en energie besteden aan het naleven van regels en administratieve taken die daaruit voortvloeien. Gemiddeld zo’n 40% van hun werktijd. Dit gaat ten kosten van de zorg voor patiënten en cliënten. Maar dit heeft ook heel veel invloed op de mentale en fysieke gesteldheid van zorgprofessionals. We zagen de afgelopen jaren wederom een stijging van het gebruik van psychische zorg en fysiotherapie onder zorgmedewerkers. Deze stijging duidt op ongezonde werkomstandigheden. En uiteindelijk is het een reden dat een deel van de zorgmedewerkers de sector verlaat. De rek is er al lange tijd uit bij medewerkers.
Zorgorganisaties zijn vaak geneigd om de oplossing te zoeken in het individu. Ze staren zich blind op individuele oplossingen om de weerbaarheid van zorgprofessionals te verhogen. Veel organisaties zijn bezig om er botten bij te plakken, terwijl het skelet scheef staat. Hierdoor wordt het fundament ernstig vervuild. We zien bij zorgorganisaties ook dat HR-afdelingen overlopen met taken en te weinig prioriteit aanbrengen. Stop met het organiseren van tijdrovende vitaliteitsweken, maar pak als HR je rol om de werkomstandigheden gezonder te maken. Dan pas ga je effecten zien in het verzuim en verloop. De vitaliteitsweken zijn ‘nice to have’ maar niet urgent.
“Besef dat HR de smeerolie van je organisatie is”
Wat wel urgent is, is dat HR ook meer focussen in het werk moet aanbrengen. Het is geen uitzondering dat er bij zorgorganisaties zo’n 100 a 150 projecten lopen die met HR, arbo en vitaliteit te maken hebben. Dat zijn er veel te veel. Mijn oproep, alsook die van IZZ, is om te gaan focussen, versimpelen. Ga je beleid opruimen en behoud wat werkt. Ontwikkel niet voor ieder thema een nieuwe methode, maar maak slimme keuzes. Werkte de dialoogmethode bij het thema mantelzorg, waarom dan voor werkdruk weer een andere methode? Gebruik dezelfde methode voor verschillende thema’s. Dat scheelt enorm veel tijd en energie.
Volgens onderzoek van Klotz zijn de hersenen van mensen voorgeprogrammeerd om dingen toe te voegen. Het brein werkt zo dat wanneer een oplossing wordt gezocht, we een voorkeur hebben voor toevoegen. Meer, meer, meer; de mens houdt van overdaad en dat kan ook onze tekorten in de zorg verklaren. Ook in de zorg zijn we geneigd veel toe te voegen; meer regels, ‘heidagen’, e-learnings, nieuwe commissies, extra meetings en administratie. Hierbij vergeten we de kern voor zorgprofessionals: optimale zorg leveren in een plezierige omgeving. Nog meer bureaucratische toevoegingen jaagt mensen de zorg juist uit.
Er zijn – helaas nog veel te weinig – zorgorganisaties die grote stappen hebben gezet in het regelarm werken en een KISS (keep it simple, stupid) methode. Kleine (zelforganiserende) teams, maximaal gefaciliteerd door management, HR, en ondersteunt met moderne ICT-toepassingen. Zo worden administratieve processen beperkt en kan de zorgprofessional zich volledig richten op de zorg van de patiënt / cliënt.
Ik pleit voor een andere inrichting van de zorg en roep de sector op om gezond te begrenzen. Het beleid van zorgorganisaties moet terug naar de basis, zodat de uitstroom van zorgprofessionals wordt tegengegaan en het aantrekkelijker wordt om in de zorg te (gaan) werken. Kijk kritischer naar ineffectieve zorg en laat optimaal leiderschap de werkdruk begrenzen door afscheid te nemen van de regeldruk en administratie. Geef zorgprofessionals meer vertrouwen en autonomie, zodat niet nog meer mensen uitvallen, of de zorg verlaten. Bestuurders fungeren als de grootste schakels in het systeem. Zij zouden meer moed moeten hebben en zich daarbij focussen op het bouwen van een ijzersterk en optimaal fundament van de betreffende zorginstelling, door terug te gaan naar de basis. Laat HR zich uitgenodigd voelen – door het MT – om hierover mee te denken. Zij weten vaak heel goed wat er speelt bij medewerkers. Laat HR dan ook fungeren als de smeerolie van de organisatie.
Deze column is geschreven door Anouk ten Arve, programmamanager Gezond Werken in de zorg bij Stichting IZZ. Lees ook de vorige column van Anouk over de werkdruk op HR-afdelingen in zorgorganisaties.
*Dit blijkt uit het jaarlijks onderzoek Monitor Gezond werken in de zorg door IZZ.