Corona zorgt voor nieuwe HR-prioriteiten

1. Managers begeleiden bij de nieuwe aanpak van het werken

Bij veel organisaties bestond de angst dat werken op afstand zou zorgen voor een afname van de productiviteit. Het tegendeel bleek echter waar. Onderzoek van Robert Walters van mei 2020 liet zien dat er bij 78 procent van de werkgevers sprake was van een gelijke of verhoogde output van hun team. Het is echter volgens het bureau een vergissing om achterover te leunen in de verwachting dat het zo blijft.

Mensen hebben op de lange termijn positieve feedback, meer structuur en een andere managementstijl nodig om hen tevreden en productief te houden. Daarnaast leidt een personeelsbestand op afstand ook tot nieuwe beleidsvragen. Voorbeelden zijn of de organisatie wil vasthouden aan vaste werktijden of zelfs aan een werkdag van 8 uur en hoe de organisatie voortaan omgaat met reisvergoedingen. HR kan op bedrijfsniveau regels en richtlijnen opstellen voor thuiswerken. Ook kan HR het management helpen bij het invoeren van nieuwe evaluatietechnieken. Zo kan de managementstijl van de organisatie aansluiten op de nieuwe manier van werken.

2. Medewerkers verenigen met virtuele platforms en apps

Een valkuil van het lange thuiswerken is bijvoorbeeld clustering van medewerkers. Het bijpraten bij de koffieautomaat hoort niet meer tot de dagelijkse routine. Dat levert het risico op dat medewerkers alleen in contact blijven met de kleine groep collega’s met wie ze nauw samenwerken. Daarnaast kunnen medewerkers er bij onlinevergaderingen toe neigen om snel ter zake te komen. Dat gaat dan ten koste van de small talk.

Met bedrijfscommunicatieplatformen zoals Workplace en Yammer kunnen medewerkers hun successen delen, informeel samenwerken en bijzondere gebeurtenissen samen vieren. Apps voor virtuele herkenning zoals Kudos en iAppreciate zorgen dat medewerkers elkaar erkenning kunnen geven voor prestaties.

3. Kritisch kijken naar de werkverdeling

De coronacrisis heeft wellicht de ene afdeling meer werk gebracht, terwijl andere afdelingen te weinig te doen hebben. Een van de prioriteiten vanwege corona is dan ook dat HR gaat praten met de verschillende afdelingen om een helder beeld te krijgen van de nieuwe situatie. Kijk naar taken die afdelingen tijdelijk kunnen uitbesteden aan andere afdelingen of naar medewerkers die openstaan voor een blijvende overstap naar een andere afdeling.

Het behouden van een medewerker is veel goedkoper dan het aantrekken van een nieuwe kracht. Dat geldt nog steeds als een werkgever tijd en eventueel financiële middelen moet investeren om bestaande medewerkers voor te bereiden op een nieuwe functie. Het is duidelijk dat deze werknemers vertrouwd zijn met de organisatie, waardoor ze veel minder snel zullen vertrekken dan een nieuwe medewerker. Bovendien heb je als bonus dat je medewerkers je ervaren als een fantastische werkgever, die ook in moeilijke tijden zijn uiterste best doet om medewerkers te behouden.

4. Ga paniekbeslissingen van het management tegen

Het senior management staat voor de ongelooflijk moeilijke opgave om de organisatie door de coronacrisis te leiden. HR kan dan een redelijk geluid laten horen als een directie wil overgaan tot al te drastische besluitvorming. Zo zijn ontslagen niet alleen zwaar voor de direct betrokkenen, maar leiden ze ook tot onzekerheid bij alle medewerkers. Denk goed na over het communiceren van maatregelen die negatief uitwerken op het werknemersvertrouwen. Breng in beeld naar welke andere mogelijkheden je organisatie heeft gekeken om de maatregelen te voorkomen en waarom ze voor bepaalde opties heeft gekozen.

In de huidige omstandigheden zullen medewerkers zich snel zorgen maken over hun werkzekerheid. Dit kan veel gevolgen hebben voor hun betrokkenheid en welzijn. De HR-afdeling doet er daarom goed aan hen zoveel mogelijk gerust te stellen via frequente en transparante communicatie.

5. Zorg voor een centrale plek voor alle HR-vragen van medewerkers

Na de bovenstaande prioriteiten is het tot slot belangrijk voor HR om een centraal punt te creëren waar iedere medewerker op ieder moment de meest actuele (corona-gerelateerde) informatie vindt. In deze situatie moet je de regels voor thuiswerken, werken op kantoor, werving en onboarding op afstand, ziekteverzuim, vakanties in het buitenland en zakenreizen voortdurend monitoren en evalueren. Daar komen nog alle hulpprogramma’s van de overheid bij, waarvan je op de hoogte moet blijven, met al het bijbehorende papierwerk. Als HR-afdeling zorg je er met een centrale plek met antwoorden voor dat je geen tijd kwijt bent aan het steeds beantwoorden van dezelfde ad-hoc vragen van medewerkers.