De vakantieaanvragen staan in Excel, contracten in SharePoint en bij ziekte moet je eerst drie collega’s appen om te weten waar het dossier is opgeslagen. Ondertussen vraagt de accountant om een overzicht van openstaande verlofdagen en begint de speurtocht weer van voren af aan.
Veel organisaties werken (onbewust) met een versnipperde personeelsadministratie. Het groeit vaak zo: een mapje hier, een Excel daar, en zo weet niemand meer wat het actuele overzicht is. Die versnippering is niet alleen onhandig, maar ook risicovol. Want hoe weet je zeker dat alle personeelsdossiers compleet, actueel en compliant zijn?
Een verzuim-excel hier, een losse verlofsoftware daar en een apart systeem voor de loonverwerking: veel HR-afdelingen werken met drie of meer tools die niet goed op elkaar aansluiten.
Bij Amrâth Hôtels stond personeelsinformatie verspreid over meerdere systemen. Door alles te centraliseren in Nmbrs besparen ze niet alleen tijd, maar weten ze ook zeker dat de gegevens altijd up-to-date zijn.
“We wilden geen tijd meer kwijt zijn aan zoeken, maar aan samenwerken,” vertelt de HR-manager van Amrâth. “Door de overstap naar één systeem houden we tijd over voor onze medewerkers.”
Het resultaat: meer rust in het team en meer aandacht voor de mensen achter de cijfers.
“Waar vind ik mijn loonstrook?” “Hoeveel vakantiedagen heb ik nog?” Als HR die vragen nog dagelijks krijgt, zit daar verborgen tijdverlies.
Bij Plein.nl koppelden ze Nmbrs aan hun planningssoftware Dyflexis. Medewerkers kunnen zelf verlof aanvragen, hun planning bekijken en loonstroken downloaden via de app. HR hoeft daardoor minder te schakelen en medewerkers voelen meer eigenaarschap.
“Het voordeel van software die naadloos samenwerkt is direct merkbaar: meer efficiëntie en een kleinere foutmarge,” zegt Happiness Manager Sarinah.
En nog handiger is het tegenwoordig met de vernieuwde Knowledge Assistent voor medewerkers. Een slimme AI-assistent die direct antwoord geeft op de meestgestelde vragen van je personeel.
Een notitieboekje hier, een Excel-lijst daar; handig, tot iemand een dag vrij is of uit dienst gaat.
De Dudok Horeca Groep besloot dat anders aan te pakken. Ze digitaliseerden al hun HR-processen en gebruiken nu vijftig HR-workflows in Nmbrs. Nieuwe medewerkers, beoordelingen, verlofaanvragen; alles loopt automatisch.
“We gebruiken geen enkele Excel-sheet meer,” vertelt HR-manager Mandy Both. “Iedereen weet precies wat er moet gebeuren. Dat geeft rust en overzicht.”
Een contract dat ontbreekt, een verlopen certificaat of een vergeten beoordeling. Allemaal signalen dat het overzicht ontbreekt.
Jumbo Kooistra digitaliseerde de personeelsadministratie voor alle filialen. Met één druk op de knop zien ze nu of dossiers compleet zijn en waar iets ontbreekt. Dat maakt controles eenvoudiger en voorkomt fouten in de loonverwerking.
“Het grootste voordeel van werken met Nmbrs is dat het simpel en overzichtelijk is. We hebben alles wat we nu willen,” aldus eigenaar Erik Kooistra.
Een rommelige start van je nieuwe job zegt vaak veel over de administratie erachter.
Bij Quooker verliep de onboarding vroeger stroef omdat HR met meerdere systemen werkte. Sinds alle HR- en salarisgegevens in één systeem staan, start iedere nieuwe medewerker met een compleet dossier.
“Nmbrs doet eigenlijk alles wat we nodig hebben,” vertelt HR-manager Isabel Salomons. “Onze processen zijn gestroomlijnd en medewerkers regelen veel zelf. Dat scheelt enorm veel tijd.”
Een versnipperde personeelsadministratie kost tijd, energie en nauwkeurigheid. Door alles op één plek te beheren, creëer je rust en duidelijkheid, voor zowel HR als medewerkers.
Ontdek hoe compleet jouw personeelsadministratie is en download het Indiensttredingsformulier: de eerste stap naar een compleet personeelsdossier.
