5 tips voor een soepele overdracht bij vertrek collega

Tip 1. Maak een planning

Maak een planning waarin opgenomen wordt hoe en wanneer de overdracht plaatsvindt en door wie. Om als organisatie meer tijd te krijgen, is het raadzaam om een opzegtermijn van twee maanden aan te houden. Dat geeft je, als leidinggevende, wat meer tijd om te zorgen voor een vervanger. Onderschat de tijd die je nodig hebt voor een goede overdracht niet. Veel kennis is niet vastgelegd en het kost veel tijd om dit alsnog te doen.

Tip 2. Deel kennis

Stimuleer de vertrekkende collega om kennis te delen. Bij een collega die uit onvrede vertrekt, lijkt dat lastig. Door respect te tonen, goed te luisteren en de noodzaak van de overdracht aan de medewerker kenbaar te maken, zal hij/zij welwillend meewerken.

Tip 3. Organiseer een ‘versnelde stage’

Hierbij wordt een vertrekkende, ervaren collega gekoppeld aan één of meerdere opvolgers. Door hen (afhankelijk van de beschikbare tijd) enkele dagen of weken met elkaar op te laten trekken, doen de opvolgers nieuwe kennis en ervaringen op en krijgen zij feedback. Leren door zelf te doen in plaats van handleidingen te lezen werkt vaak effectiever.

Tip 4. Organiseer een groepssessie

Is er weinig tijd voor kennisoverdracht? Dan is het organiseren van een groepssessie een goede oplossing. Tijdens de groepssessie kan een vertrekkende collega zijn ervaringen en verhalen delen. Andere collega’s krijgen hierdoor een beeld van hoe diegene denkt, werkt, wie zijn contacten zijn en hoe hij specifieke kennis opdoet. Het delen van deze informatie, versnelt het leerproces van de opvolgers.

Tip 5. Maak het overdrachtsproces onderdeel van je wervingsproces

Nadenken en handelen over kennisborging zodra bekend is dat een medewerker vertrekt? Dan ben je als leidinggevende eigenlijk al te laat. Voornamelijk als de medewerker op staande voet ontslagen wordt. Belangrijk is daarom om borgen van kennis al te laten beginnen bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Het gaat hierbij niet alleen om de kennisoverdracht naar de nieuwe medewerker, maar ook andersom. Kennisdelen werkt in twee richtingen.

Dont’s

Hiervoor zijn een vijftal tips gegeven over hoe je als leidinggevende kennis en ervaringen van een vertrekkende collega kunt borgen. Maar wat moet je vooral niet doen. Hierna enkele dont’s:

• Raak niet in paniek. Begin op tijd met een inventarisatie van de tijd die nodig is voor de overdracht en ga na welke strategie het beste werkt;
• Laat de vertrekkende collega geen uitgebreid overdrachtsdocument maken, maar laat hem kennis en ervaringen delen door één-op-één sessies;
• Behandel de vertrekkende collega niet op een vervelende manier. Een goed contact kan later nog van pas komen.

Bron: MT