Veel organisaties beschikken over uitgebreide verzuimrapportages. Je weet hoe hoog het verzuimpercentage is, hoeveel verzuimmeldingen er zijn geweest en bij welke afdelingen het ziekteverzuim het hoogst is. Toch blijkt het in de praktijk vaak lastig om verzuim structureel terug te dringen. Hoe komt dat?
Het antwoord ligt vaak niet in een gebrek aan cijfers, maar in een gebrek aan inzicht. Verzuimdata bieden waardevolle informatie, maar vertellen niet het hele verhaal. Achter ieder percentage gaat een realiteit schuil van leiderschap, werkcultuur, preventief beleid, werkdruk, duurzame inzetbaarheid en gedrag. Organisaties die alleen naar de cijfers kijken, lopen het risico symptomen te bestrijden terwijl de onderliggende oorzaken van verzuim buiten beeld blijven.
Een verzuimpercentage geeft aan dát er iets speelt binnen de organisatie, maar niet waarom. Hoewel dat voor de hand lijkt te liggen, wordt dit in de praktijk gemakkelijk vergeten.
We zien bijvoorbeeld organisaties met een relatief laag ziekteverzuim die toch kwetsbaar zijn voor toekomstige uitval. Medewerkers melden zich niet ziek, maar blijven doorwerken terwijl de werkdruk structureel hoog is. Het verzuimcijfer kan dan de indruk geven dat de organisatie gezond is, terwijl er wel degelijk risico’s bestaan.
Stel dat het verzuimpercentage in jouw organisatie morgen met één procentpunt stijgt. Welke conclusie trek je dan? Dat de werkdruk te hoog is? Dat leidinggevenden beter moeten sturen? Dat medewerkers meer aandacht nodig hebben? De werkelijkheid is dat je dat op basis van alleen het verzuimpercentage waarschijnlijk niet weet. En juist daar begint het probleem.
Verzuim ontstaat bovendien zelden door één afzonderlijke factor. Arbeidsmarktkrapte, veranderingen binnen de organisatie, hybride samenwerking, personeelstekorten, werkdruk en de rol van leidinggevenden kunnen tegelijkertijd invloed hebben. Daardoor wordt het steeds belangrijker om niet alleen te kijken hoe hoog het verzuim is, maar vooral naar de patronen erachter.
Stel dat twee afdelingen binnen jouw organisatie allebei een verzuimpercentage van 6% hebben. Op de eerste afdeling blijkt het verzuim vooral veroorzaakt te worden door langdurige uitval na een reorganisatie. Op de tweede afdeling is juist sprake van frequent kort verzuim in combinatie met hoge werkdruk en personeelstekort.
Het percentage is hetzelfde. De oorzaak én de benodigde aanpak zijn dat niet.
Wie verzuimdata goed wil interpreteren, kijkt daarom verder dan één totaalpercentage. Denk bijvoorbeeld aan de duur en frequentie van het verzuim, verschillen tussen teams, ontwikkelingen over meerdere perioden en de verhouding tussen kort en langdurig verzuim. Die informatie geeft richting, maar ook dan blijft de vraag wat er in de dagelijkse praktijk achter die patronen schuilgaat.
Een verzuimpercentage laat zien dat er iets speelt. De echte vraag is: wat vertelt het cijfer je niét?
Wanneer het verzuimpercentage stijgt, ontstaat begrijpelijkerwijs druk om het snel terug te dringen. Bestuurders willen verbetering zien, leidinggevenden willen grip op de situatie en HR zoekt naar interventies die effect kunnen hebben. Daardoor wordt soms direct naar een oplossing gezocht voordat duidelijk is waar het werkelijke vraagstuk zit.
Misschien is jullie verzuimbeleid op papier duidelijk en op orde, maar voelen leidinggevenden zich onvoldoende eigenaar van de uitvoering. Of besteed je veel aandacht aan duurzame inzetbaarheid, terwijl medewerkers een hoge drempel ervaren om problemen vroegtijdig bespreekbaar te maken.
In zulke situaties ligt het probleem niet per se in het ontbreken van beleid, maar in de manier waarop dat beleid in de praktijk wordt toegepast. Juist omdat je dagelijks onderdeel bent van die praktijk, zijn zulke knelpunten niet altijd gemakkelijk zichtbaar.
Als de belangrijkste oorzaak bijvoorbeeld een structureel personeelstekort en een te hoge werkdruk is, zal een extra training over vitaliteit en gezond leven waarschijnlijk weinig veranderen. Een effectieve aanpak van ziekteverzuim begint daarom niet bij de interventie, maar bij de diagnose.
Voordat je maatregelen neemt om het verzuim terug te dringen, is het verstandig drie vragen te beantwoorden.
1. Begrijpen we onze verzuimcijfers echt?
Kijk niet alleen naar het totale verzuimpercentage. Welke patronen zie je in verzuimfrequentie en verzuimduur? Zijn er opvallende verschillen tussen teams, functies of perioden? Is er vooral kort of langdurig verzuim? En is een verandering incidenteel of structureel?
De cijfers vertellen niet automatisch wat de oorzaak is, maar helpen wel om gerichter te bepalen waar verder onderzoek nodig is.
2. Sluiten verzuimbeleid en dagelijkse praktijk op elkaar aan?
Een goed verzuimbeleid op papier biedt geen garantie voor een effectieve uitvoering. Worden afspraken consequent nageleefd? Weten leidinggevenden wat er van hen wordt verwacht? Is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is? En ervaren medewerkers het verzuimbeleid ook zoals het bedoeld is?
Juist het verschil tussen beleid en praktijk kan belangrijke aanwijzingen geven over de oorzaken van verzuim.
3. Weten we waar de grootste verbetermogelijkheden liggen?
Organisaties hebben vaak meer aandachtspunten dan capaciteit om ze allemaal tegelijkertijd aan te pakken. Het is daarom belangrijk om onderscheid te maken tussen zaken die aandacht vragen en verbeteringen die waarschijnlijk de meeste impact hebben.
Pas wanneer je weet waar het grootste risico of knelpunt zit, kun je gerichter prioriteiten stellen.
Veel organisaties merken dat er méér achter hun verzuimcijfers zit, maar vinden het lastig om precies te benoemen wat. Wie ziekteverzuim duurzaam wil beïnvloeden, doet er daarom goed aan eerst inzicht te creëren voordat er in nieuwe oplossingen wordt geïnvesteerd.
De uitdaging is dat organisaties hun verzuim vaak wel monitoren, maar minder vaak systematisch onderzoeken welke factoren het daadwerkelijk beïnvloeden. Keuzes worden dan al snel gemaakt op basis van aannames, ervaringen of losse signalen.
Een goede verzuimanalyse verbindt daarom verschillende perspectieven: verzuimcijfers, beleid, leiderschap en dagelijkse praktijk. Niet alleen de vraag hoe hoog is ons verzuim? staat centraal, maar vooral: waar ontstaan risico’s, wat gebeurt er werkelijk in de organisatie en waar liggen de belangrijkste verbetermogelijkheden?
Vanuit die gedachte ontwikkelde Reijn de Verzuim Quickscan. Geen onderzoek naar individuele verzuimdossiers, maar een analyse waarin cijfers, beleid, leiderschap en praktijk met elkaar worden verbonden. Zo wordt zichtbaar waar mogelijke knelpunten én de belangrijkste kansen voor verbetering liggen.
Verzuim terugdringen begint immers niet met een interventie, maar met begrijpen wat er werkelijk speelt.
Benieuwd wat er achter jouw verzuimcijfers schuilgaat? Met de Verzuim Quickscan van Reijn krijg je inzicht in patronen, aandachtspunten en verbetermogelijkheden binnen jouw organisatie. Lees meer over de Verzuim Quickscan van Reijn.
