Verbeteringen in werkkostenregeling
Na een uitgebreide internetconsultatie wordt de werkkostenregeling (WKR) aanzienlijk vereenvoudigd. In de brief die staatssecretaris Wiebes van Financiën op 3 juli 2014 naar de Tweede Kamer heeft gestuurd staan diverse maatregelen die de administratieve lasten voor werkgevers terugdringen en de uitvoerbaarheid voor de Belastingdienst verbeteren.
Om de verbeterde aspecten budgetneutraal te kunnen dekken, zal de vrije ruimte worden verlaagd van 1,5% naar 1,2% van de totale loonsom van een bedrijf. De maatregelen worden meegenomen in het Belastingplan 2015 dat op Prinsjesdag aangeboden zal worden aan de Tweede Kamer. De wijzigingen kunnen vervolgens per 1 januari 2015 in gaan.
De basis van de werkkostenregeling, die begin 2011 werd geïntroduceerd, blijft ongewijzigd. Met de werkkostenregeling kunnen werkgevers hun personeelsleden tot een vooraf vastgesteld percentage van de totale loonsom onbelast van vergoedingen en verstrekkingen laten profiteren. Het gaat bijvoorbeeld om kerstpakketten, etentjes, een fiets en personeelsfeesten. Binnen de werkkostenregeling is het niet nodig om de verstrekkingen per werknemer bij te houden, maar kan dat bedrijfsbreed.
De WKR leidt in haar huidige vorm al tot een vermindering van de administratieve lasten doordat voor voorzieningen waarvoor van de vrije ruimte gebruikgemaakt wordt geen vastleggingen meer op werknemersniveau vereist zijn. Het is nu zaak om ook de administratieve lasten zoals die in de praktijk ervaren worden zo veel mogelijk weg te nemen. De volgende vijf maatregelen kunnen daaraan bijdragen:
1. Beperkte introductie van het noodzakelijkheidscriterium;
2. jaarlijkse afrekensystematiek;
3. concernregeling;
4. vrijstelling voor branche-eigen producten;
5. wegnemen van onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.
1. Beperkte introductie van het noodzakelijkheidscriterium
Het noodzakelijkheidscriterium voorlopig alleen te introduceren voor gereedschappen en computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Op deze manier kan binnen een overzichtelijk terrein in de praktijk en in de uitvoering ervaring worden opgedaan met dit nieuwe criterium. Bovendien kunnen zo de problemen worden opgelost die spelen bij het onderscheid in de zakelijk gebruikseis tussen de portable computer, de tablet met een diameter groter dan 7 inch (>90% zakelijk gebruik) en de kleinere tablet, de smartphone en de mobiele telefoon (>10% zakelijk gebruik).
2. Jaarlijkse afrekensystematiek
De huidige afrekensystematiek kan worden vereenvoudigd door te bepalen dat de inhoudingsplichtige voortaan nog maar één keer per jaar hoeft vast te stellen wat zijn verschuldigde belasting in het kader van de WKR is. Hierdoor zal het niet meer nodig zijn om per aangiftetijdvak te toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden. De inhoudingsplichtige kan als het kalenderjaar is afgelopen met betrekking tot alle vergoedingen en verstrekkingen uit dat kalenderjaar in één keer toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden en de eventueel verschuldigde belasting in het eerste aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar afdragen. Dit is een vermindering van de administratieve lasten voor werkgevers en vergemakkelijkt de invoering van de WKR voor de werkgevers die op grond van het overgangsrecht nog het oude regime toepassen.
3. Concernregeling
Door de introductie van de zogenoemde concernregeling wordt als het ware een collectieve generieke vrijstelling (vrije ruimte) gecreëerd waaruit alle daartoe door de betrokken inhoudingsplichtigen aangewezen vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij kunnen worden vergoed en verstrekt. Dit heeft tot gevolg dat binnen concernverhoudingen niet langer een splitsing hoeft te worden gemaakt tussen vergoedingen en verstrekkingen die deels ten behoeve van werknemers van het ene concernonderdeel komen en deels ten behoeve van een ander. Aan de concerntoepassing wordt als voorwaarde verbonden dat er sprake is van vrijwel volledig eigendom (95%-eis) van de moedermaatschappij in de (klein)dochtermaatschappij(en).
4. Vrijstelling voor branche-eigen producten
Door de bestaande regeling voor personeelskorting in de vorm van een gerichte vrijstelling in de WKR te continueren kom ik tegemoet aan werkgevers met relatief veel deeltijders en daardoor een relatief lage loonsom zoals dat in de detailhandel veel voorkomt. Door deze lage loonsom hebben zij een relatief kleine vrije ruimte terwijl de kosten van vergoedingen en verstrekkingen niet automatisch lager zijn.
5. Wegnemen van het onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen
Uitgangspunt in de systematiek van de WKR is om alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers onder te brengen in de vrije ruimte. Naast een uitzondering voor de gerichte vrijstellingen is uit oogpunt van uitvoerbaarheid een uitzondering gemaakt voor voorzieningen die mede op de werkplek gebruikt of verbruikt worden. In de praktijk blijkt het namelijk buitengewoon lastig om voor deze voorzieningen een waardering te bepalen en het gebruik of verbruik vast te stellen. Om te vermijden dat bijvoorbeeld de waarde van consumpties op de werkplek of van de fitness in het bedrijfspand moet worden bepaald en het gebruik vastgesteld moet worden is de nihilwaardering ingevoerd.
Zo is onderscheid ontstaan tussen voorzieningen die ter beschikking worden gesteld om op de werkplek te gebruiken en voorzieningen die op een andere manier worden verstrekt of vergoed. De vereenvoudigingsgedachte achter de WKR brengt mee dat, ongeacht of sprake is van een ter beschikking gestelde voorziening of een vergoeding of verstrekking, geen vastleggingen op werknemersniveau in de loonadministratie meer vereist zijn. Uit de consultatie blijkt echter dat sommige werkgevers dergelijke voorzieningen soms liever vergoeden dan ter beschikking stellen. De bijkomende administratieve lasten van vergoedingen nemen zij voor lief.
Om aan deze werkgevers tegemoet te komen en om de begrijpelijkheid te verbeteren zal in de WKR een nieuwe gerichte vrijstelling worden ingevoerd ten aanzien van een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een nihilwaardering geldt. Daaronder vallen de ter beschikking gestelde, de anderszins verstrekte en de vergoede voorzieningen. Daarmee keren ook de administratieve vereisten weer terug.
Percentage vrije ruimte
Om vorenstaande maatregelen budgetneutraal in te kunnen voeren, zal de vrije ruimte moeten worden verlaagd van 1,5 % naar 1,2 %. Tijdens de brede consultatie is een bereidheid tot verlaging van het percentage van de vrije ruimte gebleken. Daarbij past uiteraard de kanttekening dat die bereidheid er is onder de conditie dat de respondent er financieel niet op achteruitgaat. Dat kan echter verschillen per branche en zelfs per bedrijf – een dergelijke garantie kan bij een budgettair neutrale vereenvoudigingsoperatie zoals deze niet worden gegeven. Meer informatie over de werkkostenregeling en wat Driessen hierin voor uw organisatie kan betekenen vindt u op www.driessen.nl/wkr.