Veranderende rol van HR duidelijk zichtbaar bij onderwijsstichting SKOzoK

Lizette Roijmans, stafhoofd HRM, ging onlangs haar derde jaar bij SKOzoK in. In haar rol als stafhoofd en daarmee ook staflid en senior beleidsmedewerker is haar grootste HR uitdaging om de basis op orde te krijgen. Het achterliggende doel is het voldoende faciliteren van schooldirecteuren, zodat zij hun verantwoordelijkheden goed kunnen uitvoeren.

“We willen toe naar het Rijnlandse organisatiemodel. Dat is een organisatie waarin je met name goed nadenkt over waar je verantwoordelijkheden neerlegt. In het Rijnlands-model is de vakman aan zet. De mensen vanuit de ‘werkvloer’ denken mee over hoe de organisatie zich ontwikkelt. Ieder draagt zijn eigen verantwoordelijkheid en wordt goed gefaciliteerd om dat ook daadwerklelijk te kunnen doen. P&O is van oudsher heel erg ondersteunend. Dat is niet meer de bedoeling. We willen van ondersteunend naar faciliterend en adviserend, van P&O naar HRM.”

Hoe pakken jullie dat aan?

“We hebben mooie stappen gezet in het op orde brengen van het personeel- en het salarissysteem en de workflows die erbij horen. En dan gaat het niet alleen over de maandelijkse betaling van de salarissen, want dat lukt wel. Maar de inzet van vervanging, het verrekenen van vervangingsuren, het registreren van de wachtgelders die er zijn en het behandelen van declaraties. Veel mutaties en berekeningen werden door onze afdeling handmatig uitgevoerd.

Samen met IJK hebben we goed nagedacht over onze workflows en deze aangepast waar nodig. Op basis daarvan is in 2020 AFAS (systeem voor HR en financieel) opnieuw ingericht. Door de inrichting van Employee Self Service (ESS) en Management Self Service (MSS) liggen de verantwoordelijkheden daar waar ze moeten liggen. Het is bijvoorbeeld niet meer onze afdeling die een wijziging invoert, maar het is de medewerker of de leidinggevende zelf. Het niet meer hoeven uitvoeren van maandelijkse controles levert ons al 12 werkdagen op (school)jaarbasis op. Tijd die we kunnen besteden aan andere zaken waarvoor we hier ‘op aarde zijn’, namelijk onze aandacht leggen op adviseren en meedenken hoe we onze organisatie kunnen verbeteren. Want ook HRM levert een belangrijke bijdrage aan het allerbelangrijkste doel: goed onderwijs verzorgen voor kinderen.”

Welke andere belangrijke HR zaken staan er op jullie agenda?

“We pakken het inmiddels anders aan met beleidsstukken die we schrijven. Voorheen ontwikkelden en implementeerden we een beleidsstuk, omdat het van de cao ‘moet’. Nu vindt beleidsontwikkeling plaats vanuit een hoger doel van de organisatie. Beleid is ondersteunend aan de primaire processen van SKOzoK. Beleid komt voort uit vraag vanuit de organisatie en niet langer meer uit de ‘must’ vanuit wet- en/of regelgeving. Een grote verandering voor SKOzoK, maar passend bij onze toekomstvisie.

“P&O is van oudsher heel erg ondersteunend. Dat is niet meer de bedoeling.” 

Een andere uitdaging van onze afdeling is om leidinggevenden ruimte te geven voor hun verantwoordelijkheden, maar wel bij te dragen aan het op orde houden van SKOzoK. Zo heeft bijvoorbeeld iedere afdeling een personele begroting waar ze binnen de kaders ‘kunnen doen en laten’ wat ze ermee willen. Maar het is onze taak om te faciliteren en af en toe te controleren of ze daarbinnen blijven. Er zijn altijd genoeg redenen om een FTE toe te voegen. Zo is het vanuit de organisatorische kant goed te begrijpen dat men wil werken met meerdere medewerkers. Maar, de inzet van deze medewerker dient dan wel binnen de personele begroting te vallen. Hoe we het beste financieel kunnen begroten en budgetteren voor het personeelsbestand van een school, bespreken we met IJK. Ook hierin kijken ze met ons mee.

Hoe ervaren jullie het lerarentekort?

“Het lerarentekort is er zeker maar per regio erg verschillend. Wij mogen nog niet klagen. Tot nu toe zijn onze klassen allemaal nog goed bezet. Alle klassen hebben de juf en meester die ze nodig hebben. Dit komt mede door de trouwe base aan leerkrachten die al hele lange tijd voor ons werken. Voor het regelen van vervangingen hebben we ondersteuning vanuit IJK met de VervangingsManager. We zien dat het aantal beschikbare vervangers gaandeweg minder wordt. Op die manier wordt SKOzoK wel geraakt door het lerarentekort van dit moment.”

Heeft de coronacrisis nog dingen versneld voor jullie?

“Nee, niet direct versneld. Er zijn wel dingen blootgelegd die we graag willen beetpakken. Bijvoorbeeld duurzame inzetbaarheid en het hele proces rondom personeelsbeleid. We zien dat directeuren meer handvaten mogen krijgen om het goed te regelen voor en met hun teams.

Er zijn hartstikke mooie kwaliteiten naar boven gekomen zoals het digitaal lesgeven door onze medewerkers voor de klassen. Mijn complimenten voor de wijze waarop ze dit allemaal georganiseerd krijgen! Voor talentontwikkeling mag echt meer aandacht zijn. Want je ziet wel in zo’n benarde situatie waar de talenten liggen en wie er altijd wel weer een oplossing heeft. En daar heb ik, werkend in de zijlijn van het onderwijsproces, zeker van genoten.“

Wat is voor jou de toegevoegde waarde van samenwerken?

“Ik vind het mooi dat je je denkprocessen met een ander kunt delen en niet het wiel telkens opnieuw uit hoeft te vinden. Voor beide partijen doet het ertoe om in verbinding te blijven om de kwaliteit van alle onderliggende werkzaamheden te borgen en de ontwikkelingen te volgen. Want het gaat allemaal zo snel. De knowhow van de leverancier is voor ons heel waardevol en komt het beste tot zijn recht als de verbinding met de werkvloer er is. Zo blijven we dicht bij elkaar.

Ik kijk ernaar uit om anderen uit de sector weer te ontmoeten om ervaringen uit te wisselen en kennis op te doen. Je kunt niet alles in je eentje weten. We moeten het samen doen, samen die verbinding houden en deze koesteren. Immers, samen ben je sterker.”

SKOzoK staat voor Samen Koersen op Zichtbare Onderwijskwaliteit. Wij zijn een enthousiaste, ambitieuze onderwijsstichting met 29 basisscholen in de gemeenten Bergeijk, Cranendonck, Heeze-Leende, Valkenswaard en Waalre. Onze scholen zijn verdeeld in 15 clusters. Daarnaast heeft SKOzoK één basisschool voor speciaal basisonderwijs en één AZC-school. Zo’n 530 medewerkers verzorgen samen primair onderwijs voor circa 5.250 leerlingen.

IJK helpt niet alleen organisaties in het onderwijs verder. Ook voor organisaties in de zorg en de overheid staan onze specialisten klaar en hebben we slimme software. Kijk voor meer informatie op de website van IJK.