Van regeldruk naar werkgeluk

Purpose en pleasure

Bij de Driessen Groep geloven we erin dat werkgeluk uit twee componenten bestaat, ‘purpose’ en ‘pleasure’. Als we kijken naar medewerkers in de publieke sector, dan is de purpose vaak heel duidelijk aanwezig; elke dag zien zij direct het effect van hun werk op de samenleving. Het gebrek aan plezier is daarentegen wat maakt dat het werk in de publieke sector de laatste tijd vaak meer negatief in het nieuws is, denk aan de stakingen in het onderwijs en de bureaucratie in de zorg.

Leiden minder regels tot meer werkgeluk?

Het is interessant om te bekijken waar dit vandaan komt. Vanuit de overtuiging van de Driessen Groep moeten purpose en pleasure met elkaar in balans zijn om tot werkgeluk te kunnen leiden. Het gebrek aan het ervaren van plezier in je werk, kan dus maken dat een medewerker zich niet werkgelukkig voelt. Wat maakt dat medewerkers minder plezier in hun werk ervaren? Regels kunnen hier een grote (negatieve) bijdrage in leveren. Op veel manieren hebben regels, of juist het gebrek eraan, invloed op de wijze waarop een medewerker plezier in zijn of haar werk ervaart.

Te veel of te weinig regels

Onnodige regels zorgen direct voor een negatief effect op werkgeluk. Denk hierbij aan bureaucreatie en administratie. In een onlangs verschenen whitepaper van IZZ (ledencollectief in de zorg), is zelfs te lezen dat onnodige registraties een nadelige invloed hebben op de gezondheid van zorgmedewerkers. Verzuim- en verloopcijfers worden hoger op het moment dat medewerkers meer tijd bezig zijn met het opvolgen van procedures en de administratie dan het werk waar ze in eerste instantie voor gekozen hebben.

Want men kiest een baan, helemaal in de publieke sector, vaak vanwege de ‘purpose’ en niet vanwege de administratie. Te weinig regels werken daarentegen ook niet altijd. Worden mensen echt gelukkig van het hebben van volledige eigen regie? Van het werken zonder kaders, zonder toezicht en volledige eigen verantwoordelijkheid? In bepaalde mate zeker, want het hebben van autonomie is toch echt een van de voorwaarden voor meer werkgeluk. Maar autonomie moet daarbij wel de medewerker het gevoel geven dat hij/zij de juiste beslissingen kan nemen. Want autonomie kan alleen bestaan als de medewerker volledige vrijheid van denken en handelen kan ervaren binnen wederzijds afgesproken randvoorwaarden.

Wat werkt dan wel?

Het is lastig om een eenduidige vuistregel te hanteren met wat wel en niet werkt. Waar de ene medewerker het fijn vindt om meer regels te hebben en zich daar veilig bij voelt, werkt dit bij de andere medewerker juist tegenovergesteld. Wat wel gelijk is voor iedereen is de behoefte aan kaders, transparantie en het hebben van een stip op de horizon. Weten waar je naar toe werkt en binnen welke randvoorwaarden. Waar de ene medewerker dan daarbinnen de autonomie pakt om zijn of haar werk te doen, kan de andere medewerker met de leidinggevende in gesprek gaan om juist meer houvast te krijgen.

Overbodige regels werken daarentegen voor niemand. Het weerhoudt medewerkers ervan om autonomie te pakken en het werk te doen waar ze voor hebben gekozen. Binnen de Driessen Groep zien we regels als een van de facetten die nodig zijn om een omgeving te creëren waarin gewenst gedrag centraal wordt gesteld. We proberen heel duidelijk te hebben en te laten zien wat onze stip op de horizon is, wat het uiteindelijke doel is dat we als organisatie willen bepalen. Samen bepalen we de kaders en vervolgens hebben medewerkers de autonomie om hierbinnen eigen keuzes te maken die voor hun werk noodzakelijk zijn. Leidinggevenden hebben een faciliterende rol en helpen de medewerkers en de organisatie om de kaders continu te herijken op de daadwerkelijke situatie, zodat autonomie kan blijven bestaan.

Binnen de publieke sector kan er een grote slag gemaakt worden door te gaan ‘ontregelen’. Door een omslag te maken van het uitvoeren van de bestaande regels en procedures naar het vormen van kaders waarbinnen autonomie kan bestaan.

Ontregelen

Ik denk dat er een aantal zaken belangrijk zijn op het moment dat je als organisatie aan de slag gaat met het aanpakken van de regeldruk:

• Bepaal eerst een stip op de horizon. Wat is het doel van onze organisatie? Zorg ervoor dat dit duidelijk zichtbaar is in de organisatie en dat medewerkers dit ook echt meekrijgen op hun werk. Bepaal daarnaast welke kaders nodig zijn om die stip op de horizon te kunnen bereiken.
• Vervolgens dient er kritisch gekeken te worden naar de regels en procedures binnen de organisatie en in welke mate deze noodzakelijk zijn. Welke regels leiden tot onnodige bureaucratie of onnodige administratie? Met behulp van schrapsessies kan er gekeken worden naar verspillingen in het proces en daarmee kunnen al heel gemakkelijk onnodige stappen uit het proces worden gehaald. Betrek vooral de medewerkers hierin, uiteindelijk weten zij het beste tegen welke regels ze aanlopen in hun dagelijks werk.
• Neem daarna de medewerkers mee in het waarom van bestaande regels en procedures. Op het moment dat medewerkers zich betrokken voelen bij de organisatie en zich kunnen identificeren met het doel, kun je veel makkelijker het gesprek aangaan over welke regels nodig zijn om tot dat doel te komen. En hier eerder begrip voor krijgen.
• Laat regels en de manier waarop er binnen de organisatie mee om wordt gegaan een onderwerp zijn dat vaak terugkomt in de organisatie en in de gesprekken die leidinggevenden met teams voeren. Blijf praten met elkaar over welke regels je werkgeluk belemmeren en zoek naar manieren om deze te verwijderen.

Van regeldruk naar werkgeluk werkt als we ons minder focussen op regels, maar meer op principes. Kaders moeten duidelijk zijn, maar medewerkers moeten wel het gevoel hebben daarbinnen vrij te mogen bewegen en zelf beslissingen te nemen. De duidelijkheid van grenzen geeft medewerkers richting, maar ook het gevoel van vrijheid. En daardoor ervaren ze ook plezier in hun werk.

Meer weten?

Benieuwd hoe je werkgeluk centraal stelt in jouw organisatie? Neem contact op met Wendy Springvloet, manager HRM Consultancy bij Reijn via wendy.springvloet@reijnprofessionals.nl of via 06 – 11 51 24 13.

Dit artikel is gepubliceerd in het magazine van Driessen Groep, september 2019, over REGELS.