Uniforme en werkbare personeeldossiers

Definitie personeelsdossier

Een PD is een verzameling documenten, al dan niet in digitale vorm, die betrekking hebben op de medewerker en waarbij zijn of haar historie overzichtelijk is. In de praktijk zijn er drie onderdelen binnen het PD te onderscheiden: het individuele PD (vaak in een hangmap in een dossierkast opgeborgen, althans de papieren versie), gegevens bij de salarisadministratie (denk hierbij aan pensioengegevens en werknemersverklaringen) en collectieve dossiers (bijvoorbeeld een map met vakantiekaarten of ziek- en herstelmeldingen).

Doel

Een werkgever heeft een PD nodig om uitvoering te kunnen geven aan de werkgeversrol. Beslissingen moeten altijd goed onderbouwd kunnen worden, of het nu gaat om een salarisverhoging of een ontslag. Documenten die hiertoe dienen horen thuis in het PD. Daarnaast is een werkgever verplicht om aan wetgeving te voldoen. Als voorbeelden noemen we belastingwetgeving en de Wet Verbetering Poortwachter. Ook daarom is het zaak dat een werkgever een uniform en werkbaar PD bijhoudt.

Inhoud

De inhoud van het PD wordt bepaald door het doel zoals we dat hierboven omschreven. In de kern komt het erop neer dat alle documenten in het PD betrekking hebben op wettelijke, rechtspositionele en functioneringsaspecten in relatie tot de betreffende medewerker. We hebben het dan over zaken als aanstellingsdocumenten, beoordelingsformulieren, gespreksverslagen over het functioneren van de medewerker en rechtspositionele beslissingen als salarisverhogingen. Gegevens die betrekking hebben op o.a. godsdienst, seksuele geaardheid en gezondheid horen niet thuis in het PD.

Gestructureerde indeling

Het is niet alleen van belang dat de juiste informatie in het PD aanwezig is, maar ook dat deze informatie op de juiste plaats is terug te vinden. Wij adviseren de volgende indeling: personalia, arbeidsvoorwaarden-salarisafspraken-pensioen, functie/functioneren, ziekte en arbeidsongeschiktheid, opleidingen en overige. Daarbij is het van belang dat per tabblad ook duidelijk wordt aangegeven wat erin hoort en of dat ook aanwezig is. Dit bevordert een effectieve zoektocht naar documenten!

Inzage

Artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geeft aan wie er inzage heeft in het PD. Zo mag een medewerker, net als diens leidinggevende, de personeelsfunctionaris en de algemeen directeur, het hele PD inzien. Na inzage in het PD kan de medewerker verzoeken om het aanvullen of verwijderen van bepaalde gegevens. Aan een dergelijk verzoek zal de werkgever slechts gehoor hoeven te geven indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn of niet relevant zijn voor het doel waarvoor ze zijn opgeslagen. Naast de genoemde personen zijn er ook functionarissen die gedeeltelijk inzage hebben in het PD. Zo heeft een salarisadministrateur bijvoorbeeld geen inzage in de beoordelingsgespreksverslagen van de medewerker, maar wel in de salarisgegevens.

Bewaartermijnen

Er is een aantal wetten c.q. uitvoeringsregelingen van toepassing op de bewaartermijnen van (delen van) personeeldossiers. We hebben het dan met name over het vrijstellingsbesluit van de Wbp, de Algemene wet inzake rijksbelastingen en, indien van toepassing, de Archiefwet. Het dient aanbeveling om daar goed naar te kijken. Een tipje van de sluier: het vrijstellingsbesluit geeft aan dat het PD tot twee jaar na einde dienstverband dient te worden bewaard, tenzij de werkgever de gegevens langer dient te bewaren op grond van een wettelijke bewaarplicht.

Tips en trucs

Het allerbelangrijkste bij het vormen en onderhouden van het PD is om bij elk document dat de medewerker betreft na te gaan of het in het PD hoort, met andere woorden bijdraagt aan het doel van het PD. In de praktijk zien we regelmatig dat er veel te veel wordt opgeslagen in een PD. Daarnaast is het van belang om het PD periodiek te schonen zodat het PD altijd actueel is.