Artikel
25 jun '15
25 juni '15
3 min

Top 3 ergernissen rondom personeels­ad­mi­ni­stra­ties in het onderwijs

De dagelijkse narigheid die ontstaat dankzij een niet correcte administratie leidt tot flink wat irritatie. Maar ook voortdurend veranderende wetgeving zorgt ervoor dat menig HRM medewerker ‘s nachts ligt te woelen. Want is een doorsnee onderwijsinstelling eigenlijk wel voorbereid op de razendsnel veranderende omstandigheden?

Het onderwijs is volop in ontwikkeling. Dat heeft natuurlijk consequenties voor de bijbehorende administraties. En die consequenties worden steeds beter merkbaar in de dagelijkse praktijk. Eén ding is duidelijk, er heerst nogal wat onvrede in de markt over administraties, of ze nou uitbesteed zijn of niet…

De 3 grootste struikelblokken als het gaat over personeels-, salaris- of financiële administraties in het onderwijs:

Geen management- en stuurinformatie beschikbaar

Onderwijsbesturen staan vandaag de dag voor grote uitdagingen. Groeiende vanuit een van oorsprong vaak operationele rol, maken zij een professionele ontwikkeling door. Steeds vaker zijn zij als ‘ondernemers’ op zoek naar strategisch inzicht. Zij dienen belangrijke beslissingen te nemen over waar heen te gaan met hun organisatie, maar ondertussen hebben zij daarvoor niet de juiste managementinformatie beschikbaar. Te vaak blijkt het nog ‘houtje-touwtje’ geregeld. Zo dient er bijvoorbeeld een goed verzuimbeleid geformuleerd te worden, maar is geen of onvoldoende inzicht in de actuele stand van zaken rondom ziekteverzuim. Maar ook voor het aantonen van bedrijfsmatig resultaat, is grip op de personeels-, salaris- en financiële administratie één van de meest genoemde ontbrekende behoeftes bij schoolbesturen.

Programmatuur niet goed ingericht

Vaak wordt uit de bestaande of nieuwe administratiesystemen niet gehaald wat er in zit. De mogelijkheden zijn divers, vooral op het gebied van e-HRM, maar kennis over deze mogelijkheden binnen het administratiesysteem ontbreekt veelal. HRM adviseurs in het onderwijs vinden daarin vaak ook onvoldoende ondersteuning vanuit hun administratiekantoor. Niet zelden is de klant overgeleverd aan het systeem van het administratiekantoor dat jaren geleden in één keer live is gegaan. Vaak ook nog voordat echt goed geluisterd werd naar de specifieke behoefte per onderwijsinstelling. Deze systemen zijn door de jaren heen verder uitgebouwd en met nodig ‘kunst en vliegwerk’ werkbaar gehouden. Dat kan leiden tot een weinig flexibele, logge administratie waarbij het een uitdaging blijkt om specifieke regelingen van onderwijsinstellingen alsnog toe te voegen. HRM staffunctionarissen ervaren de gevolgen van een niet goed lopende administratie dagelijks. Zo zijn zelfs salarisstroken soms operationeel niet eens op orde.

Kortom, HRM’ers in het onderwijs ervaren hun personeelsadministratie vaak in meer of mindere mate als ‘een puinhoop’ terwijl juist een goed werkend systeem hun absolute basisbehoefte is.

Niet meekunnen in HRM-thema’s

Een goede administratie voeren vraagt steeds meer van hen die hiervoor verantwoordelijk zijn in het onderwijs. Denk bijvoorbeeld aan brede HRM-thema’s als ´duurzame inzetbaarheid´ en ´mobiliteit´, waar u ‘toch iets mee moet’. Of het vergaand digitaliseren van personeels-, salaris of financiële administratie bijvoorbeeld. Hierin absoluut mee moeten, zonder gedegen kennis van deze ontwikkelingen of passende ondersteuning, bezorgt menig HRM-functionaris in het onderwijs slapeloze nachten.