Door reorganisaties, strategische koerswijzigingen en het aanbod van nieuwe diensten zijn organisaties volop in beweging. Niet voor niets staat strategische personeelsplanning bij veel organisaties hoog op de agenda. Want hoe zorgt u ervoor dat uw organisatie en uw medewerkers effectief zijn afgestemd op alle veranderingen die er zijn of komen gaan?
De markt verandert en het werk verandert. Daarom is het juist nu belangrijk om in beeld te hebben of uw organisatie de ambities (nu en in de toekomst) waar kan maken met de huidige medewerkers. Beschikt uw organisatie over het juiste aantal medewerkers met de gewenste kennis, vaardigheden en gedrag? En welke medewerkers ontbreken of worden wellicht overbodig?
Het is essentieel om een duidelijk beeld te hebben van het huidige en het in de toekomst benodigde personeelsbestand, zowel als het gaat om kwaliteit als om kwantiteit. Op basis van deze inzichten moet u als HRM’er een vertaling maken naar het beleid rondom instroom, doorstroom en uitstroom van personeel. Ook zal bepaald moeten worden welke relevante activiteiten, zoals coaching, begeleiding, training, outplacement of recruitment ingezet moeten worden.
Dit lijkt voor de hand liggend, maar bij de uitwerking blijkt nog vaak hoe lastig strategische personeelsplanning in de praktijk is. Belangrijke aandachtspunten in dit kader zijn:
Onmisbaar bij strategische personeelsplanning is het durven formuleren van een lange termijn visie waarin aannames worden gedaan over toekomstverwachtingen. Het in kaart brengen van de verwachte uitstroom is relatief gemakkelijk. Moeilijker wordt het wanneer we de personeelsbehoefte over 5 tot 10 jaar willen bepalen, we willen vaststellen hoe de organisatie zich verder zal ontwikkelen of moeten bepalen welke competenties over 10 jaar in ons type werk noodzakelijk zijn. Het bedenken van dergelijke ‘kritieke’ vragen en het beantwoorden daarvan is niet gemakkelijk, maar wel essentieel om te kunnen anticiperen op de toekomst.
Cijfers zijn van groot belang voor strategische personeelsplanning. Met de juiste cijfers (HR-analytics) kunnen standpunten onderbouwd worden en het belang van bepaalde beleidskeuzes worden aangetoond. Dit is een belangrijk aandachtspunt, juist omdat HRM’ers van nature vaak mensen-mensen zijn en wat minder affiniteit hebben met de cijfermatige kant van het vak.
De hoeveelheid informatie die beschikbaar is over medewerkers van een organisatie neemt razendsnel toe. Voor HRM’ers is het belangrijk om overzicht te houden in de informatiestroom en de cijfers om te zetten in relevante acties. Als het HRM lukt om grote hoeveelheden complexe gegevens over medewerkers te analyseren en te vertalen in zinvolle ‘talent metrics’ (cijfermatige analyse), heeft HRM de kans om de organisatie optimaal af te stemmen op de veranderingen.
Bij een heel aantal organisaties binnen de publieke sector wordt nog steeds veel tijd besteed aan de beheersmatige kant van het HRM-vak. Uiteraard moet de uitvoering van de dagelijkse personeelsactiviteiten op het gebied van instroom, doorstroom en uitstroom op orde zijn. Maar gezien alle huidige en toekomstige ontwikkelingen is het nu een belangrijk moment om als HRM-afdeling te investeren in meer tactische en strategische beleidsvoering. In essentie komt het erop neer dat HRM een meer proactieve adviserende partner van de organisatie moet zijn, in plaats van uitsluitend ondersteunend en uitvoerend. Strategische personeelsplanning is dan vanzelfsprekend een bijzonder essentieel thema om op lange termijn het optimale uit uw ‘menselijk kapitaal’ te halen.
Veel organisaties binnen de publieke sector maken een start, of zijn al volop bezig met strategische personeelsplanning. Het kan van toegevoegde waarde zijn om op dit gebied samenwerkingsverbanden aan te gaan, aangezien veel publieke organisaties nauw met elkaar in verbinding staan. Binnen gemeenten zien we bijvoorbeeld al steeds meer samenwerkingsverbanden die loopbaanpaden creëren om uitwisseling van medewerkers mogelijk te maken. Naar verwachting zullen we dergelijke ontwikkelingen steeds meer gaan zien, zeker in het kader van de decentralisatie van verschillende overheidstaken, vergrijzing, bezuinigingen en flexibilisering. Ook organisaties binnen de zorg, het onderwijs en cultuur staat wat dat betreft heel wat te wachten. Strategische personeelsplanning, eventueel binnen samenwerkingsverbanden, kan de oplossing bieden om de nodige slagkracht te creëren.
Een hele uitdaging dus, om strategische personeelsplanning optimaal vorm te geven. Begin in ieder geval bij het begin: stel als uitgangspunt vast wat de organisatiedoelstellingen zijn. Ook is het goed in beeld hebben van kennis, vaardigheden en gedrag van het huidige personeelsbestand onmisbaar. Vervolgens kan vastgesteld worden welke capaciteit en competenties eigenlijk nodig zijn, welke nog ontbreken en welke ontwikkelingsmogelijkheden er zijn. Dit alles mondt uiteindelijk uit in een concreet plan hoe u de verschillen tussen de huidige en de gewenste situatie gaat overbruggen.
