Samenwerken als nieuw team: extra uitdaging in coronatijd

In gesprek met Arjan Willemse, strategisch portfoliomanager en Patricia Hol, afdelingshoofd Concernportfolio- en projectmanagement bij de Belastingdienst. Een voorbeeld hoe online de verbinding werd gezocht in tijden van een verandertraject én het thuiswerken.

Beiden maken ze vanaf 1 juli 2020 onderdeel uit van de nieuwe afdeling concern portfolio en projectmanagement, een afdeling bestaande uit twee samengevoegde teams. Er is altijd een grotere vraag qua veranderopgave dan beschikbare mensen en middelen, de organisatie moet daarom prioriteiten stellen en keuzes maken. Deze afdeling coördineert dit besluitvormingsproces, geeft aan wat de afspraken hierover zijn en volgt de voortgang en realisatie, zodat er waar nodig tijdig bijgestuurd kan worden.

Voordat het coronavirus haar intrede deed en velen van ons massaal thuis moesten gaan werken, was Patricia al op zoek naar opties om de samenwerking binnen dit nieuwe team optimaal vorm te geven. Patricia en Arjan nemen ons mee in de reis die zij als team hebben gemaakt en de route die ze nu bewandelen.

Eén afdeling, één taak

Een nieuwe afdeling vormen door het samenvoegen van twee bestaande teams werd met name de taak van Patricia als kartrekker. “Met de keuze voor de samenvoeging werd een mooie stap gezet kijkend naar de inhoud van het werk, dus professioneel. Daarnaast is mijn aandacht ook sterk uitgegaan naar alle collega’s in het nieuwe team. Er waren duidelijke verschillen zichtbaar tussen de twee teams en ieder team had een eigen dynamiek. Eén team was een paar jaar daarvoor opgericht, energiek en beschikte nog niet over veel ervaring. Het andere team bracht veel kennis en bestuurlijke ervaring. Een groot verschil, maar alle betrokkenen stonden achter de samenvoeging en zagen het belang om als één team te gaan werken en elkaar te versterken; zowel qua inhoud, ervaring als competenties.”

De afdeling vormgeven op basis van drie pijlers

Voordat het team formeel ging samenwerken zijn er al mooie stappen gezet in het kader van teamvorming. De vorming van het team is vanuit drie belangrijke pijlers aangevlogen:

1 Inhoud is de basis van de verbinding in het team. Kennis staat voorop. Naast het wekelijkse overleg vindt er iedere twee weken een kennissessie plaats, welke door de collega’s zelf georganiseerd wordt. Deze vinden nu nog steeds plaats en juist in de coronatijd is dit een belangrijke pijler om kennis te delen en de onderlinge verhoudingen gezond te houden.

2 Bij proces staat datgene wat het team doet en hoe ze dat doen centraal. Verwachtingen uitspreken is een belangrijk onderdeel, waardoor je elkaar zo min mogelijk verrast. Gezamenlijk stond het team stil bij de vraag: waar staan wij als geheel voor? Hier zijn meerdere intensieve sessies aan gekoppeld, door het team zelf opgepakt.

3 Bij houding en gedrag draait het om communicatie. Hoe ga je als collega’s met elkaar om en hoe zorg je ervoor dat je elkaar begrijpt? Dit is de basis om vanuit respect voor elkaar een team te vormen. De vorming van het team is één, maar verder invulling geven aan het team gebeurt niet van de een op de andere dag. Het team wil elkaar beter leren kennen, begrijpen, zodat de samenwerking kan optimaliseren. Met deze vraag klopt Patricia aan bij Mensium: “Er is behoefte aan een ‘gezamenlijke taal’, zodat er in het team veilig en begripvol gecommuniceerd kan worden. De inzet van een instrument is hierbij niet per se een must, maar als er een hulpmiddel bestaat om met elkaar in gesprek te gaan en inzicht in elkaars belevingswereld/ perspectief te krijgen dan zou dat mooi zijn.“

Samenwerken als team

De leermodule ‘Samenwerken in teams’ met behulp van Insights Discovery, sluit hier perfect op aan. Alle eerdergenoemde pijlers in het proces hebben een belangrijk aandeel in de teamvorming. Doordat de training ‘Samenwerken in teams’ niet fysiek kon plaatsvinden is er een deels online variant gemaakt, omdat de pijler houding en gedrag een essentieel onderdeel is van het teamvormingsproces. Het onderdeel ‘elkaar leren kennen’ was van belang, doordat ook nieuwe collega’s onderdeel gingen uitmaken van het team.

Inzicht in persoonlijke voorkeuren

Insights Discovery is een toegankelijk kleurmodel dat in combinatie met een persoonlijk Insights Discovery profiel een diepgaand inzicht geeft in eigen voorkeuren en gedrag en hoe dit zich representeert naar de omgeving. Vanuit een kleurentaal leert men de voorkeuren herkennen bij anderen en daarop af te stemmen. Dit vormt een sterke basis voor een effectieve samenwerking en een optimaal functioneren. Insights Discovery vormde de eerste twee online dagdelen dan ook de basis. Tijdens deze trainingen stonden de IK en JIJ centraal, werden de deelnemers meegenomen in het gedachtegoed van Carl Jong en ontving iedereen een persoonlijk Insights Discovery profiel. Samen vormden deze profielen een compleet teamwiel, wat een mooie weergave is van de aanwezige persoonlijke voorkeuren in het team.

Arjan: “Op individueel niveau werd iedereen zich (weer) bewust van de eigen voorkeuren en karaktereigenschappen. Voor het team heeft het direct voor een gezamenlijke taal gezorgd. Het teamwiel heeft tevens mooie inzichten opgeleverd. Door te weten waar iedereen zit op het wiel kan in de praktijk goed worden ingespeeld op wat iemand nodig heeft.

Er zijn mooie samenwerkingen ontstaan tussen collega’s die elkaar op voorkeuren heel mooi aanvullen. Daarnaast wordt bij het samenstellen van een projectgroep nu meer gekeken naar de voorkeuren en welke dynamiek nodig is.” Met deze inzichten zijn alle collega’s van het team in staat om situaties waarbij het schuurt, van de positieve kant te bekijken en te benaderen vanuit een ander perspectief. Patricia merkt daarbij op dat dit nu vooral achteraf gebeurt en nog te weinig op het moment zelf. Bij de offline trainingsdagen wordt hier verder vervolg aan gegeven. Want hoe kan het team alle inzichten nu gebruiken in afstemming met elkaar? Dat is de WIJ in het geheel. Hierbij wordt tevens de koppeling gemaakt naar de ‘why’ van het team, waar reeds stappen in gezet zijn vanuit de pijler proces.

Zorgen voor online verbinding

Naast teamvorming vanuit de drie pijlers zorgt Patricia, maar ook het team zelf, voor online verbinding. “Het inwerkprogramma voor nieuwe collega’s met een buddysysteem is daar een mooi voorbeeld van. Daarnaast blijven de inhoudelijke overleggen online plaatsvinden. Los van de inhoud missen collega’s het normaal zo vanzelfsprekende praatje bij de koffie (aan een gezellige bar op kantoor). Het wekelijkse digitale koffiemomentje is hiervoor in het leven geroepen. Een geheel vrijblijvend vast online moment in de week, waarin vooral niet over werk gesproken wordt. En ook juist dat is een uitgelezen moment waar persoonlijke voorkeuren duidelijk naar voren komen.”

Over de leermodule

De leermodule Samenwerken in teams gaat over de persoonlijke en interpersoonlijke effectiviteit en communicatie in teams. Met de module krijgen teams inzicht in hun communicatiestijlen, voorkeuren, waarden en mogelijke beperkingen voor het team. De incompany leermodule wordt door Mensium geheel afgestemd op de situatie binnen jouw organisatie en/of team. Benieuwd naar de mogelijkheden? Kijk voor meer informatie op de website van Mensium of neem contact op via 088-141 09 00.