Rouw en goed werkgeverschap: hoe pak je het aan?

Uit onderzoek van CNV blijkt dat de gevolgen van rouw groot zijn: bijna 40 procent van de medewerkers komt te vroeg terug op de werkvloer en voor ruim een derde duurt het lang voordat zij weer normaal kunnen functioneren. Voor sommigen is werk fijne afleiding, voor anderen juist een extra last. Zonder passende ondersteuning kan dit leiden tot langdurig uitval. Begrip en steun vanuit leidinggevenden en collega’s maken het verschil. Toch ervaart 1 op de 5 werknemers dat er te weinig aandacht is voor hun situatie. Hoe zorg je er als werkgever voor dat je het anders doet?

Wat verstaan we onder rouw?

Rouw is de natuurlijke reactie op een ingrijpend verlies. Vaak gaat het om het overlijden van een partner of familielid, maar ook een scheiding, ontslag, verlies van gezondheid of zelfs een verhuizing kan rouw oproepen. Hoe iemand rouwt, hangt af van de omstandigheden, de relatie tot het verlies en persoonlijke factoren zoals karakter en levensfase.

Er bestaan modellen die houvast bieden, zoals de vijf fasen van Kübler-Ross of de rouwtaken van William Worden. Maar rouw volgt nooit een vast patroon: ieder mens beleeft dit proces op zijn of haar eigen manier.

Signalen van rouw op de werkvloer

Rouw is niet altijd zichtbaar. Veel medewerkers keren snel terug naar hun werk, omdat ze denken dat het van hen verwacht wordt of omdat ze hun verdriet willen wegdrukken. Maar dat kan risico’s met zich meebrengen.

Als werkgever of collega kun je veel betekenen door signalen van rouw tijdig te herkennen. Vroege ondersteuning kan langdurig verzuim helpen voorkomen. Let daarom op de volgende signalen:

• Emotioneel: prikkelbaarheid, somberheid, snel in tranen
• Cognitief: concentratieproblemen, vergeetachtigheid, moeite met keuzes
• Fysiek: vermoeidheid, slaapproblemen, spanningsklachten
• Gedrag: lagere prestaties, meer fouten, terugtrekken uit het team of juist overmatig hard werken

Rouwverlof: hoe zit het met de regels?

Op dit moment is er nog geen wettelijk recht op rouwverlof. Alleen calamiteitenverlof biedt tijdelijk ruimte, bijvoorbeeld om praktische zaken rond een uitvaart te regelen. Er ligt inmiddels wel een wetsvoorstel klaar dat rouwverlof wettelijk moet vastleggen. Als dit wordt aangenomen, krijgen werknemers bij het overlijden van een partner of minderjarig kind recht op vijf doorbetaalde verlofdagen, mits zij zorgdragen voor een gezin met minderjarige kinderen. De ingangsdatum van deze wet is nog niet bekend.

Tot die tijd zijn cao-afspraken leidend. Volgens vakbond CNV biedt ongeveer 20 procent van de cao’s een ruimere regeling dan wettelijk vereist. Zo kennen cao’s in onder andere de bouw, kinderopvang en het openbaar vervoer al een regeling van tien dagen rouwverlof.

Veel werkgevers hanteren daarnaast de volgende vuistregel:

• 4 dagen bij overlijden van een eerstegraads familielid (partner, kind, ouder)
• 2 dagen bij tweedegraads familie (broer, zus, grootouder)
• 1 dag  bij verdere familie

Voor andere vormen van verlies, zoals een overleden vriend, een miskraam of het verlies van een huisdier, is vaak niets geregeld. Juist dan is empathisch maatwerk belangrijk. 

Hoe bied je als werkgever steun?

Rouw op de werkvloer vraagt om meer dan alleen begrip. Het vraagt om een bewuste, empathische en preventieve aanpak. Er is geen standaardoplossing, elke situatie is anders. Maar met de juiste houding en praktische stappen kun je als werkgever veel betekenen.

2. Voer een open en empathisch gesprek
   Een goed begin is een persoonlijk gesprek waarin je oprechte aandacht toont. Vraag hoe het met de medewerker gaat en wat hij of zij op dat moment nodig heeft. Luister zonder oordeel en probeer niet meteen met oplossingen te komen. Laat merken dat emoties er mogen zijn, ook op de werkvloer. Geef ruimte voor stilte als woorden ontbreken. Bespreek samen of en hoe het werk tijdelijk aangepast kan worden. Maak afspraken die ruimte laten voor verandering. Plan een vervolggesprek om te blijven afstemmen.
3. Stel een rouwprotocol op
   Een rouwprotocol helpt om in moeilijke situaties zorgvuldig en mensgericht te handelen. Het beschrijft hoe je als organisatie omgaat met verlies en welke verlofregelingen er zijn. Ook staat erin hoe je medewerkers begeleidt bij hun terugkeer naar werk. Denk aan afspraken over het eerste contact, de rol van leidinggevenden en communicatie binnen het team. Neem ook op hoe en wanneer professionele ondersteuning kan worden ingezet. Zorg dat het protocol ruimte laat voor maatwerk en rekening houdt met privacy. Evalueer het regelmatig om het actueel te houden. Zo creëer je een veilige werkomgeving waarin rouw bespreekbaar is.
4. Bied flexibiliteit
   Rouw is onvoorspelbaar en verloopt bij iedereen anders. De ene dag lukt werken prima, de andere dag kan het ineens te veel zijn. Door flexibel om te gaan met werktijden, werkplek en taken geef je ruimte aan herstel. Bespreek samen wat haalbaar is en stel bij wanneer nodig. Denk aan tijdelijk minder uren of aangepaste werkzaamheden. Ook thuiswerken kan een helpende optie zijn. Flexibiliteit laat zien dat je vertrouwen hebt in het proces van de medewerker. Dat versterkt de band met de organisatie.
5. Creëer een stilteruimte of rustplek
   Een rustige plek op de werkvloer waar medewerkers zich even kunnen terugtrekken, kan veel betekenen. Rouw kan onverwacht opkomen en dan is het fijn als er een veilige ruimte is om emoties te laten zijn. Zo’n ruimte hoeft niet groot of ingewikkeld te zijn. Een stille kamer met een comfortabele stoel en zachte verlichting is vaak al voldoende. Het laat zien dat je als werkgever oog hebt voor het welzijn van je mensen. Ook medewerkers die niet direct in rouw zijn, kunnen baat hebben bij zo’n plek. Het helpt om overprikkeling te voorkomen en bevordert mentale rust. Maak het gebruik van de ruimte bespreekbaar en laagdrempelig.
6. Betrek en begeleid collega’s
   Rouw raakt niet alleen de medewerker zelf, maar ook het team. Collega’s willen vaak wel steun bieden, maar weten niet goed hoe. Ze zijn bang om het verkeerde te zeggen of vermijden het onderwerp uit onzekerheid. Door rouw bespreekbaar te maken binnen het team voorkom je afstand en misverstanden. Geef collega’s handvatten over wat ze wel of beter niet kunnen zeggen. Een korte teambriefing of begeleiding door HR kan hierbij helpen. Bespreek ook hoe het team praktisch kan ondersteunen. Zo ontstaat er een cultuur van zorg en verbondenheid.
7. Toon geduld en realisme
   Rouw kent geen vaste tijdlijn en verloopt in golven. Verwacht daarom niet dat iemand na een paar weken weer volledig functioneert. Herstel kan langer duren dan je denkt en dat is normaal. Toon begrip als het even niet lukt en blijf in gesprek over wat wél haalbaar is. Geef ruimte voor terugval zonder daar direct conclusies aan te verbinden. Geduld tonen betekent niet dat je alles loslaat, maar dat je samen zoekt naar balans. Realistische verwachtingen voorkomen frustratie aan beide kanten. Zo laat je zien dat je als werkgever echt naast je medewerker staat.
8. Schakel professionele hulp in waar nodig
   Soms is rouw zo intens of complex dat professionele begeleiding nodig is. Denk aan een bedrijfsmaatschappelijk werker, psycholoog of gespecialiseerde rouwcoach. Als werkgever hoef je het niet alleen te doen, maar je kunt wel de weg wijzen. Signaleer je dat iemand vastloopt of langdurig uit balans is, bespreek dan samen of extra ondersteuning helpend kan zijn. Bied aan om mee te denken over de mogelijkheden en verwijs actief door. Ook het inschakelen van een vertrouwenspersoon binnen de organisatie kan een eerste stap zijn. Door tijdig hulp in te schakelen voorkom je dat klachten verergeren. Het is een investering in herstel én in duurzame inzetbaarheid.

Van regel naar bewust beleid

Een wettelijke regeling is een stap vooruit, maar de echte meerwaarde ontstaat pas wanneer organisaties actief ruimte geven aan verlies. Goed werkgeverschap betekent aandacht hebben voor menselijkheid, ook in moeilijke periodes. Wie zich gesteund voelt tijdens rouw, keert vaak sneller én sterker terug naar het werk.

Dit artikel is geschreven door Marit Willers, accountmanager bij Driessen.