De pensioenregeling is meestal de meest kostbare secundaire arbeidsvoorwaarde. Het is dan ook opvallend dat er relatief weinig over wordt gecommuniceerd. Effectieve pensioencommunicatie krijgt echter steeds meer erkenning. Voor werkgevers is het belangrijk om deze communicatie niet alleen bij de onboarding, maar gedurende de gehele carrière van een werknemer actief te onderhouden. In dit artikel gaan we in op de verschillende mogelijkheden voor pensioencommunicatie en de voordelen ervan, zodat werknemers goed geïnformeerd blijven en werkgevers de betrokkenheid en tevredenheid kunnen vergroten.
Wanneer een werknemer een organisatie binnenstapt, wordt hij niet alleen verwelkomd met een nieuwe werkplek, maar ook met een pensioenplan dat zijn toekomstige financiële veiligheid moet garanderen. Tijdens deze fase wordt veel informatie gegeven, maar het ware begrip van pensioen begint vaak pas later.
Na de onboarding is de UPO (Uniform Pensioen Overzicht) meestal de enige informatie die door de pensioenuitvoerder wordt verstrekt. Deze wordt echter, zoals we uit ervaring weten, niet goed gelezen en begrepen. Onder meer omdat belangrijke informatie over pensioenopbouw bij eerdere werkgevers ontbreekt. Verder horen werknemers alleen iets als er wijzigingen optreden, terwijl het juist belangrijk is de aandacht niet te laten verslappen. Het is jouw verantwoordelijkheid als werkgever om regelmatig updates en reminders te verstrekken over de pensioenregeling. Dit helpt werknemers om hun pensioen niet als een verre toekomst te zien, maar als een belangrijk aspect van hun huidige arbeidsvoorwaarden.
Een van de meest effectieve manieren om de communicatie relevant en boeiend te houden, is door deze te koppelen aan de life events van de werknemers. Gebeurtenissen zoals samenwonen, huwelijk of een scheiding zijn momenten waarop financiële prioriteiten vaak worden heroverwogen. Het zijn deze momenten die je als werkgever kunt benutten om niet alleen ondersteuning te bieden, maar ook om de werknemer goed te informeren over hoe deze levensveranderingen hun toekomstige inkomen beïnvloeden.
Individuele gesprekken tijdens deze life events bieden een uitgelezen kans om pensioencommunicatie persoonlijk en relevant te maken. Door in te gaan op de specifieke situatie van de werknemer, wordt de informatie niet alleen duidelijker overgebracht, maar ook beter onthouden en toegepast. Dit versterkt de band tussen werknemer en werkgever en verhoogt het bewustzijn en de waardering voor het pensioenplan.
Een wijziging van de pensioenregeling heeft een aanzienlijke impact op het toekomstige inkomen van werknemers. Zo’n wijziging kan het gevolg zijn van een harmonisatieproces binnen een bedrijf of als gevolg van nieuwe wetgeving, zoals de Wet toekomst pensioenen. In deze situaties is het van groot belang om open, transparant en proactief te communiceren met alle betrokkenen.
Goede communicatie bevat een heldere uitleg van de bestaande pensioentoezeggingen en de redenen voor de aanpassing. Werknemers moeten begrijpen waarom de veranderingen noodzakelijk zijn en hoe dit hen persoonlijk zal beïnvloeden. Vervolgens is het belangrijk om gedetailleerd in te gaan op de nieuwe pensioenregeling. Werknemers hebben behoefte aan duidelijke informatie over hoe de nieuwe regeling eruitziet, wat het voor hun financiële toekomst betekent en op welke wijze ze actie moeten ondernemen of keuzes kunnen maken binnen deze nieuwe structuur. Door werknemers tijdig en volledig te informeren over wijzigingen in hun pensioenregeling, stel je hen in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over hun toekomst. Dit draagt bij aan het vertrouwen in de organisatie en versterkt het gevoel van zekerheid en waardering onder het personeel.
Naarmate werknemers ouder worden en de pensioenleeftijd naderen, wordt de informatiebehoefte alleen maar groter. Idealiter beginnen bedrijven ongeveer vanaf vijftigjarige leeftijd van de werknemers met het bieden van meer gerichte informatiesessies die de werknemers voorbereiden op hun pensionering. Deze sessies helpen werknemers om een volledig beeld te krijgen van hun inkomenspositie en stimuleren hen om actief betrokken te raken bij de planning voor hun toekomst.
Rond de leeftijd van zestig jaar intensiveren deze sessies zich vaak tot persoonlijke gesprekken, waarin individuele pensioendoelen en -plannen worden besproken. Werknemers krijgen de kans om hun specifieke vragen en zorgen te delen, wat bijdraagt aan een meer gepersonaliseerde en doeltreffende pensioenstrategie.
Ongeveer een jaar voor de uiteindelijke pensioendatum wordt een gedetailleerd adviestraject gestart. Dit traject is cruciaal om de werknemer te helpen bij het finaliseren van alle nodige regelingen en om eventuele laatste aanpassingen aan het pensioenplan door te voeren. Hierdoor kunnen werknemers met vertrouwen en zekerheid hun pensioen ingaan, goed voorbereid op deze nieuwe levensfase.
De investering die je als werkgever doet in de pensioencommunicatie over de gehele loopbaan van een werknemer betaalt zich terug in meerdere vormen: verhoogde tevredenheid en betrokkenheid van werknemers, vermindering van financiële zorgen aan het eind van hun carrière en een sterkere algemene bedrijfscultuur die zowel huidige als potentiële werknemers aantrekt.
De HR-communicatiescan van VLC & Partners is een hulpmiddel voor werkgevers om een effectieve pensioencommunicatiestrategie te ontwikkelen. Door de wensen en behoeften van jouw organisatie te inventariseren en het actuele werknemersbestand te analyseren, kunnen we een gepersonaliseerd communicatieplan aanbieden. Dit plan omvat diverse communicatievormen zoals groepspresentaties en persoonlijke gesprekken, aangepast aan de leeftijdsopbouw en specifieke behoeften van de medewerkers. Het doel is om het inzicht en de waardering voor pensioenregelingen te verhogen, wat bijdraagt aan een betere betrokkenheid en welzijn van de werknemers.
In het communicatieplan wordt ook een budgetvoorstel opgenomen. Je weet precies hoeveel je moet budgetteren en dat is meestal veel minder dan je denkt!
Dit artikel kwam tot stand met medewerking van Hugo van Kuijeren, Manager Expertisecentrum Pensioen bij VLC & Partners. VLC & Partners onderscheidt zich als expert in werknemerscommunicatie, wat wordt weerspiegeld in een klanttevredenheidsscore van 9,6.
Bekijk op de website van VLC & Partners hoe jouw pensioencommunicatie verbeterd kan worden.
