Op weg naar een personeelshandboek 2.0

Bij de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) hebben veel overheidsorganisaties ervoor gekozen om de lokale regelingen alleen technisch om te zetten in een personeelshandboek. Dit resulteert in een minder leesbaar en onderhoudsintensief handboek. Nu de transitie van de Wnra achter de rug is, is het tijd om een Personeelshandboek 2.0. te maken.

Een goed leesbaar en onderhoudsvriendelijk handboek zonder de juridische spelregels te veranderen

Voor het maken van een goed personeelshandboek moet je als organisatie over veel dingen nadenken. Zoals:

de functie
de inhoud
de structuur
de schrijfstijl
de toegankelijkheid/ontsluiting

De afgelopen jaren is er door organisaties IJK en Reijn veel ervaring opgedaan met het maken van personeelshandboeken en de daarbij behorende keuzes. Zij delen graag een aantal tips en trucs.

1. Wat neem je op in het personeelshandboek?

Allereerst neem je in het personeelshandboek de spelregels op waarover je op basis van de cao en bovenliggende wet- en regelgeving moet beschikken. Denk bijvoorbeeld aan een werktijdenregeling, gesprekscyclus, verzuimprotocol, gedragscode integriteit en het beloningsbeleid.

De aanvullende regels die je als organisatie stelt, bijvoorbeeld over werving en selectie, exitgesprekken en stages, zijn ook op te nemen. Dit geldt ook voor eventuele informatieve zaken die handig zijn om te benoemen in het personeelshandboek (bijvoorbeeld de contactgegevens van de bedrijfsarts).

Als je wilt, maak je het personeelshandboek compleet met de meest belangrijke informatie uit de cao en andere wet- en regelgeving. Let hier wel bij op. Want als je dit allemaal als tekst opneemt in het handboek dan wordt dit een lijvig en onderhoudsgevoelig document. Heb je HRM-kennissysteem RAP, dan is het niet nodig om dit in je personeelshandboek op te nemen, maar verwijs je je medewerkers naar de module Cao Populair.

Deze module bespreekt namelijk – naast een uitgebreidere populaire vertaling van de cao – ook andere wet- en regelgeving en vult de gaten op die de cao laat vallen. Zo geeft de Cao Populair toegankelijke informatie over:

Het Burgerlijk Wetboek (o.a. einde arbeidsovereenkomst, proeftijd, aanzegtermijn, opzegtermijnen van een arbeidsovereenkomst, politiek verlof)
De Wet op de Cao
De Ambtenarenwet
De Arbeidstijdenwet
De Wet Arbeid en Zorg
Het ABP pensioen
De Wet Flexibel Werken
De Werkloosheidswet

Prioriteer daarom wat je wel en niet als tekst opneemt in het handboek. In de regel is het verstandig om alleen de actuele spelregels op te nemen. Visie, achtergrond en beleid neem je over het algemeen niet op in het handboek. Probeer verder zoveel mogelijk met verwijzingen naar de bron te werken als het gaat om cao- en wetsartikelen, percentages en bedragen. Blijkt echter dat de tekst in het personeelshandboek onleesbaar wordt door de vele verwijzingen, neem dan de tekst uit de bron in het handboek. De stelregel is dus: gebruik tekst waar nodig voor de leesbaarheid en verwijs voor de rest naar de bron.

2. Gebruik je wel of geen nummering voor hoofdstukken en regelingen?

Hier bestaat geen goed of fout. Het voordeel van nummering is dat je jouw collega’s iets exacter kan verwijzen. Bijvoorbeeld: ‘De afspraken over beloning staan in hoofdstuk 2.2 Beloning’. Een bijkomend nadeel kan zijn dat bij verwijdering van een bepaald onderdeel in het personeelshandboek er een grote kans is dat je alle andere hoofdstukken moet omnummeren.

3. Neem je nu wel of geen algemene begripsbepaling op?

Het advies is om definities of begripsbepalingen zoveel mogelijk te voorkomen. Deze dragen namelijk niet altijd bij aan de leesbaarheid van de regeling. Neem ze alleen op als daar een goede reden voor is. Soms is het gewoon noodzakelijk.

Enkele vuistregels:

Maak gebruik van definities als het om ongebruikelijke woorden of afkortingen gaat die noodzakelijk zijn voor het begrijpen van een regeling.
Neem het begrip alleen op in een begripsbepaling als deze meer dan één keer voorkomt in de regeling. Komt het begrip eenmalig voor, verduidelijk deze dan in de tekst zelf.

Mocht je toch enkele begripsbepalingen in je personeelshandboek zetten, dan raden wij aan om deze niet gebundeld vooraan in het personeelshandboek op te nemen, maar alleen in de betreffende regelingen waar de begrippen genoemd worden. De medewerker bekijkt vaak alleen de regelingen en is minder genegen om de bijbehorende definities ergens anders te gaan zoeken.

Wil je alle tips ontvangen?

In de handreiking ‘Hoe kom ik tot een Personeelshandboek 2.0?’ zetten wij nog veel meer tips en trucs uiteen waarmee je een verbeterslag kunt maken in jouw personeelshandboek. Wil je de handreiking ontvangen? Stuur een e-mail naar rap@ijk.nl of download de handreiking in de module Modelregelingen in RAP.