De nieuwe Werkkostenregeling wordt 'vereenvoudigd'. Hoe komt die vereenvoudiging eruit te zien? Het Belastingplan zal dat op Prinsjesdag leren. Nieuw is in elk geval het 'Noodzakelijkheidscriterium' dat het regime van 'vergoeden en verstrekken' zal vervangen.
Onder het noodzakelijkheidscriterium is een vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling onbelast als deze in redelijkheid noodzakelijk is voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dat geldt ook als dit een privévoordeel voor de werknemer oplevert. Een paar voorbeelden ter illustratie hoe het noodzakelijkheidscriterium kan uitwerken.
Voorbeeld a:
Gemeente X vindt papierloos vergaderen erg belangrijk. Daarom vindt gemeente X het nodig dat de Politieke Ambtsdragers, gemeente secretaris, MT-leden en stafmedewerkers een tablet gebruiken. Zij krijgen een apparaat naar eigen keuze en gemeente X zorgt voor een collectief abonnement bij een provider. De medewerkers zitten voortaan in overleggen met hun tablet, en zonder papieren stukken. De vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling van de tablet en het gebruik ervan behoort niet tot het loon omdat het noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Het feit dat de tablet ook privé gebruikt wordt, of kan worden, speelt in dit geval geen rol.
Voorbeeld b:
Waterschap Y vindt dat de medewerkers na een drukke werkweek wel toe zijn aan een verzetje en vindt het belangrijk dat de medewerkers ook wel eens met elkaar in een ongedwongen sfeer in contact komen. Daarom organiseert Waterschap Y maandelijkse borrels met een vrijblijvend karakter. De borrels vinden soms op kantoor plaats, soms in het café om de hoek. De opkomst is wisselend. Voor de uitoefening van de dienstbetrekking zijn deze borrels niet noodzakelijk. De kosten ervan behoren tot het loon en zijn dientengevolge belast, maar kunnen uiteraard in de vrije ruimte ondergebracht worden.
Voorbeeld c:
Gemeente A wil dat de bodes kleding dragen met een professionele uitstraling. De kleding is niet voorzien van logo of opschriften. De verstrekking van deze kleding behoort niet tot het loon omdat deze noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
Voorbeeld d:
Onderwijsinstelling B heeft in de kelder een fitnessruimte waar het personeel onder leiding van een sportinstructeur kosteloos gebruik van mag maken. De werkzaamheden van de medewerkers vergen geen bijzonder fitheidsniveau. Daarom vormt de verstrekking van de fitness loon in natura. De waarde in het economische verkeer van dit loon is belast, maar kan uiteraard in de vrije ruimte ondergebracht worden.
De introductie van het noodzakeijkheidscriterium moet ertoe leiden dat de huidige nihilwaarderingen overbodig zijn. Als immers sprake is van een noodzakelijkheid, is het eventuele privévoordeel niet meer van belang. Ook zal het fiscale onderscheid tussen vergoedingen en verstrekkingen moeten verdwijnen. Verder geldt dat deze vereenvoudiging budgetneutraal uit moet pakken voor de overheidsfinancien. Naar verwachting wordt het percentage van de vrije ruimte naar beneden bijgesteld.
Daadwerkelijk vereenvoudiging op het punt van gemengde kosten kan alleen worden bereikt door in die gevallen het voordeelcriterium op dit punt los te laten en te kiezen voor een andere alles-of-niets-benadering, namelijk door de noodzakelijkheid centraal te stellen met zo weinig mogelijk aanvullende regels per voorziening. Heeft een vergoeding of verstrekking betrekking op een voorziening die noodzakelijk is voor het verrichten van werkzaamheden, dan speelt het eventuele privégebruik en het daaraan verbonden privévoordeel geen rol meer.
Heeft de voorziening met name een zakelijke achtergrond en kan de werkgever in redelijkheid menen dat dit nodig is voor de uitoefening van de dienstbetrekking, dan kan het eventuele privévoordeel van die voorziening buiten beschouwing blijven als het gaat om de vaststelling van loon. Andersom kan dit ook; is een voorziening gericht op het belonen van een werknemer, maar kan deze voorziening ook bijdragen aan de uitoefening van de dienstbetrekking, dan is deze toch volledig belast. De werkgever heeft bij veel situaties zelf de fiscale gevolgen in de hand.
Ter illustratie van deze ‘alles of niets’ benadering de volgende voorbeelden.
Voorbeeld e:
Gemeente U organiseert voor de afdeling sociale zaken een driedaagse training in een viersterren motel op de Veluwe. Door een professioneel bureau wordt 5 dagdelen training nieuwe wet en regelgeving gegeven. Op de eerste middag en avond staat ook een uitstapje naar Nationaal Park de Hoge Veluwe en het Kröller Muller museum op het programma. De gehele verstrekking kwalificeert als noodzakelijk en behoort daarom niet tot het loon.
Voorbeeld f:
Zorginstelling V organiseert voor zijn best presterende zorgmedewerkers een 10 daagse reis naar de sneeuwvelden van Noord Finland, waarbij in het programma ook een paar korte workshops zijn opgenomen gericht op zorg in de praktijk. Het beloningskarakter van een dergelijke verstrekking is dermate overheersend dat deze niet als noodzakelijk gekwalificeerd kan worden. Omdat deze verstrekking niet kwalificeert als noodzakelijk dient de gehele verstrekking als loon te worden aangemerkt en is dus belast. Uiteraard kan daarvoor de vrije ruimte gebruikt worden.
Splitsing van de verstrekking in een onbelaste zakelijke component en een te belasten privévoordeel komt in de nieuwe systematiek niet meer voor.
Deze voorbeelden maken ook meteen het verschil met het huidige loonbegrip duidelijk: de vaststelling van de waarde van het privévoordeel van de trip naar Finland is met het noodzakelijkheidscriterium overbodig geworden. Ook is dit voorbeeld illustratief voor de eenvoudige systematiek van de werkkostenregeling: Het is niet verplicht om het privévoordeel bij het loon van de werknemer te tellen, maar daarvoor kan de vrije ruimte worden benut. In het geval dat de vrije ruimte wordt benut, is het ook niet meer verplicht om per deelnemer aan de trip naar Finland vastleggingen te doen in de loonadministratie. Er kan worden volstaan met de factuur/facturen te boeken in de vrije ruimte.
Het loslaten van het privévoordeel en de introductie van een open norm betekent niet dat in het geheel geen aanvullende regels nodig zijn. Het is uiteraard de taak van de wetgever om duidelijke grenzen te trekken waarbinnen werkgevers moeten blijven. Wettelijke kaders moeten duidelijkheid bieden en tevens misbruik of te grote verschillen tussen belastingplichtigen zien te voorkomen.
De verplichte overstap naar de werkkostenregeling is voorlopig uitgesteld tot 1 januari 2015. Mogelijk wordt dan ook het noodzakelijkheidscriterium ingevoerd. Op Prinsjesdag zal over de toekomst van de werkkostenregeling meer bekend gemaakt worden. Uit het Belastingplan 2014 zal blijken wanneer de invoering van het noodzakelijkheidscriterium en de verplichte invoering van de werkkostenregeling zal plaatsvinden, verder uitstel betekent echter geen afstel. Wij adviseren u dan ook om tijdig, ook nu de overgangsregeling is verlengd, met de voorbereiding op de werkkostenregeling te beginnen. Met de voorgestelde vereenvoudigingen biedt de werkkostenregeling zeker kansen. Mogelijk levert de werkkostenregeling zelfs een besparing op.
