Kopie identiteitsbewijs: wat mag / moet?

Wanneer u als werkgever een nieuwe medewerker in dienst neemt, dan bent u wettelijk verplicht de identiteit van die medewerker vast te stellen voor aanvang van de werkzaamheden en een kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie te bewaren. Maar hoe zit dit wanneer een inlener / opdrachtgever een kopie wil maken van het paspoort van een ingehuurde medewerker? Onlangs zijn hierover verschillende berichten in het vaknieuws verschenen.

Jaarlijks worden duizenden Nederlanders slachtoffer van identiteitsfraude, waarbij criminelen de persoonsgegevens gebruiken om abonnementen aan te gaan of spullen te bestellen. Al in juli 2012 publiceerde het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) daarom richtsnoeren voor het gebruik van ‘kopietjes paspoort’ om de wettelijke regels te verduidelijken. De laatste tijd kreeg het College zo veel signalen over misbruik, dat het opnieuw aandacht vraagt voor de regels. Die waarschuwing wordt breed opgepikt door de pers, maar blijkt ook verwarring te veroorzaken. Uit reacties valt op te maken dat sommige werkgevers geloven dat ze nu geen kopie van het paspoort van medewerkers meer hoeven te maken, terwijl die verplichting gewoon blijft bestaan. Wel zijn er gevolgen voor inleners: klanten van Driessen die gebruik maken van de inzet van flexibele medewerkers.

Opslaan ID-bewijs door de inlener
Sinds 1 januari 2014 is de Wet arbeid vreemdelingen (WAV) aangepast. In deze wijziging is onder andere geregeld dat er geen wettelijke verplichting meer is voor de inlener om van medewerkers die vallen onder het vrij verkeer van werknemers een ID-bewijs te bewaren in de eigen administratie. Dit zijn medewerkers uit:

De Europees Economische Ruimte (EER): alle EU-lidstaten en IJsland, Noorwegen en Liechtenstein
Zwitserland

In afwijking van hetgeen hierboven vermeld, geldt voor medewerkers uit Kroatië (ondanks dat Kroatië lid is van de EU) nog steeds de tewerkstellingsverplichting. Ook voor alle andere vreemdelingen blijft het wettelijk verplicht voor de inlener een kopie van het geldende identiteitsbewijs in de administratie te bewaren. Voor deze categorie blijft de wettelijke verplichting bestaan en verandert er dus niets.

Wat betekent dit voor de inlener?
Voor de werknemers die onder het vrij verkeer van werknemers vallen, hoeft de inlener geen ID-bewijs meer te administreren. Sterker nog, volgens het CBP mag dit zelfs niet meer. Wel dient de inlener onverminderd de identiteit van ingeleende krachten te controleren op de werkvloer, in ieder geval voor aanvang van de opdracht. Daartoe dient de ingeleende kracht zich te allen tijde te kunnen identificeren (ongeacht zijn nationaliteit). Zoals u reeds gewend bent, blijft u dus een ondertekende kopie van het ID-bewijs naar ons als werkgever sturen.

Opnemen van persoonsgegevens in administratie
De inlener kan met ingang van 2014 de identiteit van de medewerker aantonen door in zijn administratie de volgende gegevens te administreren:

naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
de geboortedatum;
het BSN;
een specificatie van de gewerkte uren;
de nationaliteit;
het soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur;
als dat van toepassing is de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning, notificatie of VAR-verklaring inclusief nummer en geldigheidsduur;
naam, adres en woonplaats van de uitlener.

Bovenstaande regels gelden op basis van het aangepaste artikel 34.8.2 van de Leidraad Invordering 2008.

Overleg
Met het beleid van het CBP lijkt nu onduidelijk te ontstaan op welke wijze de inlener risico’s in het kader van de WAV en Leidraad Invordering 2008 kan voorkomen. De Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU) zal in overleg treden met de ministeries van Financiën en Sociale Zaken en Werkgelegenheid en het CBP over de vraag hoe de richtsnoeren zich verhouden ten opzichte van de fiscale en arbeidsmarktgerelateerde wet- en regelgeving.

Vanzelfsprekend zullen wij u op de hoogte houden van de ontwikkelingen.

Bron: ABU