Publiek Perspectief is vanaf nu Trends in HR. Blijf via dit platform op de hoogte van de laatste trends & ontwikkelingen voor HR.

Artikel/ 12 maart 2020

Het coronavirus: 5 belangrijke maatregelen voor werkgevers

Nu het coronavirus in Nederland razendsnel om zich heen grijpt, spelen bedrijven en organisaties een belangrijke rol bij de bescherming van de gezondheid en veiligheid van hun medewerkers. Daarnaast is het van groot belang dat we de negatieve impact van COVID-19 op de economie en de maatschappij beperken. Ons hierop voorbereiden en dealen met de steeds veranderende actuele situatie is daarom cruciaal.

Hoe ga je om met je zorgplicht ten aanzien van de veiligheid en gezondheid van je medewerkers en zorg je er tegelijkertijd voor dat (vitale) bedrijfsprocessen blijven functioneren? En: is het ene mogelijk, zonder dat het ten koste gaat van het andere? Het coronavirus lijkt een duivels dilemma, maar door het treffen van de juiste maatregelen kun je voorkomen dat je in een spagaat belandt. Een paar, wat mij betreft, belangrijke maatregelen op een rij.

1. Wijs een ‘coronabaas’ aan

Het is waarschijnlijk de minst gewilde rol in je organisatie, maar iemand zal de handschoen op moeten pakken en de verantwoordelijkheid op zich moeten nemen om preventieve en reactieve maatregelen rondom het coronavirus uit te zetten binnen je bedrijf of organisatie. En, niet onbelangrijk, deze persoon moet vanuit zijn of haar rol of verantwoordelijkheid al het mandaat hebben (of moeten krijgen) om resoluut en met snelheid te kunnen handelen. De snelheid waarmee externe (en in sommige gevallen ook interne) ontwikkelingen zich opvolgen vraagt hierom!

2. De hygiënefactor

Goede hygiëne vormt zowel letterlijk als figuurlijk ‘de hygiënefactor’ in de bestrijding van besmetting. Het stokpaardje van onze premier is natuurlijk om geen handen te schudden, maar het is ook belangrijk dat medewerkers regelmatig hun handen wassen en snappen hoe zij deze het beste kunnen wassen (via bijvoorbeeld instructies in de sanitaire ruimtes). Maak papieren zakdoekjes beschikbaar en verzoek medewerkers te hoesten of niezen in hun elleboog. Of nog beter: stuur medewerkers met deze klachten naar huis.

Verder is goede schoonmaak van de werkplekken cruciaal om mogelijke verspreiding van welk virus dan ook te voorkomen. Laat medewerkers toetsenborden, muizen en werkoppervlaktes extra goed schoonhouden (en stel daar materiaal voor beschikbaar) en vraag schoonmakers om lichtknoppen, deurknoppen, kranen en de leuning van de trap extra onder handen te nemen.

3. Communicatie: voorkom ruis op de lijn

Vanuit de overheid hebben we tot nu toe tijdige en adequate berichtgeving ontvangen. Op enkele uitzonderingen na nemen ook de Nederlandse media hun verantwoordelijkheid qua correcte berichtgeving. Toch is ongerustheid, verwarring en soms ook verdeeldheid onder de bevolking in toenemende mate merkbaar. Het is dan ook belangrijk dat ook bedrijven en organisaties hun verantwoordelijkheid serieus nemen om hun medewerkers goed geïnformeerd te houden en duidelijk te zijn over maatregelen die worden getroffen.

De gezondheid van medewerkers is een zeer belangrijke kwestie: zorg er dus voor dat iemand met eindverantwoordelijkheid communiceert, maar zorg er ook voor dat er capaciteit beschikbaar is om vragen direct te beantwoorden. Kies qua communicatie een variëteit aan passende kanalen, passend bij de boodschap die je wilt overbrengen en wees helder in je communicatie. Draag er zorg voor dat je communicatie is gebaseerd op de juiste en volledige informatie (bijvoorbeeld de richtlijn van het RIVM). Ben op de hoogte van wat er leeft onder de medewerkers en anticipeer waar nodig. Maar spreek ook een medewerker aan als deze zich niet aan de richtlijnen houdt. Het allerbelangrijkste: straal altijd uit dat de gezondheid van je medewerkers boven alles gaat.

Vergeet natuurlijk ook je klanten niet. Alle adviezen hierboven gelden nadrukkelijk ook vanuit klantperspectief. Vergeet een traditionele klant-leverancier relatie. Deze tijd vraagt om partnership. Nodig in je communicatie naar je klanten daartoe uit en besteed hier voldoende aandacht aan! En is er een probleem? Zorg dan dat de communicatie via één toegewezen persoon verloopt.

4. Borg je bedrijfsvoering

Natuurlijk heeft de gezondheid van je medewerkers topprioriteit, maar het borgen van de bedrijfsvoering is essentieel om de continuïteit van bedrijf of organisatie ook op de langere termijn veilig te stellen. In dat kader is het raadzaam een plan van aanpak te maken voor de (mogelijke) gevolgen van het coronavirus. Door het in kaart brengen van belangrijke processen, mogelijke risico’s en alternatieve werkwijzen maak je werk van de continuïteit van de bedrijfsvoering. Zo weet je wat je kunt doen om een besmetting te voorkomen, maar ook welke acties je moet ondernemen als er een besmetting is. Het is in dat kader goed om na te denken welke scenario’s mogelijk aanstaande zijn en hoe hierop te anticiperen.

Begin met inventariseren waar de kwetsbaarheden zitten in je organisatie. Welke activiteiten zijn essentieel voor de levering van kritische producten en diensten aan je klanten en voor het blijven functioneren van je organisatie? En hoe kun je borgen dat deze, al dan niet via alternatieve processen of werkwijzen, in de lucht blijven? Qua scenarioplanning zou je kunnen nagaan of deze activiteiten ook bij een personeelsuitval van 10%, 30%, 50% of zelfs 70% geborgd blijven? Denk in dat kader na over mogelijke splitsing van teams en het toestaan (of zelfs verplichten) van thuiswerken om de risico’s van massale uitval maximaal te beperken. En wees ook voorbereid op de mogelijke financiële consequenties van een langdurige epidemie en de impact daarvan op de bedrijfsvoering.

Wellicht is niet alles te voorzien, maar nu goed voorbereid zijn op de mogelijke gevolgen van bredere besmetting in Nederland is onontbeerlijk om de bedrijfsvoering op een goede manier te borgen.

5. Never waste a good crisis!

Hoe vreemd (of misschien zelfs een beetje ongepast) het ook klinkt, een situatie als deze levert ook altijd kansen op. Vanuit de urgentie die nu ontstaat is het wellicht mogelijk ambachtelijke processen die nog bestaan te digitaliseren teneinde risico’s in de (nabije) toekomst te vermijden en daarmee qua digitalisering van je organisatie een enorme stap te zetten. Ook kan corona als gezamenlijke vijand een bijdrage leveren aan het versterken van het groepsgevoel van het collectief en is dit het uitgelezen moment voor directie en management om leiderschap te tonen en hun stempel qua legitimering van hun positie stevig te drukken. Of wellicht zijn qua ondernemerschap nu kansen in de markt beschikbaar die er onder normale marktomstandigheden niet zouden zijn? Hoe dan ook, natuurlijk staat de gezondheid van je medewerkers centraal, maar misschien is er ook nog een geluk bij een ongeluk te bedenken?

Bron: Coronakrant.nl

Met coronakrant.nl wil Driessen Groep ondernemers en werkgevers met elkaar verbinden. Coronakrant is een online platform waar ondernemers en werkgevers kennis en ervaringen met elkaar kunnen delen naar aanleiding van de uitbraak van het coronavirus in Nederland. Zo willen we elkaar niet infecteren, maar inspireren.

Deel deze pagina
Harold de Wit
Als directeur van IJK is de persoonlijke missie van Harold: ruimte maken voor de waarde toevoegende rol van HR door middel van het efficiënter en overzichtelijker maken van HR-gerelateerde processen voor organisaties in de publieke sector.
Meer van deze auteur