Grip krijgen op de inhuur van extern talent

Als je door de meer dan drieduizend nieuwsberichten, achtergrondartikelen en columns heen bladert, dan krijg je een aardige indruk over hoe de discussie over die onderwerpen zich in die tien jaar heeft ontwikkeld.

De flexibilisering van de arbeidsmarkt en de plek die zzp’ers daarin innemen, is in de afgelopen twee jaar een actueel onderwerp geworden in de reguliere media. Neem de verslaggeving over de Commissie Borstlap of de groei van het aantal zzp’ers. Een groei die, als je die vergelijkt met de groei van de totale beroepsbevolking, overigens de afgelopen jaren beperkt is. Dat was tien jaar geleden wel anders. Zeker ook in de wereld van HR.

Een tiental jaar geleden ging het gesprek over externe inhuur, als dat gesprek al gevoerd werd, vooral over ‘over wie hebben we het eigenlijk’? Bewustwording, dat er zoiets is als ‘extern talent’. Een deel van de mensen die wel dagelijks actief is binnen de organisatie, maar niet op de loonlijst staat. En dat je daar wellicht ook ‘iets’ mee moet. Inzicht hebben dus. Voor bedrijven aanleiding om een externe partij in te schakelen voor het beheren van contracten van deze externen.

Inkoop of HR?

Na de bewustwording startte het gesprek: wie moet zich er nu mee bezighouden? HR of Inkoop? Of toch Financiën? Gevoed door de recessie trokken, zeker in het bedrijfsleven, afdelingen inkoop het initiatief naar zich toe. Grip op kosten werd het leidende thema bij organisaties die zich actief gingen bezighouden met beleid omtrent extern personeel, ook in de publieke sector. Bijvoorbeeld door het aantal partijen waarmee zaken gedaan werd fors terug te dringen, scherpe prijsafspraken te maken met een aantal voorkeursleveranciers of met een ‘master vendor’ (één leverancier en aanspreekpunt van een bepaalde categorie extern werk) te werken.

De nadelen van een pure ‘inkoop’-benadering bij extern personeel zette afdelingen HR ertoe om zich nadrukkelijk bezig te gaan houden met het dossier ‘externen’. En daarmee evolueerde ook het jargon. We gingen het hebben over ‘inhuur van externen’ in plaats van ‘inkoop’. Een subtiel, maar belangrijk verschil. Een tweede aanleiding voor organisaties om bewuster om te gaan met extern personeel is wetgeving.

De Wet Werk en Zekerheid moest een halt toeroepen aan het groeiend aantal flexcontracten. De WAB deed daar nog een schep bovenop. Maar vooral rond zzp’ers is er onrust op het wetgevingsfront. De Wet DBA uit 2016 was een – mislukte – poging organisaties duidelijk te maken welk type werk nu wel of niet door een zzp’er uitgevoerd kon worden. Een vervanger hebben we nog steeds niet. Maar ook aanscherpte aanbestedingswetgeving en de privacywetgeving hebben het inhuren van externen gejuridiseerd. Omdat veel van die wetgeving arbeidsmarkt gerelateerd is, vergroot dat de noodzaak van HR om aandacht te hebben voor grip op inhuur.

Terugkijkend is het verbazingwekkend hoe snel de tijd van recessie en grote werkloosheid is  omgeslagen naar een nieuwe uitdaging voor HR: schaarste aan geschikt personeel. Schaarste die momenteel – althans voor bepaalde taken of functies – ook speelt bij extern personeel. De soms wat kille en starre inkoop of juridische benadering geeft geen antwoord op de uitdaging om in die schaarse markt aan het juiste personeel te komen. Een extra aanleiding voor HR om het stokje rond het onderwerp ‘inhuur’ definitief over te nemen van de collega’s ‘inkoop’.

Vast en flex

De dynamiek op de arbeidsmarkt en de blijvende noodzaak tot ‘wendbaarheid’ van organisaties (mee kunnen bewegen met de grillen van de markt en maatschappij, dat is ook een noodzaak voor organisaties in de publieke sector) vraagt heden ten dage om eens over de schotten van ‘vast’ en ‘flex’ te kijken.

Integraal kijken naar strategische personeelsplanning, werving en HR beleid. De eerste organisaties maken nu stappen in die meer integrale visie op HR, zonder onnodig onderscheid tussen vast en flex. Als het aan de commissie Borstlap ligt, die voor het kabinet een rapport schreef over hoe werk gereguleerd moet worden, dan ligt de toekomst overigens vooral bij meer interne flex. Mensen binnen de organisatie meer wendbaar maken.

Technologie

Een andere trend voor de komende jaren is de invloed van technologie. We praten er al jaren over dat werk veel meer tijd-, plaats-, maar ook contractonafhankelijk wordt. Technologie maakt dat in toenemende mate mogelijk. Technologie biedt ook steeds meer mogelijkheden om inzicht te krijgen in bijvoorbeeld kosten, tarieven, effectiviteit van wervingskanalen, beschikbaarheid en kwaliteiten van externen. Zo kan technologie een belangrijke bijdrage leveren aan het optimaliseren van het inzetten van externen.

Inzicht in het aantal externen en hun contracten, de noodzaak tot kostenbeheersing, complexiteit rond wetgeving, schaarste aan zowel vast als tijdelijk personeel, creëren van wendbaarheid, het benutten van de mogelijkheden die technologie biedt bij het vinden, maar ook inzetten van ‘human capital’: een reeks van aanleidingen om als organisatie actief bezig te zijn met grip op inhuur. Het zijn daarbij geen trends die elkaar vervangen: ze stapelen op.

Inzicht hebben in aantallen blijft van belang. Inkoopfocus voor scherp leveranciersmanagement en tarieven. Inhuur met oog voor de menselijke maat is nodig vanwege de schaarste. Integratie van vast en flex. Inzet van externen optimaliseren via HR tech.

De wereld van ‘extern talent’ is er in de afgelopen tien jaar niet eenvoudiger op geworden. Maar een groeiend bewustzijn dat een goed beleid een belangrijke bijdrage kan leveren aan het succes van de organisatie, zet het onderwerp prominent op de kaart. Dat biedt mogelijkheden voor een HR-afdeling.

(On)overzichtelijke markt

Een ander gevolg van de veelheid van aspecten die spelen rond extern talent, is dat ook het speelveld aan dienstverleners en dienstverleningsconcepten groter en veelzijdiger is geworden. En om het een beetje overzichtelijk te houden, gebruiken die graag ook nog eens termen en afkortingen die niet altijd even gemakkelijk te herleiden zijn naar het probleem dat ze graag willen oplossen. Zo zijn er de Managed Service Providers. Een MSP organiseert de inhuur van het personeel en is daarmee verantwoordelijk voor het beheren van contracten met leveranciers van extern personeel, waaronder zzp’ers. Waar een MSP een vorm van BPO is (Business Proces Outsourcing, waarbij je dus een bepaald werkproces uitbesteedt) zien we nu ook weer meer organisaties die ervoor kiezen om een inhuurprogramma juist zelf te organiseren, het Self Management Program (SMP).

Een MSP of een SMP werkt vaak met een VMS, een Vendor Management Systeem. Technologie waarmee grip verkregen wordt op het gehele inhuurproces: van behoeftestelling en contractering tot en met de factuur. Een VMS dat zich doorontwikkelt tot een HR tech-tool waarmee je de inzet van externen kunt optimaliseren heet dan weer een FMS, een Freelance Management Systeem. Een VMS is vaak ook te gebruiken als een DAS, het dynamisch aankoopsysteem, waarbij (semi)overheden rechtmatig losse opdrachten voor een externe kunnen aanbesteden.

Duizelt het een beetje na al die termen en afkortingen? Laat je vooral niet gek maken. Dé manier om grip op inhuur te krijgen en de vraag of en op welke manier een organisatie daarbij gebruik kan maken van externe dienstverleners, hangt af van de omvang van de organisatie, de situatie waarin een organisatie zit en de strategische visie op HR. Dus begint grip krijgen op inhuur bij het goed in beeld krijgen welk probleem je opgelost wilt hebben en wat voor jouw organisatie belangrijk is. Dat is nog relevanter dan het volgen van de laatste innovaties binnen de wereld van inhuur.

Begrippenlijst inhuur

ZiPconomy, het kennis- en discussieplatform voor professionals die bezig zijn met het onderwerp ‘inhuur’, heeft een overzicht gemaakt van dienstverleners en dienstverleningsconcepten rond extern talent. Bij dat ‘landschap’ van dienstverleners hoort ook een begrippenlijst om de verschillen tussen de concepten duidelijk te maken. Een aantal van de meest gebruikte termen vind je hieronder in het overzicht.