Het functioneringsgesprek is in de publieke sector vaak wel opgenomen in het HRM-beleid van een organisatie. Maar in hoeverre wordt het functioneringsgesprek in de praktijk op waarde geschat? Hoe vaak wordt het gesprek niet afgeraffeld, angstig tegemoet gezien of zelfs helemaal niet ingepland? Gemiste kans, want organisaties die functioneringsgesprekken wel serieus aanpakken ondervinden dat dit waardevol is om het functioneren te verbeteren en loopbaanmogelijkheden in kaart te brengen. In samenhang met andere HRM-instrumenten, zoals strategische personeelsplanning, kan dit een belangrijke bijdrage leveren aan de organisatiedoelstellingen.
Het functioneringsgesprek in een notendop
In een functioneringsgesprek worden de huidige en toekomstige werksituatie besproken. De leidinggevende en de medewerker praten op gelijkwaardig niveau over het wederzijds functioneren en samenwerken, duidelijk tweerichtingsverkeer dus. Knelpunten worden opgespoord en er worden maatregelen bedacht om het functioneren te verbeteren. Ook komen loopbaanmogelijkheden en scholingsambities aan bod, waardoor de medewerker telkens een stap dichter bij zijn of haar uiteindelijke doel kan komen.
Groot misverstand: functioneringsgesprek is geen beoordelingsgesprek!
Een beoordelingsgesprek is juist gericht op de voorafgaande periode, waarbij de leidinggevende een waardeoordeel geeft over het werk, zoals de inzet en resultaten. In een beoordelingsgesprek is meer sprake van eenrichtingsverkeer, de medewerker kan wel reageren maar het oordeel van de leidinggevende staat vast. Doorgaans is dit gesprek ook gekoppeld aan salarisverhoging of promotie.
Omdat veel mensen deze gesprekken door elkaar halen, wordt vaak tegen een functioneringsgesprek opgezien. Niet nodig, want een functioneringsgesprek is juist de kans om met de leidinggevende van gedachten te wisselen en afspraken te maken over het wederzijds functioneren.
Aanpassing gesprekkencyclus Rijksoverheid
Binnen de Rijksoverheid is het functioneringsgesprek zeker een actueel item. Vanaf 1 januari van dit jaar maken alle ministeries (met uitzondering van de Belastingdienst) gebruik van het nieuwe Functiegebouw Rijk. Door de komst van dit functiegebouw is het mogelijk functies te vergelijken en worden de loopbaanmogelijkheden binnen het Rijk zichtbaar. Gelijk met het nieuwe Functiegebouw Rijk wordt de functioneringsgesprekkencyclus aangepast, zodat iedere rijksmedewerker ten minste 1 gesprek per jaar heeft. Een goede ontwikkeling dus, zeker als het gesprek daadwerkelijk als middel gezien wordt en niet als doel op zich.
Sector Zorg & Welzijn ziet ook meerwaarde
Ook binnen de sector Zorg & Welzijn is het functioneringsgesprek een actueel thema. Zo blijkt uit het onderzoek “De HRM’er komt zo bij u”, dat Driessen HRM in 2012 uitvoerde in deze sector, dat de gesprekkencyclus op 2 staat in de top 5 van de dagelijkse HRM-werkzaamheden. Ook wanneer gevraagd wordt welke thema’s het meest bijdragen aan de toekomstbestendigheid van de organisatie, wordt de gesprekkencyclus op waarde geschat en komt op plaats 7 (van de 25). Samen met onderwerpen als gezondheidsmanagement, loopbaanontwikkeling en strategische personeelsplanning.
Zeer recent was overigens nog in het nieuws dat Peter Holland, oud-voorzitter KNMG (de landelijke artsenfederatie), vindt dat ook alle medisch specialisten verplicht moeten deelnemen aan functioneringsgesprekken. Raden van bestuur zijn volgens hem te laat op de hoogte van het disfunctioneren van medisch specialisten. Holland vindt dat alle specialisten verplicht jaarlijks moeten deelnemen aan IFMS (individueel functioneren medisch specialist). Nu geldt die verplichting alleen nog voor nieuwe toelatingen.
Door Wet BIO is functioneringsgesprek ook in Onderwijs actueel
Met de vaststelling en uitvoering van de wet BIO (wet op de beroepen in het onderwijs) is het functioneringsgesprek inmiddels ook in de sector Onderwijs van groot belang geworden. Als onderdeel van de wet BIO is vastgelegd dat onderwijsinstellingen samen met hun medewerkers de verantwoordelijkheid hebben om de bekwaamheid van de medewerkers te onderhouden. Afspraken hierover worden vastgelegd in een bekwaamheidsdossier, waardoor een goede opzet van de gesprekkencyclus noodzakelijk is geworden.
Laat de kans niet schieten…
Al met al lijkt er op beleidsniveau niets mis te zijn met de actuele waarde van het functioneringsgesprek als personeelsinstrument. Helaas zijn de geluiden uit de praktijk nog steeds niet altijd net zo positief. Gesprekken vinden soms alleen plaats omdat het moet, of voor dossieropbouw. Of leidinggevenden raffelen ze af, luisteren niet voldoende naar hun medewerkers, praten zelf te veel en vergeten dat het geen beoordelingsgesprek is maar een functioneringsgesprek.
In al die gevallen lijkt het functioneringsgesprek als doel op zich gezien te worden en niet als middel. En dat is toch zonde, een gemiste kans! Want als functioneringsgesprekken als serieus personeelsinstrument aangepakt worden, leveren ze een belangrijke bijdrage aan loopbaanmogelijkheden voor de individuele medewerkers en zelfs voor de organisatiedoelstellingen in het algemeen. Behandel het dan vooral als onderdeel van het integrale HRM-beleid, in samenhang met andere HR-thema’s zoals loopbaanontwikkeling en strategische personeelsplanning. Dan wordt de (HR)-doelstelling de juiste mens op de juiste plek veel sneller gerealiseerd en daar profiteert de organisatie van. Een mooie uitdaging voor HRM’ers in de publieke sector?
Bron: Rijksoverheid, Zorgvisie, Onderzoek “De HRM’er komt zo bij u” door Driessen HRM
