Dossieropbouw bij disfunctioneren: 6 vragen beantwoord
Uit onderzoek naar de periode 2015- 2018 blijkt dat een ontbindingsverzoek wegens disfunctioneren (de d-grond) in 72% van de gevallen afgewezen wordt. Hoe komt dat toch? En wat kun je doen om ervoor te zorgen dat jouw verzoek het wel redt tot de eindstreep? Wij leggen het uit aan hand van de meest voorkomende vragen over dossieropbouw bij disfunctioneren.
1. Wat is disfunctioneren?
Het antwoord op deze vraag lijkt simpel: een werknemer is ongeschikt voor de functie. Hij functioneert niet zoals het zou moeten. Maar het is natuurlijk wel van belang dat de werknemer weet wat ervan hem verwacht wordt. Zorg daarom voor een duidelijke, schriftelijke functie- en taakomschrijving, die specifiek benoemde taken, verantwoordelijkheden, resultaatsafspraken en eventuele andere (reële) verwachtingen bevat. Het is handig om daarbij een onderscheid te maken in belangrijkheid en de omschrijvingen voortdurend up-to-date te houden.
2. Welke bewijsstukken van het disfunctioneren zitten in een goed dossier?
De werknemer moet weten dat de werkgever vindt dat hij niet goed functioneert. Het voeren van gesprekken over het functioneren is daarom van groot belang. Het gaat dan niet alleen om de reguliere gesprekken in het kader van de gesprekscyclus, zoals het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek, maar ook om gesprekken tussendoor. Van elk gesprek moet een verslag in het dossier zitten, een korte notitie of werkafspraak in een e-mail mag ook. Ook klachten van collega’s of klanten kunnen waardevol zijn voor het dossier. Productieoverzichten aan de hand waarvan inzichtelijk is hoe de werknemer het doet ten opzichte van zijn collega’s geven vaak ook een goede onderbouwing.
3. Hoe kan de afdeling HRM leidinggevenden ondersteunen bij dossieropbouw?
De afdeling HRM moet leidinggevenden tijdig attenderen op gespreksrondes. HRM kan aan de hand van een checklist leidinggevenden ondersteunen bij de gesprekken. Het is verstandig om tijdens beoordelingsgesprekken te werken met een gewogen beoordelingsformulier; welke competenties en taken wegen het zwaarst en hoe scoort de werknemer daarop?
4. Wat moet je niet doen als een werknemer (een beetje) disfunctioneert?
Het klinkt voor de hand liggend, maar het gaat in de praktijk nog vaak mis. De belangrijkste don’ts zijn: de proeftijd laten verstrijken zonder op te zeggen, omzetten naar een onbepaalde tijd contract, promotie, onverplichte salarisverhoging, beoordeling voldoende of goed geven, een bonus of gratificatie toekennen.
5. Waar moet je op letten bij een verbetertraject?
Leg vast waarom en op welke punten de werknemer niet voldoet. Maak concrete afspraken (SMART) over targets, doelstellingen en verbeterpunten en welke verbeterinstrumenten ingezet worden. Bijvoorbeeld coaching on the job, een cursus of scholing. Besteed bij aanvang van het traject ook aandacht aan de oorzaak van het disfunctioneren. Wellicht zijn er gezondheidsproblemen of zijn de arbeidsomstandigheden niet optimaal. Neem eventuele belemmeringen weg.
Als de verbeterafspraken helder zijn, is het belangrijk om de voortgang van het traject te blijven monitoren. Bij voorkeur vindt er om de twee of drie weken een voortgangsgesprek plaats. Een tussentijdse evaluatie met eventueel bijstelling van het verbeterplan kan dan bijvoorbeeld na drie maanden plaatsvinden. Dat kan ook het moment zijn om de werknemer wakker te schudden; bij gebrek aan verbetering volgt ontslag. Tot slot: spreek bij de start van het traject duidelijk af wat de gevolgen zijn als het functioneren niet verbetert.
6. Hoe lang moet een verbetertraject duren?
Dat hangt af van verschillende factoren:
- de aard van het werk: bij ongeschoold of eenvoudig werk volstaat een kort traject van enkele weken;
- de tijd dat de werknemer de functie al uitoefent: als de functie onlangs gewijzigd is, moet de werknemer meer tijd krijgen om erin te groeien;
- de voorgeschiedenis van de werknemer: functioneerde hij altijd goed, dan moet een traject langer duren. Is de functie al eerder gewijzigd omdat de werknemer niet goed functioneerde, dan volstaat een korter traject.
- de lengte van het dienstverband, leeftijd en kansen op de arbeidsmarkt wegen bovendien ook mee.
In dit artikel heeft Nelleke de Langen, jurist arbeidsrecht van het HRM kennissysteem RAP bij IJK antwoord gegeven op enkele vragen rondom ouderschapsverlof. Ben je benieuwd naar de checklist die leidinggevenden ondersteunt bij het voeren van gesprekken? Raadpleeg dan RAP.