Ontdek hoe je de vrije ruimte optimaal benut voor een gezonde organisatie en tevreden medewerkers
Werkgeluk, vitaliteit en productiviteit zijn onmisbaar voor een gezonde organisatie. Maar investeren in employee wellbeing voelt voor veel HR-teams als balanceren: je wíl meer doen voor medewerkers, terwijl budgetten onder druk staan en de ‘war on talent’ voortduurt.
De werkkostenregeling (WKR) biedt precies op dat snijvlak kansen. Het is een krachtige fiscale regeling waarmee je slim kunt investeren in welzijn en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zonder dat de kosten direct oplopen. Toch blijft de WKR voor veel HR-professionals abstract en complex. Wat kun je er nu écht mee, en hoeveel ruimte heb je eigenlijk?
In onze whitepaper maken we de WKR concreet en praktisch, met een helder rekenvoorbeeld dat laat zien wat er mogelijk is.
De WKR maakt het mogelijk om vergoedingen, verstrekkingen en cadeaus belastingvrij aan medewerkers te geven. Denk aan de bekende extra’s zoals een kerstpakket of een bedrijfsuitje, maar ook aan structurele zaken zoals een sportabonnement of thuiswerkfaciliteiten.
In plaats van per medewerker belasting af te rekenen, werkt de WKR met één totaalbudget: de vrije ruimte. Zolang je binnen die vrije ruimte blijft, betaal je geen extra loonbelasting. Dat geeft HR de regie om strategische keuzes te maken die verder gaan dan incidentele extraatjes.
De WKR wordt vaak gezien als een dossier voor finance of payroll, maar de werkelijke waarde ligt bij HR. De kernvraag is immers niet alleen hoeveel vrije ruimte je hebt, maar vooral waaraan je die besteedt om de organisatiecultuur te versterken.
Door de WKR te koppelen aan employee wellbeing, investeer je niet in losse extra’s, maar in duurzame inzetbaarheid en behoud van medewerkers. In een arbeidsmarkt waar secundaire arbeidsvoorwaarden vaak de doorslag geven, is een slim benutte WKR een competitief voordeel. Het stelt je in staat om extra’s aan te bieden die medewerkers in hun dagelijks leven écht waarderen, zonder dat hun nettosalaris onder druk komt te staan.
Hoe groot is die vrije ruimte nu eigenlijk? Een rekenvoorbeeld maakt dat meteen tastbaar. Stel: je organisatie heeft een totale loonsom van 1.000.000 euro. Op basis van de percentages voor 2026 ontstaat er dan een aanzienlijke vrije ruimte die je onbelast kunt inzetten.
In de whitepaper leggen we stap voor stap uit hoe je de percentages (2 procent en 1,18 procent) gebruikt om jouw budget te berekenen. Zolang je binnen dit bedrag blijft, betaal je geen extra belasting. Ga je over de grens heen? Dan betaal je als werkgever 80 procent belasting over het bedrag dat je teveel hebt uitgegeven. Het is voor HR en finance dus de sport om deze ruimte slim en volledig te gebruiken, zonder over de grens heen te gaan.
De rekensom is slechts het begin. De echte uitdaging voor HR is de invulling: hoe zorg je dat het budget niet verdwijnt in ongebruikte extra’s, maar bijdraagt aan de vitaliteit van álle medewerkers?
Succesvolle wellbeing-programma’s hebben één gemene deler: autonomie. Een medewerker van 25 heeft vaak andere behoeften dan een medewerker van 55. Waar de één energie krijgt van een bootcamp, zoekt de ander ontspanning bij yoga of zwemmen. Wanneer je de WKR inzet voor oplossingen die keuzevrijheid bieden, stijgt de participatiegraad en daarmee het rendement op je investering.
Een flexibel sportabonnement is een veelgekozen en effectieve invulling van de WKR. Met Urban Sports Club krijgen medewerkers toegang tot meer dan 1.500 sport- en wellnesslocaties in Nederland en 15.000 in Europa.
Wil je precies weten hoe je de vrije ruimte berekent, welke specifieke vrijstellingen er zijn en hoe je valkuilen bij de Belastingdienst voorkomt? In de gratis whitepaper “De WKR: een onmisbare tool voor HR” vind je de volledige stap-voor-stap berekening, praktische do’s-and-don’ts en concrete handvatten om direct aan de slag te gaan.
Urban Sports Club is een platform waar meer dan 1.500 sport- en wellnessfaciliteiten op zijn aangesloten en waar members met de app gemakkelijk work-outs kunnen boeken. Urban Sports Club kan als secundaire arbeidsvoorwaarde, op een fiscaal gunstige manier worden aangeboden aan medewerkers.
