Aangeboden door Driessen
1 op de 10 rouwende medewerkers krijgt een burn-out, blijkt uit onderzoek van vakbond CNV. Veel mensen keren te vroeg terug naar werk, met langdurig verzuim als risico. Toch bestaat er in Nederland geen algemene wettelijke regeling voor rouwverlof. Dat betekent dat organisaties zelf verantwoordelijkheid moeten nemen. Een sterk rouwprotocol helpt om houvast te bieden. Niet alleen voor de medewerker die rouwt, maar ook voor leidinggevenden en collega’s.
In een eerder artikel deelden we inzichten over rouw op de werkvloer en hoe een rouwprotocol helpt om in moeilijke situaties zorgvuldig en mensgericht te handelen. Want hoewel veel werkgevers het beste voor hebben met rouwende medewerkers, weten zij vaak niet hoe ze dat in de praktijk moeten brengen. In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in het opstellen van een rouwprotocol dat helder en mensgericht is.
Een rouwprotocol, ook wel rouwbeleid genoemd, beschrijft hoe jouw organisatie omgaat met medewerkers die geconfronteerd worden met verlies. Het geeft richting aan de begeleiding die je biedt, maakt duidelijk welke verlofmogelijkheden er zijn en beschrijft hoe de terugkeer naar werk eruitziet. Bovendien wordt vastgelegd wie welke verantwoordelijkheid draagt binnen de organisatie. Het gaat er niet om rouw te ‘regelen’, maar om een veilige en empathische structuur te creëren waarbinnen toch ruimte blijft voor individueel maatwerk.
Elk goed rouwbeleid begint bij de waarden van je organisatie. Stel jezelf de vraag: hoe willen wij aanwezig zijn voor medewerkers op hun moeilijkste momenten? Organisaties kiezen er steeds vaker bewust voor om te erkennen dat rouw geen vaste tijdlijn heeft en dat maatwerk centraal staat. Ze benadrukken open communicatie, wederzijds vertrouwen en het respecteren van de privacy van de betrokken medewerker. Door deze vertrekpunten scherp te formuleren, voorkom je dat het protocol puur een administratief of juridisch karakter krijgt.
Rouw is breder dan het verlies van een dierbare door overlijden. Een goed beleid erkent dat ook andere ingrijpende levensgebeurtenissen aanleiding kunnen zijn voor ondersteuning. Denk aan situaties zoals zwangerschapsverlies, een scheiding, of het verlies van een huisdier. Dat betekent niet dat elke situatie automatisch recht geeft op hetzelfde verlof, maar wel dat er altijd een gesprek plaatsvindt en dat het verlies serieus wordt genomen.
Leg helder vast welke verlofvormen beschikbaar zijn, hoeveel dagen er in de basis worden toegekend en dat maatwerk altijd bespreekbaar is. Het helpt om daarin gradaties aan te brengen, omdat de impact van verlies per situatie verschilt. Je kunt onderscheid maken tussen bijvoorbeeld het overlijden van een partner, kind of ouder enerzijds, en het verlies van andere naasten of andere vormen van verlies anderzijds.
Koppel hier geen strikte regels aan, maar richtlijnen die houvast bieden. Zo voorkom je willekeur zonder de menselijke kant uit het oog te verliezen. Leg ook nadrukkelijk vast dat rouwverlof geen eindpunt is. Wie terugkeert op het werk, is nog lang niet ‘klaar’ met rouwen. Door dit expliciet te benoemen, verminder je de druk om na het verlof direct weer volledig te functioneren.
Het eerste moment van contact na een verlies is vaak bepalend voor het gevoel van veiligheid bij de medewerker. Leg vast wie er als eerste contact opneemt, binnen welk tijdsbestek en met welke intentie. Zo’n gesprek gaat niet over werkdruk of planning. Het draait om luisteren, er zijn en samen afstemmen wat op dat moment nodig is. Door leidinggevenden te voorzien van gespreksrichtlijnen of concrete voorbeeldzinnen, hoeven zij niet te improviseren in een emotioneel beladen situatie.
Onduidelijkheid richting collega’s kan leiden tot misverstanden en een onveilig gevoel. Leg daarom vast welke informatie met het team wordt gedeeld, altijd in afstemming met de betrokken medewerker. Beschrijf wie hiervoor verantwoordelijk is en hoe collega’s een ondersteunende rol kunnen vervullen. Praktische handvatten voor collega’s zijn hierbij waardevol: wat zeg je wel en wat liever niet? Hoe kun je betrokken zijn zonder opdringerig te zijn? Hoe respecteer je grenzen? Dit soort concrete tips zorgt voor rust, begrip en saamhorigheid binnen het team.
Een goede re-integratie na rouwverlof vraagt om aandacht en geduld. Zorg dat het protocol voorziet in een geleidelijke opbouw van werktijden en taken, tijdelijke aanpassing van verantwoordelijkheden waar nodig, en vaste evaluatiemomenten om samen te bekijken hoe het gaat. Vermeld ook expliciet dat terugval normaal is bij rouw en dat afspraken tussentijds bijgesteld mogen worden. Dit verlaagt de druk bij zowel de medewerker als de leidinggevende en verkleint de kans op langdurig verzuim achteraf.
Zorg dat medewerkers weten welke hulp zij kunnen inschakelen. Denk hierbij aan HR of een vaste contactpersoon binnen de organisatie, een vertrouwenspersoon, bedrijfsmaatschappelijk werk, of externe rouw- en psychosociale begeleiding.
Door deze mogelijkheden vooraf zichtbaar te maken, verlaag je de drempel om er daadwerkelijk gebruik van te maken.
Gevoelige informatie rondom rouw verdient zorgvuldige omgang. Leg in het protocol vast welke gegevens vertrouwelijk blijven, wie daar toegang toe heeft en dat de medewerker altijd de regie houdt over wat er wordt gedeeld. Dit versterkt het vertrouwen en het gevoel van veiligheid.
Een rouwprotocol is geen document dat je eenmalig opstelt en in de la legt. Spreek af hoe vaak het wordt geëvalueerd, wie daarvoor verantwoordelijk is en op welke manier ervaringen worden meegenomen in nieuwe versies. Betrek HR, leidinggevenden en waar mogelijk ook medewerkers zelf. Zo blijft het beleid actueel en menselijk.
Een rouwprotocol biedt structuur, maar mag nooit een keurslijf worden. De kracht zit in de combinatie van duidelijke afspraken en oprechte ruimte voor maatwerk. Iedereen rouwt anders in tempo, intensiteit en duur. Door als organisatie vooraf na te denken over hoe je hiermee omgaat, hoef je op het moeilijkste moment niet meer te zoeken naar woorden of grenzen. Dat geeft rust, voor de medewerker én voor de leidinggevende.
Bovendien loont het. Medewerkers die zich gezien en gesteund voelen, verzuimen daarna minder snel, functioneren beter en blijven langer verbonden aan de organisatie. Een doordacht rouwbeleid is daarmee niet alleen een uiting van menselijkheid, maar ook een investering in de continuïteit van je organisatie.
Dit artikel is geschreven door Driessen, verbindt mens en werk(geluk).
In onze podcastserie “Personeelspraat” bespreken experts de meest voorkomende HR-uitdagingen binnen organisaties. Of het nu gaat om werving, verzuim, of wet- en regelgeving, Wij delen waardevolle tips en inzichten om je verder te helpen.
Hoe schrijf je vacatures die werken? Hoe bereik je de juiste doelgroep? De arbeidsmarkt is sterk veranderd en het aantrekken van nieuwe mensen is een uitdaging geworden. Het simpelweg online publiceren van vacatures levert niet meer direct de juiste kandidaten op. Tijd dus om met recruitmentmarketing aan de slag te gaan. Download het whitepaper en ontdek in 5 stappen hoe je hiermee start.
