Voor het eerst op je werk verschijnen. Een eerste presentatie. Of die eerste keer dat je met het MT aan tafel zit. 'Eerste keren' zijn vaak spannend. En dat geldt niet alleen voor nieuwe medewerkers: ook bij ervaren collega’s kunnen dit soort momenten leiden tot stress, onzekerheid en zelfs uitval.
Als HR-professional kun je daar op een relatief eenvoudige manier iets aan doen. Door goed te kijken naar de momenten waarop medewerkers met iets nieuws starten en door vooraf praktische duidelijkheid en mentale rust te bieden. Zo versterk je het vertrouwen, de betrokkenheid en de prestaties vanaf het allereerste moment.
Uit onderzoek blijkt dat nieuwe medewerkers vaak met dezelfde vragen rondlopen voorafgaand aan hun eerste werkdag. Ze vragen zich bijvoorbeeld af waar ze precies moeten zijn, wie hen opvangt, wat ze op hun eerste dag gaan doen, of ze ergens met vragen terechtkunnen, hoe hun werkplek eruitziet en of hun laptop al is geregeld. Ook willen ze weten wanneer ze hun collega’s ontmoeten en wat er precies van hen wordt verwacht in de eerste week.
Veel van deze vragen lijken klein, maar als ze onbeantwoord blijven, kosten ze energie en vergroten ze het gevoel van onzekerheid. De oplossing? Maak het onuitgesprokene expliciet. Geef antwoord op praktische vragen voordat iemand ze hoeft te stellen. Daarmee geef je mensen niet alleen duidelijkheid, maar ook vertrouwen.
Er zijn verschillende manieren om spanning rondom eerste keren weg te nemen. Zo kun je vooraf een heldere welkomstmail sturen met praktische informatie over waar, wanneer en wat er gaat gebeuren. Ook helpt het om een visuele handleiding of korte video aan te bieden waarin iemand de eerste dag alvast kan beleven. Daarnaast is het waardevol om een buddy of collega-coach aan te wijzen voor laagdrempelig contact en te zorgen voor een rustige start zonder overvolle agenda op de eerste dag. Een kort welkomstmoment met koffie en aandacht zorgt voor een warm begin, evenals het actief introduceren van nieuwe medewerkers aan collega’s en teams. Tot slot helpt het om een overzicht te geven van wie waarvoor verantwoordelijk is binnen de organisatie.
Het gaat niet alleen om de eerste werkdag. Denk ook aan de eerste keer dat iemand een presentatie geeft voor het management, een belangrijk klantgesprek voert, een project moet leiden of een functioneringsgesprek krijgt of voert. Ook deze momenten kunnen spanning oproepen en verdienen aandacht vanuit HR. Door hier bewust mee om te gaan, kun je als organisatie verschillende voordelen behalen. Nieuwe medewerkers kunnen sneller ingewerkt worden, er is minder stress en daardoor minder uitval, de productiviteit ligt vanaf het begin hoger, medewerkers voelen zich sterker verbonden met de organisatie en beleven de organisatiecultuur positiever.
Voor prikkelgevoelige mensen zijn er nog veel meer situaties die onzekerheid en stress oproepen. Een inspirerend voorbeeld komt uit de theaterwereld. Disney heeft voor de musical ‘Frozen’ een speciale versie ontwikkeld: de ‘Relaxed Performance’, die toegankelijk is voor mensen die gevoelig zijn voor prikkels. Wat blijkt? Die aanpak werkt niet alleen voor deze doelgroep, maar biedt ook waardevolle lessen voor iedereen die een spannende eerste-keer ervaring meemaakt.
Manouk Tjassens, die deze Relaxed Performance in Nederland organiseerde, vertelt hoe ouders, begeleiders en ervaringsdeskundigen betrokken werden om inzicht te krijgen in wat mensen nodig hebben voor een prettige theaterervaring. Al snel werd duidelijk dat het niet alleen gaat om het zachter zetten van het geluid, maar om het hele plaatje: van aankomst tot vertrek, van communicatie tot de voorstelling zelf.
Sommige bezoekers raken gespannen van harde geluiden of flitsende lichten, anderen worden onzeker als ze niet weten wat er gaat gebeuren. Sommigen hebben behoefte aan beweging tijdens de voorstelling, terwijl anderen vooral zekerheid en voorspelbaarheid zoeken. Disney en het team van Manouk hebben deze behoeften vertaald naar een aanpak die draait om vier belangrijke pijlers: duidelijkheid over de planning en de omgeving, goede uitleg vooraf, de mogelijkheid om zich terug te trekken indien nodig, en het beperken van prikkels in het algemeen.
Zo is er een sensory map gemaakt die het theater in beeld brengt met informatie over drukte, tv-schermen en rustige ruimtes. Daarnaast is er een visuele handleiding met meer dan 45 foto’s die het gehele bezoek tonen, van de parkeerplaats tot de zitplaats in het theater. Tot slot is er een zintuigelijke beschrijving van de voorstelling beschikbaar, waarin per scène de intensiteit van licht en geluid wordt aangegeven.
Tijdens de voorstelling zelf blijven de zaallichten gedimd aan, is het geluid aangepast zonder knallen of scherpe tonen, mag het publiek vrij bewegen en zijn er prikkelarme ruimtes beschikbaar. Zelfs aan details als het niet verkopen van popcorn (vanwege de geur), het vermijden van hakken door medewerkers (geluid) en het gebruik van houten roerstaafjes in plaats van metalen lepels is gedacht. Medewerkers zijn bovendien getraind om begripvol om te gaan met vragen en gedrag dat anders kan zijn dan normaal. Bovenal heerst er een sfeer waarin iedereen welkom is zoals hij of zij is, zonder oordelen of starre regels.
De reacties op deze aanpak waren ontroerend. Ouders vertelden dat dit voor het eerst was dat hun kind naar een musical kon. Ze zaten ontspannen in hun stoel, zonder angst voor overprikkeling of vreemde blikken. Zoals Manouk zegt: “Het voelde alsof alles klopte.” Deze benadering laat zien wat er mogelijk is als je echt kijkt naar wat mensen nodig hebben. Niet denken vanuit beperkingen, maar vanuit mogelijkheden.
Kortom: helderheid, keuzevrijheid en rust verlagen de spanning en vergroten de kans op een positieve ervaring. Elementen die ook perfect toepasbaar zijn in werksituaties. Denk aan een rustige, goed voorbereide onboarding zonder ruis, aan leidinggevenden die verwachtingen uitspreken, en aan een veilige setting waarin vragen stellen de norm is.
Begin met het in kaart brengen van welke eerste keren binnen jouw organisatie spanning kunnen oproepen. Betrek collega’s die dit onlangs hebben meegemaakt en ontdek waar zij behoefte aan hadden. Bied praktische informatie, begeleiding en ruimte voor vragen. Zo maak je het verschil.
Zet kleine stappen die grote impact maken en laat elke eerste keer een vliegende start zijn.
Dit artikel is geschreven door Lucas Swennen van het HappinessBureau en Joep van Rensch van Customer Geeks.
