4 ideeën om anders te kijken naar HR-processen

Onderzoek van Deloitte toont aan dat steeds meer mensen zich op de werkvloer overweldigd voelen door de groeiende complexiteit van hun takenpakket. De studie bracht ook aan het licht dat deze complexiteit vaak gecreëerd wordt door overbodige processen en procedures, die geen noemenswaardige meerwaarde hebben.

Waarom bijvoorbeeld niet starten met het stroomlijnen van werkevaluaties via een minder formeel check-in proces? Waarom geen gebruik maken van gerichte HR-management software? Waarom niet het teveel aan onnodige communicatie schrappen? Waarom niet kijken naar hoe we HR-processen zo eenvoudig mogelijk en toch efficiënt kunnen laten verlopen?

Precies daarin ligt vandaag de uitdaging voor organisaties en HR: het vinden van manieren om informatie makkelijker beschikbaar te maken, om procedures en systemen te vereenvoudigen, om teams klein te houden en om bedrijfsdoelstellingen helder over te brengen.

Het resultaat van dit streven uit zich in een toegenomen tevredenheid bij medewerkers, in teamwerk en in productiviteit. In dit artikel kijken we naar vier creatieve manieren waarop HR-processen vereenvoudigd worden.

Creatieve Bureaucratie

Het Creative Bureaucracy Festival zet buitengewone innovatie in de publieke sector, die een bijdrage levert aan een betere en duurzame wereld, in de spotlights. Het festival brengt hiervoor diverse creatieve mensen uit de publieke administratie en hun partners samen om op internationaal niveau een beweging te creëren die mee de schouders zet onder een positieve transformatie binnen de publieke sector.

Dit festival en deze beweging vragen om organisatorische structuren en een cultuur die erg open-minded en oplossingsgericht is. Een cultuur die bereid is om van een ‘nee, want’ mentaliteit te switchen naar een ‘ja, als’ ingesteldheid, waarbij het overbodige regelgeving vermijdt en het hele proces zo eenvoudig mogelijk houdt.

Kan jij drie eerder overbodige regels benoemen binnen jouw organisatie of HR-aanpak?

Olifantenpaadjes

Het meest bekende werk van Jan Dirk van der Burg is het fotoboek Olifantenpaadjes/Desire Lines uit 2011: een optimistische aanklacht tegen een onlogische architectuur in het landschap. Prachtig aangelegde trottoirs, verkeersveilige versperringen en idyllisch georganiseerde voetgangersgebieden worden met nuchter inzicht vermeden. Olifantenpaadjes zijn het bewijs dat mensen zich niet laten dwingen in openbare ruimten. Zo ontstaan er nieuwe routes die maar één doel dienen: de kortste weg van A naar B vinden.

Ook in Finse steden worden deze ‘shortcuts’ bestudeerd: bezoekers van stadsparken worden gevolgd en de sporen die ze daarbij in de vers gevallen sneeuw achterlaten, worden door architecten mee opgenomen in de aanleg van nieuwe wandelpaden.

Observeer je medewerkers en de procedures in jouw organisatie en kijk waar er shortcuts gecreëerd kunnen worden.

Anti-handboek handboek

“[…] gedraag je gewoon als de co-worker die je zelf graag zou hebben. Behandel iedereen zoals je zelf behandeld zou willen worden. Tesla wil precies dat bedrijf zijn waarvoor medewerkers ‘s ochtends met plezier uit hun bed komen. Het leven is te kort om het anders te willen.”

Met deze woorden sluit Tesla het eigen Anti-handboek handboek af, wat allesbehalve een traditioneel handboek vol regels en afspraken wil zijn. Althans, dat is het beeld dat het bedrijf de wereld wil laten geloven.

Volgens Corporate Rebels is deze boodschap echter even old fashion als de verouderde auto-industrie waarvan Tesla zichzelf wil distantiëren. Blijkt dat het toch een uitdaging is om met een echt creatief en succesvol Anti-handboek handboek op de proppen te komen.

Hoe zou jouw anti-handboek handboek eruitzien, mocht je er zelf eentje creëren?

Het Venice Dashboard

Het Venice Dashboard beschikt over verschillende ‘widgets’ die relevante real-time evenementen in Venetië visualiseren voor de eigen inwoners, stadsmedewerkers en bezoekers. Elke widget verzamelt data van verschillende publieke websites en vat de gevonden informatie samen in erg toegankelijke kaders die als aanklikbare tegeltjes op het dashboard weergegeven worden.

Zo een dashboard kan een grote hulp zijn binnen Human Resources: aangezien ook HR traag maar gestaag aan het evolueren is naar een data gedreven functie vol KPI’s, is het de bedoeling om van simpele verslaggeving te gaan naar een slimmer gebruik van analyses. Hiermee kunnen organisaties en managers bijvoorbeeld de prestaties van hun medewerkers opvolgen en voorspellen, beter geïnformeerde beslissingen nemen, een geavanceerde personeelsplanning opstellen en het recruitment proces en hun talent management stroomlijnen.

Hoe zou jouw digitale dashboard voor al je HR-parameters eruitzien?

Deze rubriek is tot stand gekomen in samenwerking met innovatie researcher Marc Heleven en internationaal spreker Cyriel Kortleven. Wil je meer weten over het Crossing Borders proces of het boosten van de Verander mindset? Stuur dan een e-mail naar Cyriel Kortleven.