5 tips om psychische klachten van medewerkers op te vangen

De volgende tips komen uit de nieuwe, wetenschappelijk onderbouwde handreiking ‘Blijven werken met psychische klachten’ van Hogeschool Arnhem Nijmegen. In deze nieuwe aanpak werden leidinggevenden gecoached om medewerkers met psychische klachten beter te steunen.

1. Herken tijdig veranderend gedrag bij medewerkers

Voor iemand zelf en zijn of haar omgeving zijn psychische klachten moeilijk herkenbaar. Het voorkomen van uitval van je medewerkers start met het tijdig herkennen van signalen van psychische klachten.

Signalen van klachten

Fysieke signalen zijn bijvoorbeeld hoofdpijn, onduidelijke pijnklachten en vermoeidheid. Bij psychische signalen kan het gaan om concentratieproblemen, piekeren, slecht slapen, prikkelbaarheid, emotionaliteit, angstklachten of matheid. Signalen qua gedrag zijn onder andere verminderd functioneren, lagere productiviteit, minder werkgeluk en motivatie, moeilijke omgang met collega’s of klanten, moeite met veranderingen of zich terugtrekken. Andere tekenen zijn dat de medewerker vraagt om taak- of urenvermindering, privé-activiteiten beperkt om te kunnen blijven werken, vaker te laat komt of zich meer ziek meldt.

Thuiswerken

Kijk goed naar iemands gezichtsuitdrukking, lichaamshouding, energieniveau of eventueel vermijdend gedrag. Zoek bij thuiswerken extra contact via een belletje of wandeling. Vraag bij de medewerker na hoe die zelf kijkt naar de situatie. Ga ook uit van je eigen ‘onderbuikgevoel’ en controleer bij de medewerker of dat klopt.

Gezamenlijke verantwoordelijkheid

De leidinggevende en de medewerker zijn samen verantwoordelijk voor het oppakken van psychische klachten. De medewerker moet je informeren als psychische klachten het werk beïnvloeden. Hierbij hoeft hij niet open te zijn over medische oorzaken of diagnoses. Wel moet hij zeggen wat de consequenties voor het werk kunnen zijn en wat hij nodig heeft om te blijven werken.

2. Bespreek de invloed op de werkzaamheden

Praat met de medewerker over eventuele psychische klachten. Bereid je goed voor. Spreek af op een geschikt moment en een voor de medewerker fijne, veilige plek. Een belangrijke voorwaarde voor een goed gesprek is vertrouwen. Luister daarom goed met een open (lichaams)houding, begrip en empathie. Geef concreet aan wat je waarneemt in iemands gedrag en spiegel dit in je lichaamshouding. Hanteer het uitgangspunt van twee keer zoveel luisteren als praten. Luisteren biedt al steun. Stel de medewerker open vragen en vraag door. Zorg af en toe voor een stilte en vat samen wat de medewerker heeft gezegd.

Eerder functioneren en loopbaan

Het is belangrijk dat het gesprek plaatsvindt. Stel het niet uit bij onbegrip of taboes. Bedenk vooraf wat de oorzaken vanuit het werk kunnen zijn en check iemands verzuimgeschiedenis. Kijk ook naar iemands eerdere functioneren en loopbaan. Vraag de werknemer naar de invloed van zijn klachten op het werk en knelpunten hierin. Bekijk wie invloed heeft op welk knelpunt en of zaken wel beïnvloedbaar zijn. Leg de nadruk op wat de medewerker wel kan doen in het werk. Hij kan ook werk doen als ‘medicijn’. Maak aan het einde van het gesprek concrete afspraken.

3. Stimuleer de eigen regie van de medewerker

Meer eigen regie betekent meer werkplezier en gezonder werken. Dat vergroot de kans dat iemand kan blijven werken. Stimuleer de medewerker om taken zelf in te delen of zelf oplossingen te zoeken. Kijk voor de mate van eigen regie waar de energie zit bij de medewerker. Ga daarnaast na hoeveel inzicht iemand zelf heeft in de situatie. Stel medewerkers gerust als ze geen eigen regie durven te nemen als het minder gaat.

Privé actie ondernemen

Met het bieden van ruimte stimuleer je de medewerker om eigen grenzen te ervaren, om nee te zeggen en zelf bij te sturen op een mindere dag. Moedig je medewerker aan om ook privé actie te ondernemen. Dat kan bijvoorbeeld via het inschakelen van een huisarts, psycholoog, relatietherapeut of schuldhulpverlener.

4. Kijk samen naar werkaanpassingen

Ga voor werkaanpassingen uit van wat de medewerker wel kan doen. Wacht hierbij niet af, maar grijp meteen in. Kies voor korte-termijnacties, zoals werkaanpassingen, naast lange-termijnacties, zoals behandeling.

Werkdruk

Als een medewerker uit balans dreigt te raken of zich anders gedraagt, dan kan dat ook komen door het werk zelf en de werkdruk. Hiervoor kun je dan samen naar het werk en eventuele aanpassingen kijken. Vraag de medewerker daarbij welke mogelijkheden hij zelf ziet.

Compliment

Onderzoek wat de medewerker echt belangrijk vindt in het werk en kijk naar zijn krachten en drijfveren. Geef aan welk werk je medewerker minimaal moet leveren in ruil voor loon. Schenk aandacht aan de kwaliteiten en groei van je medewerker, ook als diegene het moeilijk heeft. Geef de medewerker juist een compliment als het minder gaat en hij toch aanwezig is.

Afstemming

Leg afspraken over werkaanpassingen of regelmogelijkheden duidelijk vast. Bepaal wat de medewerker doet en wat jij als leidinggevende regelt. Spreek verder af hoe jullie afspraken met collega’s en het team afstemmen. Zet ook op een rij wanneer en hoe je evalueert.

5. Wees er tijdig bij als verzuim dreigt

Onderneem actie als toch langduriger ziekteverzuim dreigt. Houd contact als de medewerker minder aanwezig is, omdat anders de afstand te groot wordt. Zorg tijdig dat de medewerker met een aantal aanpassingen en de juiste hulp (deels) kan blijven werken. Dat bespaart niet alleen verzuimkosten, maar is ook goed voor de medewerker zelf. De kans is groter dat deze kan blijven werken.

Lees meer over het onderzoeksproject ‘De mentaal gezonde zaak’ en de promotie van Suzanne van Hees aan Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) en Tilburg University.