Onduidelijkheid over inhoud, eisen en bewaartermijnen van personeelsdossiers
Wanneer er problemen ontstaan tussen de werkgever en werknemer heeft de organisatie documenten nodig ter bewijslast en is een volledig en goed opgebouwd personeelsdossier noodzakelijk. Juist dan komen veel organisaties er pas achter dat het personeelsdossier niet meer bevat dan een aantal A4-tjes of dat het personeelsdossier een dik pakket papier blijkt dat bestaat uit irrelevante informatie, terwijl de informatie die men nodig heeft ontbreekt.
Wet bescherming persoonsgegevens
Vaak is niet bekend welke documenten in een personeelsdossier opgeslagen moeten worden en kiest men er voor om alles op te slaan, met als gevolg een onwerkbaar dik pakket aan documenten. Een andere reden voor deze enorme dossiers is het feit dat het archiveren wel tot het takenpakket van een van de medewerkers behoort, maar dat er niemand is aangewezen die zorg draagt voor het opschonen van de dossiers. De Wet bescherming persoonsgegevens schrijft voor dat een werkgever informatie niet langer mag bewaren dan noodzakelijk. Dit betekent dat informatie die niet meer relevant is uit het dossier verwijderd dient te worden, ook al is de werknemer nog in dienst.
Eisen aan personeelsdossiers
In de praktijk blijken veel organisaties niet goed op de hoogte te zijn van de eisen die worden gesteld aan het personeelsdossier. Vaak heeft men geen idee wie het dossier mag inzien en is men niet goed op de hoogte van de verschillende bewaartermijnen die gelden voor de documenten uit het personeelsdossier. Ook zien we organisaties starten met het digitaliseren van personeelsdossiers, zonder dat men op de hoogte is van de eisen die bijvoorbeeld vanuit de belastingdienst worden gesteld aan de digitale documenten.
Workshop ‘uniforme en werkbare personeelsdossiers’
In de workshop ‘uniforme en werkbare personeelsdossiers’ wordt op interactieve wijze het personeelsdossier behandeld en komen bovengenoemde aspecten aan bod. Wilt u meer informatie over deze training? Neem dan contact op met Dian van Baal, opleidingscoördinator, via 0492 – 50 66 66 of opleidingen@driessen.nl.